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적게 일하고도 많이 성취하는 사람의 비밀

서론 - 업무량 줄이기

오늘날 미국인들은 그 어느 때보다 높은 생산성을 보이고 있다. 특히 최근 몇 년간 많은 회사가 수익성을 지키기 위한 노력의 일환으로 직원 수를 최대한 줄였고 그 결과 줄어든 인원이 더 적은 것으로 더 많은 일을 해야 하게 되었다.

자신을 위한 삶

급여 인상이나 승진의 가능성 때문에 건강을 위협할 정도로 일을 해야 할까? 가능성이라는 말에 주목하자. 결국 열심히만 일하면 반드시 더 많은 급여를 받고 승진을 할 수 있을까? 다른 사람보다 더 많이 일하려고 노력하지 마라. 대신 회사에 정말 중요한 일을 하고, 사업 전략을 일상 업무와 연결시키는 데 집중하라. 더 이상 갈 데가 없을 때까지 자신을 밀어붙이지 말라. 역설적이게도 이렇게 하면 오히려 회사에서 당신의 유용성은 줄어들 뿐이다.

완전히 새로운 모델: 생산성 업무 흐름 공식(PWF)

① 어떤 일을 할지 결정하라: 우선순위를 정하고 시간을 낭비하게 만드는 일을 처리하고, 정말 중요한 일만 하겠다고 결심하라.

② 결정한 일을 하기 위한 스케줄을 잡아라: 시간과 기간을 적절히 분배하고, 필요할 때는 거절하라. 결정은 신속하게 내리고 회의를 조정하라.

③ 집중하라: 집중 기술을 익히고, 멀티태스킹을 피하라.

④ 새로운 정보를 처리하라: 효과적으로 검색하고, 디지털 정보를 보관하라.

⑤ 순환고리를 채워라: 어떤 것이 제대로 돌아가는지 그렇지 않은지를 결정하고, 비효율을 줄여라.

⑥ 본인의 역량을 관리하라: 당신의 에너지에 영향을 미치는 물리적 요인에 주목하라. 수면과 식사, 운동, 행복을 관리하라.

▲ 결정하라 + 계획하라 + 집중하라 + 처리하라 + 채워라 + 관리하라 = 생산성(PRODUCE)

1. 결정하라

생산성 업무흐름 공식의 첫 단계는 어떤 일을 할지 결정하는 것이다. 이 단계를 제대로 실행하면, 할 일 목록에 117가지의 일 대신 10개, 5개, 혹은 3개의 일만 남게 되고, 이 일이야말로 정말 중요한 일이다. 이 공식에 익숙해지면, 다른 모든 것들을 체계적으로 생각해보고 제자리에 놓을 수 있다.

업무 현장에서 생산성이란 결국 가능한 짧은 시간 내에 가치가 큰 목표를 성취하는 것이다. 그렇다. 결국, 가장 중요한 것은 결과이다. 생산성과 활동을 혼동하지 마라. 누구나 할 일이 많기 때문에, 중요한 프로젝트가 제대로 진행되지 못하고 있다면, 당신이 지난 주 얼마나 바빴는지 혹은 할 일 목록에 있는 업무를 얼마나 많이 완수했는지에 관심을 갖는 사람이 없을 것이다. 

당신의 생산적 가치는?

무엇이 정말 중요한 일인가를 결정하는 것은 어렵다. 첫째, 당신이 해야 할 업무에서 시작하라. 모호한 직함이나 일반적 업무가 아니라 결과를 중심으로 생각하라. 본인이 해야 한다고 생각하는 가장 중요한 열 가지 업무 목록을 만들고, 상사가 생각하는 업무 목록과 비교하라. 두 목록이 일치하는가? 일치하지 않는다면 문제가 있는 것이다. 중요한 일이라고 해서 당신이 그 일을 할 적임자라는 것을 의미하지는 않는다. 다음을 자문해보라.

* 다른 사람이 할 수 있거나 해야 할 일을 하고 있지는 않은가? 그렇다면 상황을 바로잡도록 하라.

* 받은 돈에 비해 중요도가 낮은 일을 하고 있는가? 그렇다면 다른 사람이 좀더 적은 돈을 받고도 할 수 있는 일을 하고 있는 것이다. 가능한 많은 일을 위임하라.

* 소소한 문제나 위기를 해결하는 데 시간을 낭비하고 있지는 않은가? 누구의 문제인가?

* 불평이 생기지 않게 업무 결과물을 줄일 수 있는가?

둘째, 개인적으로 중요하다고 생각하는 일이 무엇인지 결정하라. 사무실을 떠나기 전 뭔가 해냈다는 느낌을 갖도록 해주는 일은 무엇인가? 합리적으로 중요한 몇 가지 업무로 일을 제한하라.

가능한 한 업무를 줄여라. 계속 어떤 업무에 대해 생각하고, 우선순위를 정하고 조정하는 것보다, 처음부터 그 업무를 당신의 일과 목록에서 제외시키는 편이 낫다. 매일, 매주, 매달 당신이 성취했다고 느낄 수 있는 수준까지 혹은 회사에서 결과에 만족해하는 수준까지 목표를 간소화하라.

요약 : 생산성 업무흐름 공식 1단계 확인

다음은 일반적으로 시간을 낭비하게 만드는 예이다.

* 계속 이메일 확인하기

* 소셜네트워크를 포함한 인터넷의 지나친 사용

* 과한 사교활동

* 업무 중 개인적 일 처리하기

* 흡연

* 지각·조퇴

* 너무 많은 회의

많은 경우 지나치게 많은 일을 하게 되는 이유는 다른 사람이 시켜서, 혹은 잘못된 계산 때문에, 우유부단함, 체계 부족, 두려움, 정확한 지시의 부재로 인한 것이다. 장기적으로 보아 본인의 직무에 중요하지 않은 일을 줄여서 재충전하고 사적인 삶을 즐길 시간을 가져라. 선별 개념이 정말 중요한데, 이는 그때그때 업무의 우선순위를 정하고, 처리할 시간이 나지 않거나 하지 않아도 될 때까지 중요도가 떨어지는 일을 잠시 미뤄둘 수 있도록 도와주기 때문이다.

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2. 계획하라

일주일에 네 시간 일하기

2007년 티모시 페리스는 상당히 자극적인 제목의 『일주일에 네 시간 일하기』라는 책을 써 돌풍을 일으켰다. 페리스는 책에서 자신의 철학을 소개하는데, 이를 다음과 같이 바꾸어 생각해볼 수 있다. 즉 열심히 일했다면, 일주일에 몇 시간만 일해도 회사의 수익을 유지할 수 있다는 것이다.

페리스는 현대와 같은 지식기반 사회에서 9시부터 5시까지 일하는 것은 과거 유산에 무의미하게 얽매여 있는 것이라 보고, 얼마나 오래 일하는가가 아니라 얼마나 효과적으로 일하는가가 중요하다고 생각한다. 또한 즐길 시간이 없다면 아무리 많은 돈을 벌어도 의미가 없다고 주장한다.

개인적 경험을 예로 들며, 페리스는 철저한 시간관리 방법을 소개하는데, 이 방법에는 80/20 원칙, 아웃소싱 극대화, 그리고 선택적 무지 등이 포함된다. 선택적 무지란 항상 모든 세세한 것까지 알려고 노력하지 않는 것인데, 페리스는 대신 필요한 경우에만 노력하라고 이야기한다. 그렇게 하면 정말 중요한 문제에 집중할 수 있도 결국 업무시간을 말도 안 될 정도로 짧게 줄일 수 있다.

계획하기 입문

아주 작은 일에도 복잡한 규칙을 정해놓는 운동선수가 많다(드리블을 할 때 몇 번 할지, 타이밍과 포지션, 움직임 등을 정해놓는다). 만족할 때까지 모든 것을 조정하고 나면, 이들은 더 이상 형식적인 부분에 대해 생각하지 않고 실행에 옮긴다. 계속해야 하는 일인 경우, 삶의 모든 영역에 규칙 개념을 적용하라. 규칙을 정하면 다음과 같은 면에서 도움이 된다.

* 에너지 소비를 줄인다. 결정해야 할 일이 줄어든다.

* 각 업무를 어떻게 수행할지 계획하기 때문에 걱정이 줄어든다.

* 휴가계획을 미리 세우면 기대감을 갖게 되는 것처럼 규칙을 정해놓으면 기대를 갖게 되고, 즐거운 계획이 잡혀 있다는 것을 알기 때문에 지루한 일을 하면서도 동기부여가 된다.

규칙을 정하면 스케줄을 계획할 때 현실적으로 시간을 배분할 수 있다. 보고서 쓸 시간을 정해둬라. 회의가 두 시간 정도 걸린다면, 미리 스케줄에 두 시간을 비워둬라. 업무 중 하나가 팀원을 감독하는 것이라면 그 시간도 계획하라. 일상적 업무를 처리할 시간을 합리적으로 예측하여 미리 스케줄에 표시해둬라.

요약 : 생산성 업무흐름 공식 2단계 확인

긴급한 업무나 위기 상황을 제외하고, 대부분 업무는 다음의 세 카테고리로 분류할 수 있다.

* 꼭 해야 할 일

* 일상적 업무

* 히트리스트(하루 업무의 가이드라인)에 포함된 업무

하고 싶지 않거나 할 수 없는 일은 거절하라. 많은 사람이 거절하는 것을 어려워하지만, 효과적으로 거절하는 법을 배워야 한다.

* 긍정적인 태도로 거절하라.

* 공허한 약속을 하지 마라.

* 사과나 변명을 하지 마라.

* 필요하다면 협상하라.

* 타협하라.

* 끈기 있게 일관성을 유지하라.

* 분명하게 말하라.

* 상대방의 기분에 너무 신경쓰지 마라.

명확성과 분별력을 갖고 순간에 올바른 선택을 할 수 있는 통찰력을 가져라. 그래야 업무 사이에서 갈팡질팡하지 않고 소중한 시간을 낭비하지 않을 수 있다.

3. 집중하라

현대 사회에 살고 있는 우리는 중요한 일을 할 때 그 어느 때보다 많은 방해를 받는다. 따라서 중요한 업무에 집중하는 법을 배워야 한다. 집중력을 마치 칼처럼 휘둘러 제시간에 정해진 예산으로 일을 끝마치는 데 방해가 되는 모든 요소를 잘라내라. 이때가 정말 중요한 순간이다.

내적 방해요소 처리하기

내적 방해요소란 당신의 마음이 만들어내는 것이다. 방해요소에서 벗어나고 싶다면, 첫째도 자제력, 둘째도 자제력이다. 자신의 약점을 파악하고 이를 통제할 수 있도록 적극적으로 규칙을 세워라.

* 부정적인 생각을 줄여라.

* 회사에서의 사교활동을 제한하라.

* 가능하면 사내 정치에 참여하지 마라.

* 업무시간 중에 이력서를 업데이트하거나 다른 직장을 알아보지 마라.

* 지각과 조퇴를 피하라.

* 너무 길게 점심시간을 갖지 마라(업무 관련 점심 제외).

* 업무와 관련이 있다 하더라도 소셜 미디어 사용을 제한하라.

* 너무 자주 담배 피러 나가지 마라.

* 휴식시간을 너무 자주 갖지 마라. 생각의 흐름에 방해가 된다.

요약 : 생산성 업무흐름 공식 3단계 확인

집중력을 흐트러뜨리는 요소는 생산성을 떨어뜨리는 가장 큰 장애물이다. 외적 방해요소도 문제가 되지만, 이런 요소는 차단할 수 있다. 예를 들어 다른 사람과 떨어져, 방해하지 말라는 표시를 하고, 처리할 수 있을 때까지 이메일과 전화를 무시할 수 있다. 내적 방해요소는 스스로 만들어낸 것이기에 벗어나기가 어렵다. 특히 다음과 같은 것들을 피하라.

* 멀티태스킹

* 미루는 버릇

* 완벽주의

* 부정적 생각

* 사교활동

가장 나쁜 것은 멀티태스킹이다. 실제 바쁘기만 할 뿐인데, 마치 많은 것을 성취하고 있다는 착각에 빠지게 만들기 때문이다. 한 번에 열 가지 일을 하려 들지 말고, 한 가지 일에 집중해서 끝내라. 그리고 다음 일로 넘어가라.

4. 처리하라

6-D 정보관리 시스템

① 폐기(Discard): 버리지 않으면 모든 정보를 처리해야 하므로, 폐기를 맨 첫 번째 내려야 할 결정으로 정했다. 처음부터 가능한 많은 정보를 버리면 일이 쉬워진다. "아마 언젠가 이 정보가 다시 필요할지 몰라"라고 생각하지 마라. 대신 "왜 이 정보를 갖고 있어야 하지?"라고 자문해보라.

② 위임(Delegate): 정보를 버릴 수 없다면 다른 사람에게 줄 수 있다. 그 사람이 당신을 위해 일하는 것이 아니라면, 꼭 공식적으로 위임할 필요는 없다. 사실 누군가 당신에게 정보를 맡길 수도 있다. 따라서 당신은 정보에 대해 논의할(Discuss) 수도 있고, 아니면 정보를 나누어줄(Distribute) 수도 있다. 목표는 정보를 당신의 책임 영역에서 다른 누군가의 영역으로 옮기는 것이다.

③ 실행(Do): 정보를 처리해야 한다면, 바로 처리해라.

④ 날짜 지정(Date): 계속 리스트를 다시 훑어보거나 파일에 쌓아두지 말고, 정보를 읽어보고, 생각하고, 처리할 날짜를 지정해라.

⑤ 서랍(Drawer): 이런 정보는 나중에 참고하기 위해 서랍에 보관해두어야 한다. 나중에 꼭 처리해야 되는 건 아니지만, 그냥 던져두어서도 안 된다. 필요할 경우 다시 찾아봐야 할 수도 있으므로, 잘 보관해두어야 한다.

⑥ 저지(Deter): 정보가 당신의 책상에 다시 올라오거나 받은 편지함에 들어오지 않도록 막아라. 정보를 단지 버리는 것이 아니다. 정보가 다시 올 가능성을 없애야 한다. 정보가 다시 오지 못하도록 확실히 하기 위해 추가 조치를 해야 될 수도 있다.

요약 : 생산성 업무흐름 공식 4단계 확인

모든 정보, 특히 문서나 이메일, 음성메시지로 받는 정보에 이런 법칙을 적용하라.

* 정보에 여러 번 손대지 마라.

* 결정을 내리고 6-D 정보처리 시스템의 기본 법칙을 적용해라.

* 끝내고 시작해라.

* 3분 이상 걸리지 않는 일이라면 즉시 처리해라.

* 받은 편지함을 할 일 목록으로 사용하지 마라.

* 매일 적어도 한 번은 받은 편지함을 비워라.

5. 순환 고리를 채워라

다섯 번째 단계는 이전 단계에서 확립한 모든 것을 통합하는 것이다. 즉 다양한 요소들이 함께 순조롭게 작동하는지 확인하고, 결과에 대한 피드백을 하고, 전체 프로세스 흐름을 좀 더 효율적으로 만드는 것이다. 순환 고리를 채운다는 것은 목표를 달성하고, 마감 기한을 맞추고, 약속을 지키고, 팀에 공헌하기 위해 끊임없이 집중하고 소통한다는 것을 의미한다. 상황은 매순간 바뀔 수 있기 때문에, 새로운 정보를 받으면 불필요한 정보는 계속 걸러내야 한다.

비효율을 줄이고 병목현상을 타개하라

당신이 새로 실행하는 시스템과 절차에 동료들과 팀원이 모두 동참하면 좋겠지만, 그렇지 않다고 해도 크게 걱정할 필요는 없다. 아마 당신도 "우린 항상 이런 식으로 해왔습니다"라고 말하는 사람을 본 적이 있을 것이다. 항상 그렇게 해왔다면 이제 바꿀 때도 되었다고 말해줘라.

조직을 변화시키는 데 최선의 방법은 상사에게 당신이 다른 사람보다 더 생산적이라는 것을 보여주는 것이다. 그러면 상사는 다른 사람도 당신이 이용하는 시스템을 도입하기 바랄 것이다. 비효율을 줄이면 당신은 조직에서 정말 중요한 자산이 된다. 당신이 보여주는 개선과 발전은 곧 회사가 다른 사람의 업무를 평가하는 기준이 될 것이다. 그러면 회사에서 당신은 전문가가 된다.

요약 : 생산성 업무흐름 공식 5단계 확인

업무흐름을 방해하는 사람과 관련된 요인을 모두 피할 수는 없다. 하지만 잡음을 최소한으로 줄이고 분명하게 의사를 전달하려 혼란을 줄이기 위해 노력해라. 단도직입적으로 말하고, 필요한 것을 분명히 말하고, 다른 사람이 본인의 요구를 인지했는지 확인해라.

오늘날 직장에서는 팀워크가 특히 중요하다. 따라서 좋든 싫든 업무흐름을 꾸준히 유지하기 위해서는 다른 사람에게 의존할 수밖에 없다. 프로세스를 모든 사람에게 쉽게 만들어라. 그룹의 업무흐름 프로세스를 명확히 하고, 이정표와 기한을 정하고, 개개인에게 업무를 분담해라. 위기나 긴급상황, 특히 다른 조직에 있는 사람과 함께 일할 때는 비상계획을 세워라.

결국 당신은 업무흐름 고리를 끊임없이 조이고, 효율성을 극대화하기 위해 끊임없이 노력해야 한다. 제대로 작동하는 것과 그렇지 못한 것을 지속적으로 평가하고, 실수를 통해 배우고, 부족한 부분이 생기면 메워야 한다. 그리고 적게 일하고도 많이 성취하기 위해 노력해라.

6. 관리하라

자신의 역량을 관리하지 못하면, 업무흐름은 결국 중단되거나 망가져버릴 것이다. 역량 관리에 영향을 미치는 요인이 많지만, 가장 중요한 요인은 당신 자신이다. 당신의 건강과 의지, 에너지가 가장 중요하다.

에너지

에너지는 역량, 즉 일을 하고, 삶을 즐기고, 목표를 성취하기 위한 잠재력이다. 에너지는 모든 것에 영향을 미친다. 간단히 말하면 에너지는 생산성의 축이다. 다행히 당신은 건강에 신경을 쓰면 에너지와 생산성에 상당한 영향을 미칠 수 있는 잠재력을 갖고 있다. 건강상태가 좋으면 더 많이 성취할 수 있다.

그러니 다음 사실을 잊지 마라. 자신의 건강을 돌보지 않으면, 매일 생산성 업무흐름 공식을 실천하는 데 필요한 에너지를 모을 수 없다. 따라서 최대한 건강을 챙겨라. 에너지 소모를 줄이는 법을 배우고, 필요할 때 충분한 휴식을 취하고, 제대로 먹고, 정기적으로 운동하고, 정신 건강도 관리해라.

요약 : 생산성 업무흐름 공식 6단계 확인

첫째, 에너지 소모를 줄여라. 당신의 배터리 용량에 맞추어, 자신의 한계 내에서 일하는 법을 배우고 필요하면 충전해라. 과로는 에너지를 고갈시켜 생산적으로 일할 수 없게 만든다. 가능하면, 식사시간과 휴식시간, 주말, 휴가를 가져라. 그렇지 않으면 에너지가 줄고 정신적 압박을 받을 것이다.

충분한 수면을 취해라. 수면은 스트레스를 줄이고, 생체리듬을 안정시키고, 근육을 회복시키고, 뇌가 새로운 정보를 처리할 수 있는 시간을 제공한다. 규칙적으로 잠자기 위해서는 온도조절장치를 조절하고, 코고는 소리를 차단하고, 필요할 때 낮잠을 자고, 침실을 수면을 취하게 좋게 만들어야 한다.

식습관도 살펴야 한다. 먹는 양을 조절하고, 에너지를 떨어뜨리는 음식이 아니라 에너지를 높여주는 음식을 먹어야 한다. 그리고 매일 운동해라. 규칙적으로 운동하거나, 아니면 엘리베이터를 타는 대신 계단을 이용하고, 주차장 끝에 주차해놓고 문까지 걸어오거나, TV 볼 때 러닝머신을 하는 것과 같은 거꾸로 운동을 해도 괜찮다. 정신건강에도 신경을 써야 한다! 스스로를 행복하게 만들어주는 모든 것을 해라. 예를 들어,

* 자율적으로 선택해라.

* 가족과 더 많은 시간을 보내라.

* 누군가를 위해 좋은 일을 해라.

* 힘든 상황에서도 웃음을 잃지 마라.

* 주변을 행복하게 만드는 것들로 채워라.

A FINAL NOTE

추가 시간 혹은 그 이상

열심히 하면 결국 스스로에게 도움이 된다는 말이 있고, 이는 당신이 앞으로 전진하는 데 분명히 도움이 될 것이다. 하지만 다른 모든 것과 마찬가지로, 적당히 하는 것이 중요하다. 너무 많은 일은 정말 중요한 것으로부터 당신을 떨어뜨려놓는다. 이는 정신적, 육체적 스트레스를 초래해 심각한 건강상의 문제를 가져올 수 있다.

이런 일이 발생하지 않도록 주의해라. 생산성 업무흐름 공식을 실천해봐라. 잃을 것은 아무것도 없다. 그 대신 삶에서 완전히 새로운 생산성을 얻을 수 있을 것이다.

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