인문교양

프레젠테이션을 벤치마킹하라

Chapter 1. 인상적이고 자신감 있는 표현 - 스티브 잡스로부터 배운다
스티브 잡스는 ‘프레젠테이션의 달인’이라고 말할 수 있다. 그는 매끄럽고 단순하며 강력한 프레젠테이션을 구사한다. 그의 철저한 준비와 자신감 있는 진행은 완성도 높은 프레젠테이션을 연출한다. 비즈니스 프레젠테이션 매뉴얼의 절대적인 비결은 잡스에게 있다.

창의적인 오프닝 멘트
“안녕하십니까? OO 부서의 OOO입니다.”
“오늘 프레젠테이션 기회를 주신 것에 감사드립니다.”
“지금부터 발표를 시작하겠습니다.”

우리는 이러한 상투적인 오프닝에 너무 길들여져 있다. 효과적인 프레젠테이션을 하려면 첫 단추에서 기선을 제압해야 한다. 청중은 프레젠터(발표자)의 오프닝 멘트에서 뭔가 강한 ‘포스’를 느껴야 비로소 프레젠테이션에 관심을 갖기 시작한다. 평범함을 넘어선 창의적인 오프닝은 이를 해결하는 열쇠이다. 그 열쇠는 바로 스티브 잡스가 가지고 있다.

고정관념을 깨뜨리는 색다른 시작
스티브 잡스는 프레젠테이션의 정형화된 틀에서 매우 자유롭다. 애플의 신제품 발표 프레젠테이션 시작을 보자. 대형 화면에는 애플사 로고가 띄워져 있고 장내에는 부드러운 음악이 흐른다. 이때 스티브 잡스가 걷지 않고 뛰어서 무대로 나온다. 그리고 아주 짧고 간결한 인사말을 한다. 파워포인트 슬라이드 화면이 제품명으로 바뀌는 시점에 스티브 잡스는 상투적이지 않은 멋진 오프닝을 선사한다.

“참석해주셔서 감사합니다.”(인사말)
“오늘 우리는 함께 새로운 역사를 만들 것입니다.”(창의적 멘트)

그렇다고 이처럼 똑같은 오프닝만 하지는 않는다. 잡스는 그때그때 인상적인 오프닝 멘트를 준비한다. 내용과 형식에서 과감하게 탈피한 창의적 오프닝 기술에 힘입어 스티브 잡스의 프레젠테이션은 엄청난 영향력과 파괴력을 갖는다.

“오늘 아침 여러분께 보여드릴 놀라운 것을 준비했습니다. 모든 고전 명작들이 그러하듯 오늘 저의 프레젠테이션 또한 3막으로 구성했습니다. 자, 무엇부터 시작할까요? 제1막, 아이패드(ipad)의 출현입니다.”

강력하고 흥미로운 비주얼 제시
스티브 잡스는 파워포인트 첫 슬라이드부터 청중의 관심을 집중시킬 만한 강하고 흥미로운 비주얼을 제시하는 것으로 프레젠테이션을 시작한다. 이는 프레젠테이션 도입을 성공적으로 이끌기 위한 비주얼 장치이다. 그렇다고 세련되고 화려한 비주얼 방식만을 채택하는 것은 아니다. 단 한 장의 시원한 슬라이드를 보여주고 간단한 질문을 던짐으로써 청중이 프레젠테이션에 호감을 갖게 한다.

“여러분! 이 숫자가 무엇을 의미하는지 아십니까?”(청중의 반응 및 답변 요구를 위한 기다림)

“이 숫자는 바로 이번에 우리 회사에서 출시한 최첨단 ‘OOO 플레이어’를 지금까지 판매한 개수입니다. 오늘 제가 이 좋은 OOO 플레이어를 가지고 나왔습니다. 자, 제품의 세계로 한번 가보실까요?”

오프닝의 비주얼 화면은 주제와 밀접한 관련이 있는 것으로 설정한다. 만일 비주얼 자료가 준비되지 않은 상황이라면 청중의 머릿속에 호기심이 일어날 수 있도록 다양한 오프닝 멘트를 준비한다.

Chapter 2. 제2부. 간결하고 명확한 핵심 전달 기술 - 제임스 맥킨지로부터 배운다
제임스 맥킨지는 일하는 방식도 그렇지만 프레젠테이션 방식도 남다르다. 맥킨지식 프레젠테이션은 골치 아픈 것을 속 시원히 처리하는 문제 해결 과정과 같다. 문제의 본질을 알고 정확하게 핵심을 뽑아내는 기술 그리고 핵심을 이야기하는 기술, 이것이 맥킨지의 핵심 역량이다.

핵심을 콕 짚어 전달하는 기술
청중은 구구절절 자세하게 이야기하는 것보다 마치 족집게 학원 강사처럼 꼭 필요한 핵심만을 짚어주는 프레젠테이션을 원한다. 맥킨지는 핵심 파악 면에서 저격수에 가깝다. 그들은 꼭 필요한 요점을 이야기하며 갈피를 못 잡고 장황하거나 두루뭉술하게 이야기하지 않는다. ‘빗나가는 총은 계속 쏴봐야 명중시킬 수 없다’는 것이 맥킨지의 논리다.

키워드를 조합하여 핵심을 짚는다
맥킨지는 프레젠테이션 기획 단계부터 철저하게 논리를 구조화한다. 이른바 ‘로직트리(Logic Tree)라는 구조에 의해 가장 효과적으로 메시지를 전달하려고 한다.

메시지는 키워드로 추출되어 몇 개의 키워드가 조합된 문장이 프레젠테이션의 맥을 짚는다. 3단 논법을 좋아하는 맥킨지 논리는 역시 프레젠테이션 언어 속에 세 개의 키워드를 절묘하게 조합하여 강력한 메시지를 전달한다.

넓은 의미에서 맥킨지가 프레젠테이션 내용을 설명할 때 “첫째(first)!”, "둘째(second)!", "셋째(third)!" 라고 세 가지 핵심을 지시하는 단어를 자주 사용하는 것은 이러한 전달 기법과 무관하지 않다. 맥킨지 컨설턴트들은 문장 내에서 세 개의 키워드만을 숙지하고 있으면 프레젠테이션의 길을 잃지 않는다고 한다. 익숙해지면 프레젠테이션이 쉬워지고 키워드를 중심으로 적당히 살을 붙여 임기웅변을 할 수 있는 장점이 된다고 말이다. 그들은 또한 많은 사람들이 문장을 시나리오로 써서 달달 외우는 어리석을 프레젠테이션을 하고 있다고 지적한다.

맥킨지 프레젠테이션 속에서 각각의 세 가지 키워드를 찾아보자.

① “우리는 변화 자체를 두려워하지 않는다. 두려워하는 것은 변화하는 과정이다.” (키워드: 변화, 두려움, 변화 과정)
② “그 문제를 해결하는 데는 우리가 최고 수준의 대안을 제시하도록 최선을 다하는 것이 중요하다고 생각한다.” (키워드: 문제 해결, 최고 수준 대안, 최선)
③ “10년 전에는 거의 몇 천 개가 되지 않았던 비즈니스 웹사이트가 오늘날 대략 백만 개로 증가했습니다. 내년까지 약 4백만 개로 늘어날 것입니다.” (키워드: 비즈니스 웹사이트, 백만 개, 4백만 개)

가장 짧은 시간에 핵심 문장으로 설득한다
맥킨지의 ‘엘리베이터 테스트’는 아주 유명하다. 이슈나 주제를 하나 던져주고 고층에서 엘리베이터를 타고 1층까지 내려오는 30초 이내에 상대방이 납득할 만한 내용으로 설득해야 하는 것이 테스트의 취지이다. 30초 이내에 사안을 잘 정리하고 맥을 짚어 핵심 내용으로 요약해야만 이 테스트를 통과할 수 있다. 통과하지 못하면 다시 올라가 반복 훈련을 시킨다.

맥킨지가 엘리베이터 테스트 프레젠테이션을 강조하는 이유는 단 하나다. 비즈니스 프레젠테이션은 걸어가면서도, 차 안에서도, 식사를 하는 도중의 매우 짧은 시간에 이루어질 수 있고, 고객은 프레젠테이션을 처음부터 끝까지 오랫동안 들어줄 여유가 없기 때문에 순간적인 몇 초 만에 설득해야 한다는 것이다.

30초 안에 설득하는 방법은 의외로 간단하다. 맥킨지 스타일로 상대의 관심을 끄는 결론부터 말하고 그 이유를 설명하면 된다.

Chapter 3. 청중을 움직이는 감성적 설득! - 버락 오바마로부터 배운다
버락 오바마는 청중의 마음을 움직이는 감성 프레젠터이다. 그의 말에는 화려한 미사여구, 세련된 기교가 없다. 하지만 변화를 리드하고 청중에게 정서적 공감과 긍정의 힘을 선사한다. 인간미 넘치는 프레젠테이션 기술, 오바마에게 배워보자.

카멜레온식 감정 이입
카멜레온은 변화의 귀재다. 나무에서는 나뭇가지와 똑같은 색으로, 흙에서는 흙과 똑같은 색으로 자신을 위장한다. 그때그때 주변 상황에 맞게 능동적으로 자신을 변화시키는 점에서 오바마는 카멜레온을 닮았다. 그는 어떠한 청중을 만나든, 어떠한 상황에 직면하든, 또 어떤 환경 여건에서든 그에 부합하는 최적의 모습으로 자기 자신의 색깔을 연출한다. 변화에 민감하면서 능동적이다.

때론 강하게, 때론 부드럽게
오바마는 주관이 뚜렷하고 목표가 분명한 강한 카리스마 기질이 있다. 또한 섬세하고 편안한 부드러움도 갖추고 있다. 말하자면 두 얼굴의 사나이이다. 하지만 두 가지 속성을 장점화하여 이를 절묘하게 결합시킬 줄 안다. 카멜레온처럼 어떨 때는 열정적이고 강하게, 어떨 때는 부드럽게 자기 자신을 연출하는 것이다. 엄(嚴)과 정(情)을 조화롭게 소유한 ‘따뜻한 카리스마’를 지닌 그는 프레젠테이션 내용에 맞는 자기 연출력이 뛰어나다. 강한 소신을 밝혀야 하는 부분은 강력한 카리스마를 뿜어내며 속사포처럼 공략하다가도 청중을 위로하고 설득해야 하는 사항에서는 차분한 감정으로 부드럽게 감싸 안는다. 특히, 강조하고 싶은 부분에서는 말하는 속도를 늦추거나 목소리를 낮추고 클라이맥스로 향할수록 서서히 톤을 높여가는 프레젠테이션 기법은 오바마의 주특기이다. 감동의 사례를 이야기할 때는 감상적인 톤으로, 가벼운 유머를 이야기할 때에는 익살스러운 톤으로 분위기를 화기애애하게 한다.

목적에 맞는 프레젠테이션을 한다
오바마는 프레젠테이션 목적에 충실하다. 대규모 청중을 대상으로 하는 프레젠테이션일 경우 그는 힘 있는 웅변가가 되는 반면 소규모 청중이 대상일 때는 차분한 상담자의 역할로 변신한다. 프레젠테이션 목적이 단순 지식 전달인지, 의사결정을 유도하는 것인지, 강한 대안을 제시하는 것인지 공감시키고 설득을 하는 것인지, 위로하고 격려하는 자리인지를 알고 연금술사와도 같이 그에 알맞은 접근 방법을 찾는다.

오바마는 이슈가 되는 사건이나 개혁 과제 또는 난제에 대처해야 하는 목적을 지닌 프레젠테이션에서는 가장 냉철한 자세와 비장한 표정을 연출하며 명확하게 제안을 제시하는 수완을 지니고 있다. 그러한 대안을 통해 청중으로부터 긍정적인 반응을 얻어내고자 한다.

Chapter 4. 독특하고 개성 있는 자기 연출 - 방송인으로부터 배운다
TV나 대중매체는 더 이상 바보상자가 아니다. 다양한 방송인들은 저마다의 방송 스타일로 우리에게 개성 있는 프레젠테이션을 선사한다. 발음 교정부터 자세 연습, 설득의 방법과 질의응답에 이르기까지 우리는 연기 수업을 받듯이 그들로부터 프레젠테이션을 배운다.

자연스러운 비언어적 행동_기상캐스터
프레젠테이션에서는 말의 내용, 즉 언어 자체보다 비언어적 행동이 차지하는 비중이 더 클 수도 있다. 실제로 그러한 사실을 밝혀주는 실험 결과도 있다. 멋진 멘트로 이야기를 하면서 밋밋하고 볼품없는 액션을 보인다면 청중은 실망감을 금치 못할 것이다. 따라서 성공적인 프레젠테이션을 해내기 위해서는 언어 이외의 요소에도 관심을 가져야 한다. 이른바 퍼스널리티(personality)라고 하는 이 부분을 가장 깔끔하게 보여주는 사람이 바로 일기예보 기상캐스터이다.

보여주고 말한다
파워포인트를 활용하는 프레젠테이션에는 ‘3S 법칙’이라는 것이 있다.

?show: 청중에게 화면(파워포인트 슬라이드)을 보여주고,
?see: 청중을 바라보고,
?speak: 청중에게 말한다는 뜻이다.

발표자는 이 세 가지를 자연스러운 동작으로 연출해야 한다. 줄곧 파워포인트 화면만 보고 이야기해도 안 되고 화면을 띄워놓고 한참 동안 청중만 보고 이야기해서도 안 된다. 자칫 자료 화면이나 청중 등 한쪽에 대한 의존도를 높여 양방향 프레젠테이션을 방해하기 때문이다. 적절하게 반복적으로 화면도 보고 청중도 보고 발표해야 하는 것인데, 기상캐스터들이 일기예보를 하는 모습에서 이 3S 기법의 정석을 배울 수 있다.

바른 자세로 서서 배경 화면의 날씨 정보를 소개하는 모습이 파워포인트를 띄워놓고 청중에게 자연스럽게 프레젠테이션을 하는 그것과 일치한다. 특정 지역의 날씨를 안내할 때는 화면을 보고, 관련 멘트를 할 때는 청중을 보고 이야기하는 퍼스널리티는 세련되어 보인다. 기상캐스터들은 짧은 시간이지만 청중과의 상호작용이 뛰어난 프레젠테이션을 한다.

기상캐스터의 실제 시나리오를 통해 3S 기법을 배워보자.

“오늘도 화창한 날씨가 이어지겠습니다.(see-speak: 청중을 보고 말한다) 전국이 고기압 가장자리에 들겠으나(show: 화면을 보여주면서 말한다) 중국 북부 지방을 지나는 약한 기압골의 영향으로 점차 멀어져(show) 대부분의 지역에서 맑은 날씨를 보이겠습니다.(see-speak) 하지만 강원, 영서 지역은(show) 한때 비가 조금 오는 곳이 있겠습니다.(see-speak) 바다의 물결은 전 해상에서 0.5~1.5미터로(show) 낮게 일겠습니다.(see-speak) 날씨였습니다. 감사합니다. (see-speak)”

익숙하게 동선을 관리한다
움직이는 프레젠테이션을 해야 한다. 한 위치에서 일정한 자세로 꼿꼿이 발표하는 것은 이른바 ‘고목형 프레젠테이션’이다. 중요한 프레젠테이션에서는 움직이는 동선 자체도 계획한다. 일기예보 기상캐스터의 동선은 우리에게 익숙한 모습이다. 전국 날씨부터 각 지역 날씨까지 아우르는 과정에서 전혀 어색하지 않은 잘 정돈된 동선을 그려준다. 균형 있는 바른 자세로 출발하여 움직이며 말하는 모습이 표준으로 삼아야 할 비즈니스 프레젠테이션 모델에 가깝다. 화면을 가로지르지 않고 한쪽 방향에서 차분하게 조금씩 움직이며 이야기를 하는 모습, 화면과의 거리를 너무 가깝지도 멀지도 않게 하여 화면과 청중으로 조금씩 줌밍(zooming)을 하는 모습, 신체가 화면으로 향할 때와 청중으로 향할 때 균형감이 흐트러지지 않으면서 연결되는 동작들은 우리가 파워포인트 프레젠테이션에서도 적극 응용해야 할 부분이다.

Chapter 5. 재미와 여유의 유연한 리드 - 일상으로부터 배운다
학교나 회사에는 학급 또는 부서마다 꼭 재미있는 사람이 한두 명쯤 있다. 이들은 애드리브와 유머로 주위 사람들을 즐겁게 해주고 때로는 침체된 분위기를 고조시켜준다. 그들의 요령을 살펴보면 프레젠테이션에도 적용할 만한 것들이 많이 있다.

그때그때 상황 대응과 임기응변_엔터테이너
프레젠테이션을 하다 보면 예측할 수 없는 많은 우발 상황들이 발생한다. 크고 작은 실수를 범할 수도 있고 갑자기 노트북이 먹통이 될 수도 있으며 청중의 돌발 행동에 당황할 수도 있다. 임기응변에 능한 사람들은 이러한 순간적인 상황에 융통성 있게 대처한다. 해결 또한 즉각적으로 행한다. 주로 변화무쌍함을 즐기는 이벤트 진행자나 엔터테이너들이 그렇다.

재치 있게 상황을 모면한다
중요한 프레젠테이션을 시작하는 찰나에 핸드폰이 울린다. 청중의 눈살이 찌푸리게도 할 수 있는 그 순간에 진행자는 살짝 웃으며 말한다. “시작 알람을 맞춰놓았거든요.”

청중의 분위기는 ‘진지 모드’에서 ‘미소 모드’로 바뀐다. 또 다른 프레젠터의 경우, 프레젠테이션을 진행하는 도중 엉뚱한 슬라이드가 비쳐졌다. 청중을 향해 웃으면서 말한다. “잠시 슬라이드가 외도를 했나 봅니다.” 이후 프레젠테이션은 매끄럽게 진행되었다.

만약 이런 상황들에서 발표자가 심각하고 당황한 표정으로 “죄송합니다. 이런 일이 일어날 줄 몰랐습니다”라고 한다면 프레젠테이션의 분위기는 썰렁해지고 매끄럽지 못한 프레젠테이션이 될 수 있다. 발표자는 만능 엔터테이너처럼 재치 있게 상황 대응을 해야 한다. 이벤트 진행자들은 프레젠테이션에 발생하는 온갖 상황 조치에 대한 백신을 가지고 있다. 치명적인 실수가 될 뻔한 상황을 가벼운 실수 상황으로 무디게 만든다. 타고난 끼가 아니라 경험치에서 오는 노하우다.

여러 가지 재치 만점 상황 대응을 살펴보자.

?장비가 잘 조작되지 않을 때 → “오늘 얘가 갑자기 말을 안 듣고 반항을 하네요.”
?잘못된 시연이 되었을 때 → “하하, 우리 회사 화면이 아니네요.”
?음악이 잘못 나왔을 때 → “어라? 갑자기 제가 좋아하는 노래가 왜 나올까요?” “어제 안 들었다고 찾아왔네요”
?다기능 포인터 버튼을 잘못 눌러 슬라이드가 이리저리 넘어갈 때 → “왜 이러죠? 어제 많이 연습했는데.”
?진행 중에 미끄러져 넘어졌을 때 → “누가 바닥에 초를 칠해놨나 봐요.”

임기응변은 기본이다
어느 행사장에서 여성 발표자에게 짓궂은 청중이 질문한다. “왜 치마가 아닌 바지를 입고 나오셨죠?” 발표자가 당황할 만한 황당한 질문이다. 그렇다고 이런 상황에서 발표자가 당황하거나 화를 낸다면 프레젠테이션에 미칠 부정적 영향이 클 것이다. 장난으로 질문한 질문자 또는 불쾌해할지도 모른다. 그럴 때 이벤트 진행자는 활짝 웃으며 다음과 같은 식으로 답변한다. “네, 제가 치마를 입고 나오면 화면을 보시지 않고 계속 저만 보실까 봐 바지를 입고 나왔습니다.”

임기응변이 없으면 프레젠테이션은 실타래처럼 엉켜버릴 수 있다. 따라서 임기응변 능력을 기르기 위해 많이 훈련해야 한다. 어떠한 청중의 질문에도 임기응변으로 하나하나 헤쳐나가는 엔터테이너들은 진정한 프레젠테이션의 달인이다.

(본 정보는 도서의 일부 내용으로만 구성되어 있으며, 보다 많은 정보와 지식은 반드시 책을 참조하셔야 합니다.)