세계적인 생산적 블로거 ‘레오 바바우타’의 조언
과부하 시대를 이겨내는 효율성은 ‘간소화’에 있다
조직의 규모에 상관없이 오늘날 모든 사람들이 ‘과부하’의 덫에 단단히 걸려 있다. 이러한 과부하는 두 가지로 인해 발생하는데, 정보와 업무가 그것이다.
‘정보 과부하’란 접할 수 있는 정보가 너무나 많아졌다는 의미이다. 이로 인해 쓸모 없는 것들을 보고 읽고 심지어 익히면서 시간을 보낼 확률이 높아졌다. 더 나쁜 건 너무 많은 정보로 인해 중요한 결정이 지연되고, 최악은 그릇된 결정이 내려질 수도 있다는 점이다. ‘업무 과부하’는 정보 과부하로 인한 직․간접적인 결과일 - 예를 들어 전자 메일을 통해 끊임없이 밀려들어오는 업무 요청 - 뿐만 아니라 조직이 복잡해지면서 추가로 처리해야 할 업무가 너무나 많아졌기 때문에 일어난 현상이다. 업무 과부하는 시간만 허비하고 바쁘게만 만들되 성과는 거의 없는 일상을 끊임없이 재생산하는 문제로 이어진다.
이러한 과부하의 문제는 비효율성의 문제뿐만 아니라 누구에게나 스트레스를 제공하고 그러한 스트레스의 비용이 나날이 커진다는 데 있다. 해결책은 무엇일까? 간단하다. 간소화하는 것! 어떤 한계를 미리 정하고, 가장 쉬운 일보다는 타당하고 꼭 해야 할 일만 의도적으로 선택하는 것이다. 즉, 업무의 ‘선택’과 ‘집중’을 이루는 것.
현실적으로 적용 가능한 간소화의 방법은 두 단계로 이뤄진다. 1단계는 ‘본질을 파악하는 것’이고 2단계는 ‘(본질을 제외한) 나머지를 없애는 구체적인 행동’이다. 본질이란 무엇인가? 생산성과 효율성을 향상시키는 데 도움을 주는 것이 본질이다. 그 밖의 것들은 과감하게 버려야 한다. 일단 본질을 파악하는 6가지 원칙에 대해 알아보자.
첫 번째 원칙은 ‘실질적 한계를 정하는 것’이다. 한계는 위대하다. 한계를 정하면 선택과 결정이 훨씬 수월해지기 때문이다. 한 사람이 모든 것을 다 할 수는 없다. 누구나 자신에게 적절한 일을 선택해 집중해야 한다. 한계를 정하게 되면, 의식적으로라도 결정을 내려야 하기 때문에 궁극적으로 자신의 장점을 강화하는 방향으로 흘러가게 된다.
스스로에게 부여한 한계 이하에 항상 위치하도록 본질적 부분에만 집중하라. 한계는 모든 일을 필수 요소로 줄인 다음 각각의 개별 요소에 집중하게 만들어준다. 간소화하고자 하는 모든 분야에서 한계를 정하는 습관을 길러라. 우선 특정 분야부터 시작해 그 분야에 대한 최적 한계가 무엇인지 파악한 후 다음 단계로 넘어가라. 한꺼번에 모든 걸 하기보다는 순차적으로 끝내는 방법이 최선이다. 현재 시간을 너무 많이 뺏는 것으로 여겨지거나 부담스럽다고 생각되는 부분부터 시작하라.
두 번째 원칙은 ‘가장 중요한 것을 선택하는 것’이다. 지금까지도 통용되고 있는 ‘전통적인 생산성 사고’는 사실 주객이 전도된 것이다. 많은 일을 동시 다발적으로 수행하면서 어떻게 중요한 일을 구분하고 제대로 완수할 수 있겠는가? 현실적으로 보다 나은 방식은 ‘중요한 것을 파악한 다음 그 일을 성취하기 위해 집중하는 것’이다. 간소화의 궁극적 목적은 삶을 비우는 것이 아니라 ‘삶에 있어 더 중요한 것을 할 수 있는 여지를 남기는 것’이다.
세 번째 원칙은 ‘일을 간소화하는 것’이다. 중요한 것이 무엇인지 정확히 파악하면, 간소화가 한결 쉬워진다. 이제 해야 할 일은 불필요한 일들을 없애고 가장 높은 가치를 창출하는 일에 모든 시간을 투입하는 것이다. 8～9가지 업무 목록을 적고, 그 중 6가지를 없애라. 아예 잊어버리거나, 다른 사람에게 업무를 위임하거나, 중요하지 않은 업무이기 때문에 뒤로 미루는 방법을 사용하면 된다. 이렇게 6가지를 없앤 뒤 나머지 3가지 업무만 남겨라.
네 번째 원칙은 ‘집중하는 것’이다. 집중해야 할 목록이 줄어들수록 종국적으로 더 효과적이고 결과도 좋아진다. 한 가지 업무가 끝날 때까지 그 업무에만 집중하라. 즉 한번에 하나씩 끝내는 단일 업무(one shot, one kill)를 습관화하고 한꺼번에 여러 가지를 시도해서는 안 된다. 다중 업무가 칭송 받는 시대가 있었지만 사실 다중 업무는 매우 비효율적인 것으로 나타났다. 또한 현재에 집중하라. 과거에 일어난 일을 곱씹거나 일어날 수도 있고 그렇지도 않은 미래의 문제에 미리 걱정할 필요가 없다.
다섯 번째 원칙은 ‘더 생산적인 새로운 습관을 익히는 것’이다. 간소화의 진정한 열쇠이자 원동력은 자신의 인생에 새롭고 더 생산적인 습관을 만들어 이것을 체질화하는 데 있다. 물론 한꺼번에 지나치게 많은 습관에 변화를 주면 실패할 확률이 높다. 최선의 방법은 업무와 마찬가지로 한 번에 한 가지씩 새로운 습관을 들이도록 집중하는 것이다.
여섯 번째 원칙은 ‘작은 것부터 시작한 후 점차 늘리는 것’이다. 간소화에 성공하려면 힘에 벅찬 일을 계획하기보다는 작은 것부터 시작해 꾸준하게 점진적으로 향상할 수 있는 일부터 시작해야 한다. 이것이 더 효과적인 이유는 작게 시작하면 집중도가 높아지고 높은 열정 수준을 계속 유지시킬 수 있기 때문이다.
이렇게 6가지 원칙을 통해 본질을 파악했다면, 이제 나머지를 없애는 구체적인 행동만 남는다.
목표부터 살펴보자. 어디서부터 손을 대야 할지 엄두도 나지 않는 수많은 목표 대신 소수의 목표만 남기고 모두 없애라. 그리고 남은 목표 중에서 앞으로 6개월 동안 가장 성취하고자 하는 것 한 가지만 선택하고, 그 목표를 앞으로 1달 내지 2달 안에 성취할 수 있는 하위 목표들로 세분화한 뒤 매주 하위 목표에 가까워질 수 있는 새로운 주별 목표를 만들고, 매일 주별 목표를 향할 수 있는 행동 한 가지를 선택하는 과정을 습관화해야 한다.
업무는 매일 끝내야 할 3가지 업무만 선택한 다음 그 날 해야 할 ‘가장 중요한 업무(MIT, Most Important Things)’라고 명명한다. 그런 다음 3가지 업무를 끝내는데 집중하라. 더 많은 일들을 끝낸다면 좋겠지만, MIT를 끝마칠 때까지는 다른 일을 시작하지 마라.
시간 관리도 마찬가지다. 달력을 구비해 기억해야 할 일들을 기록하고 매일 기록된 내용을 확인하고 실제로 그 일을 해야 할지 여부를 결정 내려야 한다. 그 과정에서 우선순위를 파악하되, 핵심은 항상 업무를 줄이는 데 있다는 점을 잊지 않는 것이다. 시간 투자에 비해 성과가 없는 일들은 모두 없애라. 간소화하는데 집중하라.
인터넷과 이메일도 간소화할 수 있다. 주의를 기울이지 않으면 다양한 인터넷 웹사이트를 그저 둘러보는 것만으로도 몇 시간을 낭비할 수 있다. 더 나은 방법은 한계를 정해 인터넷을 더 효율적으로 활용하는 것이다. 몇 가지를 제안하자면 항상 마음속으로 확실한 목적을 염두에 두고 인터넷을 사용하고, 프로젝트와 관련된 인터넷 검색을 한 다음 인터넷 접속을 끊고 MIT 업무로 되돌아가는 것이다. 타이머를 정해놓고 자신이 정한 시간에는 일을 처리하는데 집중하고 그 시간 동안에는 인터넷 사용을 중지해야 한다. 이메일 간소화는 ‘항상 수신함이 비어있도록 유지’하고, ‘이메일을 읽고 나면 삭제’하거나 ‘곧바로 다른 폴더로 옮겨 참고자료로 활용’하거나, ‘빨리 회신 후 삭제’하는 방법이 있다.
서류정리도 간소화의 대상이다. 책상 위가 서류더미로 쌓여 있으면 생각이 모호해지고 효율성이 떨어지게 된다. 이것을 피하려면, 서류를 정리하는 간단한 체계를 만들고 항상 이 체계를 사용하는 습관을 들이는 것이다. 업무 공간도 마찬가지다. 잘 정돈된 업무 공간은 집중에 도움을 준다. 만약 주위가 지저분하게 어질러져 있다면, 생각을 산만하게 만드는 시각적인 장애물로 인해 효율성이 떨어지게 된다. 책상에서 버리든 위임하든 정리해서 보관하든 당장 모든 서류를 치워라.
약속도 간소화하라. 업무와 일상에서 불필요한 약속을 줄일 수 있다면, 꼭 필요한 일을 할 여지가 더 많아진다. 더 많은 시간이 자신의 온전한 관리 하에 운용될 수 있다. 약속을 간소화하려면, 현재 모든 약속을 목록으로 정리하고 가장 중요한 5가지 약속을 파악하고 나머지는 없애는 것이다.
이밖에도 다른 모든 업무에 간소화의 원칙을 적용하고 불필요한 나머지 것을 없애면 리더는 리더대로, 실무자는 실무자대로 업무 효율성에 있어 상당한 효과를 이끌어낼 수 있다. 조직의 시각에서 봤을 때, 넘치는 정보와 업무에 압도되어 정작 해야 할 일 조차 제대로 수행하지 못하는 일이 얼마나 많은지 그리고 얼마나 많은 비용을 초래하는지 알게 되면 이러한 ‘간소화의 힘’이 현 시점에서 가장 우선순위에 있어야 함을 누구나 깨닫게 될 것이다.
