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전략적 사고를 키우는 업무의 기술

상대방의 눈을 보고 큰 소리로 인사하라

어라? 인사도 안 하고 휙 가버리네! 건방진 녀석!

응? 인사도 안 하네! 무슨 일 있나…….

누구나 이런 경험이 있을 것이다. 인사는 커뮤니케이션의 하나로, 상대방의 존재를 인식하고 받아들이며 존중하는 중요한 행위이다. 만약 당신이 인사를 하지 않으면, 상대방은 최소한 세 가지를 생각할 것이다. 첫 번째는 상대방이 자신을 싫어하기 때문에 가급적 커뮤니케이션을 피하려 한다. 두 번째는 인사를 못할 만큼 기분이 좋지 않다. 세 번째는 인사를 중요하게 생각하지 않는다. 어느 쪽이든 상대방은 매우 불쾌한 기분이 든다. 상대방이 회사의 상사, 동료, 부하 직원, 나아가 고객인 경우에는 어떻게 될까? 어떤 이유로든 인사를 하지 않으면, 상대방은 당신에 대해 기본적인 매너조차 갖추지 못한 무례한 사람, 기본적인 커뮤니케이션조차 할 수 없는 비협조적인 사람이라고 생각할 것이다.

결국 당신은 상대방에게 불쾌함을 주는 존재가 되는 것이다. 업무에서 아무리 뛰어난 능력을 발휘해도, 인사를 잘하지 않으면 인간적으로 좋은 평가를 받지 못한다. 그러므로 나에게 호의를 느끼는 사람, 내 편을 많이 만드는 것이 중요하다. 일단 직장 생활을 시작하면, 평소에는 마음이 통하지 않는 사람과도 자주 접하게 된다. 인사는 순간적인 행위지만, 상대방과 마음을 통하게 하는 최대의 기회인 동시에 상대방과 거리감을 좁히는 가장 효과적인 커뮤니케이션 수단이다. 인사를 해서 상대방을 기분 좋게 하면, 상대방도 당신을 기분 좋게 해줄 것이다.

어차피 인사를 할 거라면, 효과적으로 하라. 가장 바람직한 인사법은 상대방의 눈을 보고 큰 소리로 하는 것이다. 이러한 인사는 형식적인 인사와 달리, 마음이 담겨 있지 않으면 할 수 없다. 또 용기와 노력, 에너지가 필요하다. 한편, 상대방은 자신도 모르는 사이에 당신의 행위를 좋게 생각하고 높게 평가할 것이다. 당신이 인사하는 순간, 상대방은 당신의 팬이 될지도 모른다.

상대방에게 불쾌감을 주지 않도록 태도와 복장에 주의하라

비즈니스의 세계에서 첫인상만큼 중요한 것도 없다. 상대방이 굉장히 바쁜 사람일수록 첫인상의 중요성은 더욱 커진다. 두 번 다시 만나지 못하는 일도 적지 않다. 대부분의 승자는 처음 만난 순간에 결정된다.

그런 가운데 첫인상으로 모든 것이 결정되는 일도 종종 있다. 사람의 내면은 쉽게 바뀔 수 없지만, 태도와 복장은 얼마든지 연출이 가능하기 때문에 적어도 이 부분만큼은 상대방에게 좋은 인상을 줄 수 있도록 노력해야 한다. 저명인사같이 바쁜 사람들은 대부분 첫인상으로 상대방을 판단한다. 무의식중에 그 사람과 관계를 유지할지를 결정한다. 아무리 젊고 대단한 사람이라도 태도나 복장 때문에 상대방이 불쾌감을 느끼면, 더는 그 사람을 상대하지 않을 것이다. 소중한 만남에서는 자기 중심적인 태도나 복장을 피하고 가능한 한 좋은 인상을 주도록 노력하라. 이것이 상대방에게 존중하는 마음을 표현하는 기본적인 매너이다.

젊은 사람 중에는 때때로 자신을 어필하려고 독특한 복장으로 나타나는 경우가 있다. 연예인처럼 특수한 직업을 가진 사람이 어쩌다가 촬영 현장에서 바로 온 경우가 아니라면, 가급적 상대방이 거부감을 갖지 않고 편안하게 대할 수 있는 태도와 복장을 갖추도록 하라. 또한 매일 출근하는 직장에서도 주변 사람들이 불쾌감을 느낄만한 태도와 복장은 피해야 한다. 그렇지 않으면 당신에 대한 평가는 낮아질 것이다. 경우에 따라서는 따돌림을 당하기도 하고, 본인이 없는 자리에서 비난을 당하거나 웃음거리가 되기도 한다.

흐트러진 복장은 곧 흐트러진 마음가짐. 무척 공감이 가는 말이다. 자신의 태도나 복장이 주변 사람들에게 불쾌감을 주고 있지는 않은지 걱정된다면, 솔직하게 물어보는 게 어떨까? 미국에 있을 때도 초미니스커트를 입고 출근하던 비서, 구깃구깃한 양복을 입고 근무하던 신입 사원, 목욕도 안 하는지 심한 악취를 풍기던 상사 등 대부분이 사람들에게 미움을 받았다. 아주 작은 배려가 큰 변화를 가져올 것이다.

항상 주변 사람들에게 감사하는 마음을 표현하라

사회생활을 하는 사람 대부분은 직장 내 인간관계로 힘들어한다. 이유는 다양하지만, 대부분의 경우에는 상사나 선배, 동료, 부하 직원 등 누군가와 성격이 맞지 않기 때문이다. 그렇다면 왜 성격이 맞지 않는 것일까? 보통 가치관이나 사고방식, 인생관, 성격, 성장 배경이 다르기 때문이라고 말한다. 그러나 이는 잘못된 생각이다. 오히려 다른 배경을 가졌기 때문에 서로 보완하며 잘 지내는 경우도 많다. 그렇다면 인간관계가 원만하지 않은 진짜 이유는 무엇일까? 그것은 서로를 인정하지 않기 때문이다. 그러면 어떻게 해야 서로 존중할 수 있을까? 해답은 간단하다. 항상 감사하는 마음을 표현하는 것이다. 곰곰이 생각해보라. 항상 당신에게 감사하는 사람을 싫어할 수 있겠는가? 그런 사람을 무시하거나 괴롭힐 마음이 생기겠는가? 오히려 당신도 그 사람에게 감사하는 마음을 갖게 되고, 좋아하게 될 것이다.

직장에서 좋은 인간관계를 형성하려면 주변 사람들에게 끊임없이 감사하는 마음을 전해야 한다. 상대방이 진심으로 느낄 때까지 계속하지 않으면, 무의미한 자기만족에 그치고 말 것이다. 인간은 혼자서 큰일을 할 수 없다. 누군가의 도움, 특히 주변 사람들의 이해와 응원이 필요하다. 우리는 자신도 모르는 사이에 많은 사람의 도움을 받는다. 때로는 혼자 힘으로 해낸 것처럼 느껴질 때도 있다. 그러나 냉정하게 생각해보면, 수많은 사람의 협력과 지원이 있었기 때문에 가능한 일이었을 것이다. 따라서 아주 작은 일이라도 누군가에게 도움을 받았다면, 진심을 담아서 감사하는 마음을 표현하라! 감사하는 마음은 빨리 표현할수록 성의가 잘 전달된다. 그러므로 도움을 받자마자 표현하는 것이 좋다.

믿지 못하겠다면 일단 시도해보기 바란다. 어제의 적군이 오늘은 아군이 될 것이다. 감사하는 마음을 표현하는 일은 상대방에게 강력하고 긍정적인 영향을 미치는 특효약이다.

약속 시간보다 먼저 도착하라

일에서나 사생활에서 반드시 지켜야 하는 게 있다. 바로 약속 시간이다. 그렇다고 칼같이 정확하게 도착하는 게 아니라 적어도 5분 먼저 도착하라는 것이다. 휴대폰이 보급되면서 시간을 잘 지키지 않는 사람이 많아졌다. 약속 시간에 늦어도 휴대폰으로 연락하면 된다고 생각하는 것일까? 그렇다면 큰 착각이다. 기본적으로는 약속 시간이 제한 시간이다. 약속 시간을 지키지 않는 사람은 신용을 잃는다. 반면에 5분 정도 여유를 두고 가면 예기치 못한 일이 발생해도 늦을 염려가 없고, 어떤 일이 일어나도 대응할 시간이 생긴다.

이유는 모르겠지만, 항상 5분 정도 늦게 나타나는 사람이 있었다. 그런데 그와 함께 일하는 사람들은 항상 회의 시간보다 5분 빨리 약속 장소에 도착했고, 결국 10분 넘게 기다리는 일이 계속되었다. 그런 상황이 반복되자, 사람들은 실제 약속 시간보다 5분 빠른 시간을 알려주기 시작했다. 그러자 그는 제시간에 도착했다. 결국 사람들은 "일부러 늦게 오는 거 아냐?" "다른 사람들을 다 기다리게 해서 자기가 제일 높은 사람이라는 걸 확인이라도 시키겠다는 거야?"라는 이상한 불신을 안게 되었다. 나중에는 그와 함께 일하던 사람이 하나둘씩 떠났고, 결국 그의 주변에는 아무도 남지 않았다.

절대로 약속 시간을 어겨서는 안 된다. 비록 상대방이 먼저 와 있다고 해도, 당신이 약속 시간보다 5분 일찍 약속 장소에 도착하면 남을 배려할 줄 아는 사람이라고 생각할 것이다. 또, 그만큼 당신을 높게 평가할 것이다. 별것 아닌 것 같지만, 시간에 관한 평가는 의외로 중요하다. 능력보다 더 높게 평가되는 경우도 있다. 적어도 내가 과거에 겪었던 상사들은 시간을 무척 중요하게 여겼고, 나도 언제나 약속 시간을 지켰기 때문에 능력 이상의 평가를 받았다. 5분이라는 짧은 시간으로 당신의 인생이 크게 달라질 수 있다. 딱 5분만 투자하면, 주변 사람에게 좋은 평가를 받을 수 있다.

누가 시키기 전에 스스로 찾아서 일하라

사람이란 본래 자기중심적인 존재다. 일을 할 때도 자신의 페이스대로 진행하고 싶어한다. 가령 상사가 "서류는 아직 안 됐나?"라고 물어보면 지금 하려고 했는데 왜 저렇게 서두르는 거지!라는 생각에 화가 치밀어오른다. 어차피 자기중심적인 사람들이 형성하는 사회라면, 일을 할 때도 자기중심적으로 진행할 수 있는 방법을 찾으면 된다. 그것은 바로 누가 시키기 전에 스스로 찾아서 일하는 것이다. 당연한 얘기지만, 당신을 고용한 회사는 당신이 돈을 받는 만큼 일하기를 기대한다. 당신도 그 점은 납득하고 있을 것이다. 또한 당신이 기대 이상으로 일을 하면, 그 대가로 월급이 올라가고 승진도 하게 된다. 그렇다면 항상 지혜와 센스를 발휘해서 상사가 무엇을 바라는지, 회사가 무엇을 요구하는지 등을 먼저 파악하고 일을 하는 편이 자신에게도 이득일 것이다. 요즘 승자 그룹, 패자 그룹이라는 말이 유행하고 있는데, 진정한 승패는 끝까지 가보지 않는 이상 누구도 알 수 없다. 승패는 인생의 한 부분만 봐서는 판단할 수 없기 때문이다. 인생의 다양한 국면에서 당신이 선택하는 가치 판단이 옳은지 그른지, 즉 이득을 보는지 손해를 보는지에 따라 최종적인 승패가 결정된다.

그렇다면 일을 할 때도 항상 승자 그룹을 목표로 노력해야 한다. 상사가 시키지 않아도 일찍 출근해서 청소를 하고, 자신의 업무가 아니라도 뭔가 자신이 할 수 있는 일은 없는지 항상 생각하고 행동한다. 귀찮은 일을 성실하게 해봤자 얻는 건 하나도 없다고 생각할지도 모르지만, 그것이야말로 회사와 다른 사람들을 위하는 일인 동시에 결국에는 자신을 위하는 일이라는 점을 깨닫기 바란다. 무슨 일이든지 스스로 찾아서 하는 사람은 상사에게 인정받고, 주변에서도 높은 평가를 받는다. 그리고 당신에게도 이득이 될 것이다.

즐겁게 일하는 자신만의 방법을 찾아라

하루는 24시간, 일주일은 168시간이다. 매일 7시간씩 잠을 잔다고 가정하면, 수면 시간은 총 49시간이다. 즉 깨어 있는 시간은 일주일에 119시간밖에 되지 않는다. 일을 하는 시간은 월요일부터 금요일까지 9시부터 18시(점심시간 1시간), 여기에 하루 1시간의 야근을 포함하면 일주일에 45시간. 출퇴근 시간을 왕복 1시간 반이라고 가정하면 7.5시간이 필요하다. 일주일 중 절반은 일을 하며 보낸다는 계산이 나온다. 그렇다고 일이 끝나자마자 자신만의 시간을 가질 수 있는 것도 아니다. 결국 월요일부터 금요일까지 깨어 있는 시간에는 거의 일을 하는 셈이다.

깨어 있는 동안 이렇게 일만 하는데, 어쩔 수 없이 억지로 일한다면 그야말로 시간을 낭비하는 것이다. 더 심하게 말하면 인생을 낭비하는 것이다. 어차피 똑같은 시간 동안 일할 거라면, 가능한 한 즐겁게 일하는 것이 좋지 않은가. 아무리 힘든 일이 있어도 억지로 미소를 지으면, NK세포(자연 살해 세포)라는 종양 세포를 융해하는 기능을 가진 세포의 수가 늘어난다고 한다. 모든 병이 마음에서 비롯되는 것은 아니지만, 마음가짐에 따라 어느 정도의 변화는 기대할 수 있다는 뜻이다.

세상에 쉬운 일은 없다. 수치로 경쟁해야 하는 업무, 더 나은 아이디어를 내서 다른 회사와 경쟁해야 하는 업무, 시간과 싸워야 하는 업무, 때로는 상대방을 무너뜨리지 않으면 성공할 수 없는 업무도 있다. 그렇기 때문에 일이 즐겁다기보다는 괴롭다고 느끼는 사람이 많을지도 모르겠다.

이런 경우에는 정말 작은 것이라도 좋으니까 업무의 한 부분만이라도 좋아하도록 노력하라. 억지로라도 노력하라. 지하철을 타고 거래처까지 가는 길이 즐겁다는 등 사소한 것이라도 좋다. 자신이 낸 아이디어로 만든 제품을 고객이 만족하며 사용하는 모습을 떠올리는 것만으로도 괴로움이 즐거움으로 바뀔지도 모른다. 어쨌든 억지로라도 좋아할 수 있는 것을 찾아라. 그러다 보면 어느새 그것을 좋아하게 될 것이다. 그러고 나서 좋아할 수 있는 또 다른 것을 찾고, 그렇게 노력하다 보면 결국에는 어떤 일이든지 즐겁게 할 수 있게 될 것이다.

매일매일 To Do List를 작성하라

업무에 조금씩 익숙해지면 할 일이 정말 많아져서, 시간에 쫓기는 나날을 보낼 것이다. 물론 어떻게 보면 당연한 일인지도 모른다. 그러나 하루하루 무엇을 위해서 어떤 일을 하는지 생각할 여유도 없이 정신없이 보낸다면, 효율적으로 일할 수 없다. 그렇다면 조금 일찍 출근해서 우선 오늘 해야 할 일 목록(To Do List)을 작성하라. 처음에는 그것만으로도 충분하다. 끝낸 업무는 줄을 그어서 지워나가면 된다. 일단 무엇을 해야 할지 파악하려면 목록을 작성해야 한다. 그렇게 하면 애매한 업무들이 더욱 분명해진다. 그 작업에 익숙해진 다음에는 우선순위를 매긴다. 업무는 시간이 흐르면서 바뀌기 때문에 목록을 작성했다고 해도 도중에 변경될 수 있다. 물론 변경된 부분에 대해서는 유연하게 대처한다. 그와 마찬가지로 우선순위도 바뀔 수 있기 때문에 아침에 생각한 우선순위에 집착할 필요는 없다. 자신이 생각한 우선순위와 실제 업무 간의 차이를 파악하는 것만으로도 충분히 목록을 작성할 가치가 있다. 또한 목록은 업무를 진행해나가는 과정에서도 큰 효과를 발휘한다.

미국의 일류 프로(변호사, 회계사, 비즈니스맨, 은행원, 기술자, 연구원 등)와 경영자는 매일매일 목록을 작성해서 실천한다. 또한 대부분의 미국 기업은 사원에게 목록 용지를 정기적으로 나누어준다. 일본에서도 생산성을 중시하는 직업을 가진 사람일수록 목록을 이용하는 경우가 많다. 업무의 흐름과 우선순위를 파악하고 유연하게 대처할 수 있게 되었다고 해도, 목록은 계속해서 작성해야 한다. 때로는 깜빡 잊어버리는 일도 있기 때문에 습관화하는 것이 좋다. 노트를 한 권 장만해서 목록을 작성하면, 업무의 흐름을 쉽게 파악할 수 있다. 다른 업무에서 차질이 생겼을 때, 목록 노트 안에서 해결의 힌트를 찾을 수 있을지도 모른다. 모든 경험을 100% 기억할 수는 없다. 목록을 작성해놓으면 언젠가 반드시 도움이 될 것이다.

최선을 다하고, 결과는 있는 그대로 받아들여라

눈앞에 있는 업무에는 집중해서 최선을 다해야 하지만 열심히 했다고 해도, 집중해서 했다고 해도 반드시 성공한다는 보장은 없다. 이것이 바로 업무라는 것이다. 열심히 한 만큼 반드시 좋은 결과가 나올 거라고 생각해도 자신이 깨닫지 못하는 실수를 했을 수도 있다. 그런 경우에 당신은 어떤 생각을 하는가? "열심히 했어도 성공하지 못하면 아무런 의미가 없어"라며 의욕을 상실할 것인가? 그렇지 않으면 "결과적으로 실수는 했지만, 여기까지 오는 과정에서 많은 것을 배웠어. 다음에는 실수하지 않도록 노력하자!"라며 활력을 되찾을 것인가? 물론 후자가 바람직한 자세라는 것은 말할 필요도 없다. 신입 사원 시절에는 실패를 했다고 해도 크게 비난받지 않는다. 혹시 실수라도 할까 두려워하면서 일을 하다 보면, 간단한 업무에서도 같은 실수를 되풀이할 수 있다. 사소한 실수에 신경 쓰지 말고 대담하게 도전해야 경험치를 높일 수 있다.

또 한 가지, 신입 사원이 실수를 했다고 해도 회사에 큰 손실이 생기는 일은 없다. 그렇게까지 중요한 업무를 신입 사원에게 맡길 리가 없기 때문이다. 어떤 의미에서 신입 사원의 실수는 어느 정도 예상하고 있는 부분이기도 하다. 그렇다고 해서 마음껏 실수해도 된다는 얘기는 아니다. 업무는 집중해서 최선을 다하고, 빈틈없이 진행해야 한다. 그런 자세로 열심히 했다면, 최악의 결과가 나와도 얻는 것이 있다는 말이다. 실수를 하면 왜 실수했는지 생각할 수 있는 좋은 기회를 얻었다고, 좋은 의미로 낙천적으로 받아들여라. 실수나 실패를 잊어버리는 것이 아니라 성공의 발판으로 삼는 것이야말로 가장 중요한 마음가짐이다. 실패를 두려워하며 위축되기보다는 일단 최선을 다해서 업무에 임하라.

다른 사람을 비판할 시간이 있으면 먼저 자신을 갈고닦아라

지금 시대에는 온 국민이 평론가이다. 연예계는 물론 정치나 경제에 대해서도 누구나 비판과 평론을 한다. 물론 그 타깃은 사회적인 화제만 국한되지 않는다. 오피스 건물이 늘어선 지역의 레스토랑 또는 술집에서 회사의 경영 방침이나 상사에 대해 평가하고 비판하고 평론하는 장면은 흔히 볼 수 있다.

얼마 전까지만 해도 술자리에서는 보통 평소에 쌓였던 울분을 터뜨리곤 했다. 쉽게 말하면 불평을 했다. 그런데 지금은 불평 같은 사소한 얘기가 아니라 통렬한 비난이나 중상모략으로 변하고 있다. 다른 사람을 평론하고 비판할 시간에 스스로를 되돌아보면, 자신의 성장에도 도움이 된다는 사실을 깨닫기 바란다.

평론과 비판에서는 자신이 주체이고 타깃은 언제나 다른 사람이다. 자신은 평론과 비판의 영역 밖에 있으면서, 무조건 자신이 옳다고 주장한다. 즉 자신이 성장하는 데는 아무런 도움도 되지 않는다. 다른 사람을 험담할 시간이 있으면, 먼저 자신을 갈고닦아라. 그렇다고 퇴근 후에 학원에 가서 공부하라는 얘기가 아니다. 좋아하는 책을 읽고, 좋아하는 음악을 들으러 가고, 동호회에 참가하는 등 자신을 갈고닦을 수 있는 방법은 많다. 퇴근 후에 외국어를 배우거나 경영대학원에 다니는 것도 좋은 방법이다.

동료와 함께 시간을 보내는 것이 무조건 나쁘다는 얘기가 아니다. 그것도 자신을 갈고닦는 데 도움이 될 수 있다. 이를테면 동료의 업무 진행 방식이나 학생 시절의 경험 등 자신과 다른 경험을 듣는 것이다. 모든 시간을 자신을 갈고닦는 데 쓰라는 얘기도 아니다. 자신을 갈고닦겠다는 마음가짐이 중요하다. 그 마음은 의식하지 않으면 좀처럼 몸에 배지 않는다. 평소부터 자신을 발전시키겠다, 자신을 갈고닦겠다고 끊임없이 다짐해야 한다. 그러다 보면 다른 사람들 평론하는 시간이 얼마나 무의미한 행동이었는지 깨닫게 될 것이다. 어디에 가든지, 무엇을 하든지 자신을 갈고닦자. 그것이 성공의 열쇠이다.

업무는 마감 시간을 계산해서 척척 진행하라

모든 업무에는 마감이 있다. 그렇다고 마감 시간까지 아슬아슬하게 끝낼 것이 아니라, 마감보다 빨리 작업을 마치고 확인 후에 제출해야 한다. 그것이 실수를 최소한으로 줄이는 방법이다. 이때 작업을 효율적으로 진행하려면 마감 시간과 확인 작업 시간을 계산해서, 언제까지 무엇을 하고 그 후에 어떻게 진행할지 첫 단계에서 일정을 짜는 것이 좋다. 단, 일정은 갑자기 변경될 수 있기 때문에 유연하게 대처할 수 있도록 여유를 가지고 진행해야 한다.

일정 계산이 끝났다면 바로 작업에 들어간다. 작업이 효율적으로 진행되어 시간이 남는 경우도 있을 것이다. 그때 오늘 작업은 끝났으니까 남은 시간은 적당히 보내자라고 생각하면 안 된다. 오늘 작업이 빨리 끝났다고 해서 다음 작업도 빨리 끝난다는 보장은 없다. 예정보다 시간이 걸릴 수도 있다. 그런 경우를 대비해서 남은 시간에는 다음 작업을 진행해야 한다. 그렇다고 무슨 일이든지 가능한 한 빨리 끝내려고 예정보다 더 빨리 진행하고, 그것 때문에 야근까지 할 필요는 없다. 시간이 남았다고 해서 적당히 시간을 보내서는 안 된다.

예를 들어 모든 작업이 예정보다 빨리 진행되어 정해진 마감 시간보다 사흘 먼저 끝났다고 하자. 작업이 빨리 끝났다고 화를 내는 사람이 있을까? 민폐라고 생각하는 사람이 있을까? 작업이 빨리 끝나면, 다음 업무가 주어질지도 모른다. 빠르고 정확하게 업무를 처리하면, 당연히 높은 평가를 받게 된다. 그러나 적당히 시간을 보내고 있으면, 주변 사람들이 금방 눈치챈다. 이미 예전에 작업이 끝났다는 사실을 뻔히 아는데도 마감 직전에 제출한다면, 아무리 정확하게 처리했다고 해도 평가는 거기서 그치고 만다. 시간은 돈이다. 시간을 적당히 때우지 말고 의미 있게 보내라. 처음에 정한 일정에서 지켜야 할 것은 마감뿐이다. 마감을 지키려면 완벽한 일정을 짜고 매일매일 철저하게 체크하라!

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