인문교양

일 잘하는 사람들의 시간관리

시간 관리 황금률

세상에서 가장 영향력 있는 사람들은 목적을 달성한 사람들이다. 이들은 자신에게 적합한 일하는 습관을 터득하고, 할 일을 철저하게 계획하며, 우선순위를 짜임새 있게 정하여 시간을 적절하게 배분함으로써 시간을 효율적으로 관리할 줄 아는 사람들이다. 다음과 같은 간단한 원칙들을 실천한다면, 여러분도 성취하는 사람이 될 수 있다.

일일 계획을 세우고 최대한 지킨다 

자신의 경험에 비춰 보면 정상적인 업무 시간(상사나 고객과 만나는 시간) 이외에 계획, 면담, 사색, 동호회 활동, 글쓰기, 전화하기, 산책하기에 가장 적합한 시간이 언제인지 알 수 있다. 아직 불확실하다면, 며칠 동안의 생활을 낱낱이 기록하고 자신이 시간을 어떻게 보내는지 분석해 본다. 먼저 하루 계획부터 시작하자. 그러면 그 하루하루는 생산적인 삶을 지속시키는 발판이 되어줄 것이다. 동료나 직원들에게 여러분의 하루 생활을 알려 주면, 그들도 여러분을 방해하지 않도록 노력할 것이며, 따라서 그만큼 많은 일을 성취하게 될 것이다.

일의 중요도와 긴급성에 따라 우선순위를 정한다

자신이 이루고 싶은 목표에 심혈을 기울인다. 사람은 저마다 우선순위와 신속하게 해결해야 할 문제도 다르다. 일의 긴급성과 중요도에 따라 우선순위가 달라진다. 사람들은 대부분 긴급한 일을 먼저 하기로 결정하고도 마감 시간이 닥쳐서야 허둥지둥 서두른다. 이들은 대개 다른 사람들의 갑갑증을 풀어주거나 그들의 문제를 대신 해결해 주기라도 할 듯이 시간을 보내기 일쑤이다.만약 과중한 업무 때문에 일이 지지부진할 때는 다음과 같은 방법을 시도해 보자.

"다른 사람들의 손에 자신의 시간을 내맡기지 말아라."

① 일하는 시간을 늘린다

새벽이나 한밤중에 한두 시간을 내어 학습을 하거나 기타 필요한 일을 처리한다. 물론 작업량은 많아지겠지만 피로가 겹쳐 자칫 작업의 질이 떨어질 수도 있다.

② 더 효율적인 방법을 모색한다

강한 극기심을 발휘한다면 더 많은 일을 할 수 있다. 이럴 경우 여러분은 자신을 관리하는 탁월한 효율성 전문가가 되어 시간, 일의 진척 상황, 마감 시간을 꼼꼼히 점검해야 한다. 마감 시간을 염두에 두고 최선을 다하면 작업은 완성하겠지만, 일에 매몰되다보면 대인 관계를 그르칠 우려가 있다.

③ 중요한 일에만 총력을 기울인다

이것이 가장 좋은 방법이다. 해야 할 일을 결정한 뒤 우선과제부터 착수하라. 과제를 "필수" "필요" "불필요"로 세분화라는 것이 좋다.

정신 집중이 필요한 일은 가장 능률적인 시간에 처리한다

작업 능률이 가장 좋은 시간은 언제인가? 능률이 최고로 오르는 시간을 확인하고, 그 시간을 최대한 활용하라. 어떤 사람들은 "부지런한 새"처럼 남보다 먼저 새벽을 연다. 이들은 모두가 잠든 고요한 새벽에 일어나 가장 생산적인 일을 한다. 또 어떤 사람들은 직장에 출근한 직후 오전 시간에 가장 능률이 오른다. 만약 여러분이 여기에 속한다면, 이 시간에 신문이나 전자우편을 읽거나 일상적인 전화를 하느라 시간을 허비하지 말아야 한다. 그런가 하면 저녁이나 조용한 밤에 가장 일이 잘 되는 사람들도 있다. 이런 사람들은 흔히 "올빼미"로 불리고, 새벽 일찍부터 일을 시작하는 사람들은 "닭"에 비유된다.

잡다하고 사소한 일은 다른 사람에게 맡긴다

여러분에게 필요한 마음가짐은 "오늘 나는 더 열심히가 아니라, 더 지혜롭게 일할 것이다"이다.

보다 중요한 일, 즉 가장 먼저 해야 할 일에 전념하라. 별 어려움 없이 가볍게 처리할 수 있는 불필요한 일에 시간을 빼앗기지 말고, 시간이 많이 걸리는 잡다한 일은 다른 사람에게 맡긴다.

해야 할 일을 계획하되, 행동하기 전에 생각한다

구상을 하고 계획을 세우는 데 투자하는 시간은 자신의 미래에 대한 확실한 투자이며, 따라서 하루 중 꼭 필요한 시간이기도 하다. 계획은 작업 일과와 작업습관에 따라 달라진다. "새벽에 일어나는" 사람들은 주로 새벽 시간에 중요한 작업을 하며, 반대로 하루를 마감하는 늦은 밤에 하는 사람도 있다. 계획은 간결하면서도 융통성 있게 세운다. 머피가 말했듯이, "애초에 잘못 될 가능성이 내재되어 있는 일은 어떤 식으로든 잘못 되게 마련"이므로, 상황에 따라 계획표를 적절하게 조절하는 유연한 자세가 필요하다. 일의 우선순위도 시시때때로 바뀔 수 있다. 그러나 방향 설정만 제대로 되어 있다면 그다지 염려할 필요는 없다. 하루, 일주일, 한달 계획표를 세우는 것도 중요하다.

작업량이 많은 것은 자신의 능력에 맞게 세분한다

단계적으로 일을 처리한다. 여러분을 성공의 길로 이끌어줄 지침 한 가지가 있다. 이 지침은 언제 어디서나 어김없이 효과를 발휘한다. "작업량이 큰 일은 소단위로 나누어 한 번에 한 가지에만 전념하라."

먼저 하고자 하는 일을 구체적으로 설정하고, 스스로 시간 제한을 정한 다음, 최선을 다하여 완수한다. 처음부터 지나친 욕심을 부리지 말고, 실현 가능한 계획을 세운다. 어려운 작업의 첫 단계를 완수하면 그 다음 단계를 실행하는 데 큰 힘이 된다. 이것은 어떤 일이나 마찬가지다. 직접 해보면 그 위력을 실감할 것이다!

자수성가한 사람들은 대부분 작은 일부터 시작했다. 그들은 실현 가능한 최대 목표를 설정하여, 자신의 실수와 다른 사람들의 시행착오를 교훈 삼아 하나의 작은 사업에서 출발하여 성과를 거두었다. 그런 다음 연쇄점, 모텔, 호텔, 농장 등 대규모 사업까지 확장한 것이다. 무릇 하나의 작은 성공이 더 많은 성공을 낳는 법이다.

한 번에 한 가지 일에만 전념한다

일단 시작한 일은 마무리짓는다. 촐싹거리며 한 곳에서 다른 곳으로 날아다니는 "메뚜기" 같은 사람이 되지 않도록 주의하라. 한 번에 한 가지 일에만 몰두한다. 일단 시작한 일을 성실하게 수행한 후에 다음 작업을 시작한다.

전화 통화도 계획을 세운다

전화할 대상과 용건을 간단하게 적어둔다. 단 몇 초의 시간을 내서 전화를 하거나 전자 우편을 보낼 대상과 용건을 정리해 두면, 귀중한 시간을 절약할 뿐만 아니라 훨씬 더 분명하게 의사 표현을 할 수 있다. "마음의 평화를 얻기 위한 시간을 할애하라."

휴식과 여가 활동 시간도 마련한다

사람에게는 여가 활동과 휴식이 필요하다. 잠시 일에서 벗어나 제 충전할 시간을 가지면 좀더 현명한 선택을 할 수 있으며, 그만큼 작업 능률도 오른다. 여가 활동을 할 짬도 없다고 불평하는 사람은 다른 누구보다 시간을 제대로 활용하지 못하는 사람이다.

완전 무결이 아니라, 자기 능력을 최대한 발휘하는 데 목표를 둔다

하나의 일에서 얻을 수 있는 성과 이상의 시간을 투자하지 말아라. 완벽주의자들은 대개 일을 지연시키는 사람이 되고 만다. 여러분의 목표는 자신의 능력을 최대한 발휘하는 것이지, 귀중한 시간을 낭비하는 것이 아니다.

시간 관리 행동 지침과 점검표

명상 시간 : 혼자하는 휴식

성공한 경영인의 밑거름은 포부 창의력, 그리고 철저한 계획이다. 유능한 경영인은 직원들이 새로운 아이디어를 창안하고, 계획을 세우고, 실험할 수 있는 작업 환경을 창출한다. 좋은 아이디어는 꽃을 피우기까지 잘 보살펴야 한다. 다시 말하면 "배양" 기간이 필요한 것이다. 경영자도, 연구자도, 다양한 직종에 종사하는 수많은 사람들도 혼자서 조용히 생각하고 궁리할 수 있는 시간과 공간이 필요하다.

명상 시간 만들기

① 자신의 생활 속도를 낮춘다.

② 하루 계획을 세우고 독서할 시간을 마련한다.

③ 하루를 마감하면서 다음날의 계획을 세운다.

④ 일찍 일어나라. 그러면 운동이나 산책을 하거나 최소한 여유 있게 아침 식사할 시간을 확보할 수 있다.

⑤ 일찍 출근하여 조용한 시간을 활용한다.

⑥ 어려운 기획 사업을 추진할 때는, 사업의 주제를 연구하고 아이디어를 메모해 둔다.

⑦ 생각하고 계획을 세울 시간에는 무선 호출기나 휴대폰을 꺼둔다.

명상 시간을 효과적으로 활용하는 법

① 긴장을 풀 수 있도록 조용히 생각에 잠기거나 요가 또는 태극권을 한다.

② 감미로운 음악을 듣는다.

③ 휴일을 편안하게 보낸다.

④ 낚시, 도보 여행, 등산, 수영을 하거나, 호젓한 야외로 나가 일의 중압감에서 잠시 벗어난다.

⑤ 새로운 아이디어를 수집할 수 있는 워크숍 공동 학습, 세미나에 참석한다.

⑥ 새로운 곳을 여행하며 다른 사람들이 살아가는 모습을 구경한다. 이런 여행을 통해 새로운 생각을 하게 되고 자신의 삶을 긍정적으로 바라볼 수 있는 여유를 얻을 수 있다.

⑦ 가족과 즐겁게 지내며 그들의 장래에 대해 생각하는 시간을 마련한다.

시간 절약 : 근무 시간의 효율적 활용

작업 습관을 제대로 형성하면 시간과 노력을 훨씬 더 많이 줄일 수 있다.

① 자신이 해야 할 일, 즉 책임과 의무에 대해 정확히 인식하고 있는지 확인한 다음, 만약 그렇지 않을 경우 자신의 일을 재정립한다.

② 자신이 수행해야 할 작업량을 점검하고 불필요한 업무와 시간을 낭비하는 업무 방식을 목록으로 작성한다.

③ 잡념을 버리고 정신을 집중할 수 있는 시간을 갖는다.

④ 항상 계획을 세워 일을 한다.

⑤ 목적과 목표를 달성하기 위해 총력을 기울인다.

⑥ 자신의 업무 방식에 가장 잘 맞는 방법을 모색한다.

⑦ "관료적 형식주의"를 최대한 버린다.

⑧ 작업 능률의 최고 시간대를 파악하여 잘 활용한다.

⑨ 자신이 맡은 업무에 최선을 다한다.

⑩ 일의 중요도에 따라 우선순위를 정한다.

⑪ 신속하게 결정할 수 있는 능력을 함양한다.

⑫ 완벽주의자가 되려고 집착하지 않는다.

⑬ 우편물은 신속하게 분류하여 정리한다.

⑭ 가장 먼저 받은 전자 우편부터 확인하되, 24시간 이내에 모두 회신을 보내도록 노력한다.

⑮ 일상적인 답신을 보낼 때 사용할 모범 서신을 보관해 둔다. 外

전화 걸기 : 시간 절약과 활용

"전화는 가장 효과적인 시간 절약 도구이자, 최대의 시간 낭비 도구이기도 하다."

다음과 같은 지침을 지킨다.

① 시간을 절약하고 전화의 장점을 최대한 활용한다.

② 자주 사용하는 전화 번호 목록을 전화기 가까운 곳에 비치해둔다. 자동 기억 장치와 자동 재 발신 버튼을 이용한다.

③ 핸즈프리 전화기나 송수신기를 고정시키는 어깨 걸이를 이용하면 통화를 하면서 메모를 할 수 있다.

④ 자동 응답기를 작동시켜 메시지를 녹음해 둔다. 여행을 할 때 자기 집에 전화를 걸어 비밀 번호를 누르면 외부에서도 메시지를 확인할 수 있는 전화기도 있다.

⑤ 업무상 필요한 전화는 계획을 세운다. 전화를 걸기 전에, 논의해야 할 요점이나 질문 사항을 미리 정리해 둔다.

⑥ 들리는 것에 따라 인상이 전적으로 달라진다. 말하기 전에 먼저 웃고 상냥하게 의욕적으로 들리도록 노력한다.

⑦ 예리하게 듣는 것이 중요하다. 상대방의 어조나 억양을 주의 깊게 듣고, 상대방이 정신 없이 바쁜 시간에 전화를 한 것은 아닌지 감지한 다음, 만약 통화하기 힘든 상황이라고 판단되면 나중에 전화하겠다고 제안한다.

⑧ 자신의 말을 삼가고 상대방에게 말할 시간을 준다. 이따금 자신의 말을 자제하고 상대방이 생각하고 대답할 수 있는 시간을 준다.

⑨ 상대방의 이름을 부른다. 만약 이름을 정확히 모를 경우에는, 통화할 사람의 이름을 전화 교환수에게 물어본다.

⑩ 상대방이 편리한 시간에 전화를 한다. 상대방의 업무 시간대를 미리 파악한다. 국제 전화인 경우, 시차와 전화 요금 할인 시간대를 고려한다.

⑪ 장거리 전화를 할 때 : 전화 교환수에게 자신의 현재 위치와 전화 받을 사람을 먼저 알려주면, 한결 신속하게 전화 연결을 할 수 있다. 자주 이용하는 참고 자료는 전화기 가까운 곳에 비치해 둔다. 만약 자세한 정보를 문의하는 외부 전화라면, 상대방을 오래 기다리게 하지말고, 정보 출처를 확인해서 특정 시간에 전화하겠다고 제안한다.

⑫ 고객의 항의 전화를 받을 때 : 어설픈 핑계로 무마하지 말고, 먼저 고객의 불평을 호의적으로 들어준다. 문제점을 알려준 데 대해 감사의 말을 전하고, 정확한 조사를 한 다음 전화를 하겠다고 제안한다. 최대한 빨리 진상을 파악한 다음, 그 고객에게 전화를 하여 문제점에 대해 어떤 조처를 취할 것인지 설명해준다.

전화 판촉

① 자기 자신과 회사에 대해 소개한다.

② 친밀감을 형성한다.

③ 전화를 건 목적을 밝히고 제품의 장점을 설명한다.

④ 방문 날짜나 사용 설명회 날짜를 정한다.

⑤ 친근한 인사말로 전화를 끝낸다.

전화 교환수와의 관계

① 일반적으로 전화 교환수는 자신의 회사에 전화를 한 사람과 처음 통화하는 사람이기 때문에 그들의 역할이 매우 중요하다. 따라서 전화 교환수를 철저하게 교육시켜야 한다. 직원의 담당업무, 회의 일시와 장소, 간행물의 이름, 사무실이나 매장의 활동에 대해 항상 통보해 주어야 한다. 전화 교환수와 밀접한 관계를 맺을수록 자신의 업무를 원활하게 성사시킬 수 있다.

② 전화 교환수에게 자신의 일거수일투족을 알려준다. 중요한 장거리 전화가 왔을 때 여러분의 소재가 파악되지 않는다면, 그 거래는 놓치고 만다. 전화 교환수에게 자신의 휴대폰 전화 번호를 알려두는 것이 좋다.

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