단순하고 효과적인 계획서, 1시간으로 해결하라
경영자든 한 부서의 책임자든, 혹은 한 업무의 책임자든 현대인들은 눈코 뜰 새 없이 바쁘게 일한다. 하지만 목표 기대 수준에 도달하는 경우보다는 시간 대비 효과적이지 못한 결과를 만나는 경우가 많다. 왜 그럴까? 생산성이 낮기 때문이고, 생산성이 낮은 이유는 업무를 추진하는 방법에 문제가 있기 때문이다. 이 문제를 해결하려면 ‘효과적이며 단순하고 신속한 계획 과정’이 필요하다.
속내를 들여다보면 대부분의 계획 과정은 실제로 활용하기에 지나치게 복잡한 측면이 많다. 그렇다면 어떻게 해야 실용성이 탁월하고 효과적인 계획 과정을 마련할 수 있을까? 답은 더도 말고 덜도 말고 ‘1시간만 투자하라’는 것이다. 사실 어떤 계획이든 이를 실행하는 구체적인 전략을 구상하는 데는 1시간이면 충분하다. 1시간 동안 종이 한 장에 성장 계획을 세우되, 중요한 점은 세 가지 질문에 대한 해답을 찾는 것이다.
어떤 방향을 향하고자 하는가?
여기에 소요되는 시간은 25분이다. 장기적인 계획을 가다듬고 수정하는 것으로 프로젝트의 핵심인 비전, 사명, 가치, 목표를 정하는 일이다.
비전은 조직의 이상적인 미래를 설명하는 간결한 그림 혹은 서술이다. 식료품 제조사인 하인즈(Heinz)의 비전은 “영양 만점의 우수한 음식을 모든 곳에 있는 사람들에게 제공하는 세계 최고의 식료품 회사”이다.
비전은 고무적인 것이어야 한다. 더불어 최적의 비전은 항상 측정할 수 있다는 점을 기억하라. 목표에 대한 구체적인 숫자가 있을 것이다. 이 숫자는 비즈니스 특성에 따라 다를 수 있지만 아마도 매출, 수익, 직원 1인당 수익 또는 가장 적절하게 해당되는 기타 평가방식일 것이다. 비전의 핵심 요소로 엄격한 평가 방식을 보유하게 되면 성공을 평가하고, 어떤 여러 가지 과정 중 하나를 결정하고, 그 외에도 경영 방식을 최적화하는데 활용할 수 있기 때문에 성장에 큰 도움이 된다.
사명은 고객의 삶을 변화시키는 기여다. 이것은 조직이 존재하는 이유에 대한 확실하고 매력적인 선언문으로, 명확하고 간결한 사명선언문은 모두들 중요한 사안에 집중하는데 도움을 주는 도구가 될 것이다. 구글은 “세계의 정보를 조직화하고 이를 보편적으로 접근하고 사용하게 하는 것”이 그들의 사명이다. 메리어트(Marriot)의 사명은 “집을 떠나온 사람들이 정말로 좋아하고 원했던 친구들과 함께 있는 기분이 들게 만드는 것”이다.
피터 드러커(Peter Drucker)는 훌륭한 사명선언문이란 티셔츠에 프린트할 수 있을 정도로 간결해야 한다고 말했다. 해결과제는 짧을 뿐만 아니라 매력적이면서도 내부 구성원들에게 강력한 동기를 부여할 수 있는 문구를 떠올리는 것이다. 무엇보다도, 사명선언문은 고객에게 초점을 맞춰 고객을 중심으로 구성되어야 한다는 점을 분명히 하라. 위대한 조직은 고객을 위해 존재한다.
가치는 행동 기준과 행동강령을 정의한다. 가치는 손발이 척척 맞는 팀을 이루는데 도움이 되는데, 팀원들이 서로를 대하는 방식과 고객을 대하는 방식을 분명히 설명하기 때문이다. 가치는 언제나 조직의 성과와 결과를 이끌어낸다. 사우스웨스트 에어라인(Southwest Airlines)은 이를 위해 부단히 노력하는 기업이다. 이들은 “우리는 직원들에게 안정된 근무 환경과 학습 및 자기계발의 동등한 기회를 제공하기 위해 노력합니다. 창의성과 혁신은 우리의 능률성 향상을 장려합니다. 무엇보다도, 직원들이 외부적으로 모든 사우스웨스트 고객들과 공유했으면 하는 관심, 격려, 그리고 배려하는 태도를 똑같이 직원들에게 보입니다”라고 밝히고 있다.
목표는 성공과 조직의 성과를 평가하는 기준이다. 목표는 고객을 평가하는 것일 수도 있고, 직원 또는 재정적인 측면을 평가하는 것일 수도 있다. 목표를 정하려면, 무엇을 평가할 것인지 결정하고 이를 간단하고 쉽게 만들어야 한다. 또한 평가 방법을 구체적으로 정하고, 각 평가가 지향하는 방향을 구체적으로 설명해야 한다.
현재 어디에 있는가?
여기에 소요되는 시간은 10분이다. 현재 조직이 위치해 있는 냉혹한 현실을 직시하고 앞으로 나아가기 위해 해결해야 할 모든 중요한 사안을 파악하는데 할애하는 시간이다. 혼란한 상황을 극복하고 상당한 영향력을 미치기 위해 집중해야 할 아이템이 무엇인지 분류하라.
‘80/20의 법칙’은 투입량과 생산량 사이에는 본질적인 불균형이 있기 마련이라는 점을 시사한다. 즉, ‘현재 어디에 있는가?’라는 질문은 미래의 성장에서 80%를 직접적으로 이끌게 될 20%의 문제를 파악하고자 하는 것이다. 그렇다면 어떻게 해야 할까? 실질적으로, 업무 문제의 일반적인 범주는 8가지로 인적 자원, 물적 자원, 재정 자원, 수익조건, 혁신, 마케팅 및 세일즈, 생산성 또는 유통, 사회적 책임이 있다. 그리고 이 8가지 범주에는 반복해 나타나는 특정 문제들이 있다.
이 문제를 해결하기 위해 우선 “목록을 살펴보고 성장을 위해 해결해야 할 5가지 내지는 10가지 주요 사안들을 리스트로 작성”해야 한다. 그리고 “중요한 문제들을 작성했다면, 이를 살펴보고 중요도에 따라 순위를 정해야” 한다. 마지막으로 “가장 중요한 문제부터 시작하기 위해 어떤 전략을 직접적으로 활용해 해당 문제를 해결할지 생각해야” 한다.
현재 어디에 위치해있는지를 인식하는 문제는 매우 중요하다. 『Good to Great』의 저자이자 경영학자인 짐 콜린스(Jim Collins)고 “리더십은 구성원들이 현실을 직시하고 인정하는 것부터 시작하며, 그 다음에야 행동할 수 있도록 암시를 준다. 사람들의 의욕을 저하시키는 주된 요인 중 한 가지는 현실이라는 냉혹한 사실을 외면하는 것이다”라고 말했다.
현재 위치에서 원하는 곳으로 가기까지 얼마나 걸릴 것인가?
여기에는 25분이 쓰인다. 계획을 추진하게 될 과정을 결정짓는 전략과 우선순위를 파악하는 것으로, 누가 무엇을 언제까지 할 것인지를 다루는 문제다.
우선, 발전을 위한 전략을 구상하라. 전략은 앞으로 수개월 동안 조직이 따르게 될 행동 절차를 결정하는 고차원적 선택이다. 전략은 성장을 위해 노력해야 할 분야에 집중할 수 있게 만들고, 비전에 도달하고 사명을 성취하기 위해 따라야 하는 경로를 제공하며, 전 직원이 참여해 보다 나은 고객 서비스를 가능하도록 이끈다.
일반적으로 전략을 기획하는 가장 좋은 방법은 고유한 전략 매트릭스를 구상하는 것이다. 조직이 직면하고 있는 중요한 문제가 파악되면, 그 분야에 대한 전략 매트릭스를 구상하고 창의적인 전략 대안을 브레인스토밍 해야 한다. 중요한 문제를 해결하고 유리한 입장에 처할 수 있는 실행 가능한 전략을 제시해야 조직이 성장할 수 있다.
다음은 해야 할 업무를 정하고 사람들에게 이를 지시하는 것이다. 전략 결정 다음은 우선순위를 정하는 일이다. 특정 업무를 누구에게 할당할 것인지 분명히 정하는 일이 중요하다. 성장 계획 우선순위의 기본적인 틀은 동사로 시작하고 측정가능하게 만들어야 한다는 것, 그리고 날짜로 끝을 맺고 특정인에게 할당하는 것이다.
동사로 시작하라는 의미는 이상적으로 완벽한 행동을 보여주는 것이다. 활용하기에 적절한 동사는 “마치다”, “완성하다”, “만들다”, “보고하다” 등이 있다. 측정 가능이란 우선순위 업무를 마쳤을 때 설명할 수 있어야 한다는 의미이다. 설명할 수 없다면, 충분히 구체적이지 않은 것이다. 어떤 일을 끝마쳤을 때 이를 설명할 수 있다면, 진척이 어느 정도 이루어졌는지 역시 설명할 수 있다. 날짜로 끝을 맺는 일은 높은 성과를 올리는 조직은 분석보다 행동을 중요시하기 때문이다. 완료 날짜를 정하는 것 역시 우선순위를 정하고 책임을 지는 훌륭한 방법이다. 특정인에게 우선순위업무를 부여하는 일은 그가 모든 일을 스스로 할 필요는 없지만, 완료한 업무에 대해 책임을 지우라는 의미이다.
우선순위의 사례는 이렇다. “그레그(Greg)는 6월 14일까지 새로운 판매사원을 채용할 것이다. 데이비드(David)는 7월 4일까지 웹사이트를 업그레이드할 것이다. 스티븐(Steven)은 내년 다이렉트 마케팅을 10% 향상시키는 방법에 대한 아이디어를 1월 31일까지 해당업무 팀에게 보고할 것이다.”
우선순위가 중요한 요소인 이유는 성장 전략을 일상적인 행동으로 바꾸기 때문이다. 또한 우선순위는 업무를 진행하면서 발생하는 결과에 대해 책임을 지게 될 사람을 명시한다는 점에서 업무를 매듭지어준다. 일반적인 업무 활동은 그 긴급함과 중요도에 따라 4부분으로 나눠진다.
긴급함
급하지 않음
중요함
1
2
중요하지 않음
3
4
대다수 사람들은 3번과 4번 영역에 위치한 활동에 상당한 시간을 허비하는 함정에 빠진다. 하지만 우선순위와 관련된 성장전략 획을 진행하면, 1번과 2번 영역에 위치한 업무 활동에 더 많은 시간을 보낼 가능성이 높아진다. 그렇게 되면 상당한 차이를 이룰 수 있다.
스티븐 코비(Stephen R. Covey)는 “비결은 스케줄에 우선순위를 둘 것이 아니라, 우선순위의 일정을 잡는 것이다”, 데니스 웨이트리(Denis Waitley)는 “시간 관리자가 아닌, 우선순위 관리자가 되라”라고 우선순위의 중요성을 역설하고 있다.
1시간 계획의 진정한 강점은 성장계획에 활기를 불어넣는다는 점이다. 이것이 선순환하려면 다음 네 단계를 반복해야 한다.
① 1시간 계획을 세우고 그 후 30～90일 동안 우선순위를 정하라
② 30～90일 동안 계획했던 일을 착수하라
③ 30～90일 후, 잠시 멈추고 실시한 방식을 평가하라
④ 의미 있는 방식으로 이 과정을 자축하고 다시 시작하라
성장을 위한 계획은 복잡할 필요가 없다. 실행 가능하고 모두가 참여할 수 있으며 같은 목적을 달성하기 위해 노력하려면, 행동할 수 있는 계획을 1페이지로 작성할 수 있어야 한다. 모두가 이해하는 바를 1장의 종이에 작성하면 현재 조직이 하는 (혹은 하려는) 일을 정확하게 이해하고 있는 사람들이 활용할 수 있는 성장 계획을 갖추게 된다.
