인문교양

너무나도 쉬운 비즈니스 글쓰기

좋은 비즈니스 글쓰기

기본에 충실해야 한다

회사의 중요한 서류에 해당되는 공문서나 보고서, 제안서 등을 쓰는 비즈니스 라이팅은 일반 글쓰기보다 목적의식을 비교적 분명히 해야 한다. 사업적인 목적이 강한 만큼 목적을 분명히 인식하고 기본적인 원칙만 제대로 지킨다면 좋은 비즈니스 글을 쓸 수 있다.

비즈니스 라이팅의 기본 원칙은 일반적으로 크게 다섯 가지로 분류할 수 있다. 먼저 글을 읽는 대상을 정확히 파악해야 한다. 비즈니스 글은 읽는 대상이 상당히 제한적이다. 독자가 한 사람일 수 있고 몇몇 소수일 수도 있다. 이때 대상이 누구냐에 따라 글의 표현과 양식이 달라진다. 그러므로 대상이 누구인지 정확히 파악하고 글을 써야 한다.

두 번째, 내용이 정확하게 전달되어야 한다. 아무리 좋은 글이라도 내용을 제대로 전달하지 못하면 아무 소용이 없다. 특히 사업적인 이유로 쓰는 비즈니스 글에서 정확한 내용 전달은 생명과도 같다.

세 번째, 가능한 쉽게 써야한다. 흔히 글을 쓸 때 화려한 미사여구가 들어가야 좋은 글이라고 생각하는 경향이 있지만 좋은 글이란 독자들이 읽기 쉽고 이해하기 쉬운 글이다. 언론 기사를 좋은 글의 사례로 평가하는 이유도 독자들이 읽기 편하고 이해하기 쉽기 때문이다. 비즈니스 글도 마찬가지다. 읽는 사람이 제대로 이해할 수 없는 글은 쓰나마나 한 것이다.

언론에서 기사를 쓸 때 기본이 되는 기사 작성의 원칙이란 것이 있다. 정확성과 명확성, 간결성이다. 정확성은 사실을 정확하게 기술하는 것을 말하고 명확성은 단어나 문장을 구사할 때 모호한 표현을 쓰지 말라는 것이다. 그리고 간결성은 문장을 최대한 짧게 구성하라는 의미다. 비즈니스 글을 쓸 때도 기사 작성의 3원칙을 준수하면 훨씬 좋은 글을 생산할 수 있다.

네 번째, 격식을 제대로 갖춰야 한다. 비즈니스 글은 어떤 글보다 격식을 중요시한다. 일반 글은 자유로운 형식에 따라 자유롭게 쓸 수 있지만 비즈니스 글은 형식에 제한이 있다. 비즈니스 글에서 격식을 중요시하는 것은 읽는 사람으로 하여금 보기 쉽고 읽기 편하게 하기 위해서다.

다섯 번째, 최대한 완벽해야 한다. 비즈니스 글은 혼자 작성하고 혼자 마무리한다. 일반 글은 완성되기까지 다른 사람에 의해 적어도 한두 번의 수정 과정을 거친다. 신문기사도 취재기사가 원고를 작성하면 교열기자가 다시 손을 본다. 단어나 문장 표현에 오류가 있을 때는 이 단계에서 수정을 한다. 그러나 비즈니스 글에는 그런 시스템이 없다. 본인이 작성한 글은 곧바로 상사에게 넘겨지고 그 즉시 평가가 내려진다. 그런 만큼 비즈니스 글은 본인이 글을 쓰는 동안 직접 고치고 다듬는 일을 반복하면서 완벽함을 기해야 한다. 기본적으로는 맞춤법이나 띄어쓰기, 표현과 규격을 확인해야 한다. 그래야만 상사에게 좋은 평가를 받고 능력도 인정받을 수 있다.

마지막으로 정해진 시간에 글을 완성해야 한다. 비즈니스 글은 집에서 한가한 시간을 선택해 글을 쓰는 것이 아니라 업무 중에 어떻게든 마무리를 지어야 한다. 아무리 야밤에 글이 더 잘 써진다고 해도 비즈니스 글은 업무 시간에 작성하는 것이 원칙이다.

비즈니스 글쓰기의 전략

비즈니스 글쓰기의 핵심 포인트

비즈니스 글은 일반적인 글에 비해 형식적인 면을 상당히 중요시한다. 내용 또한 일목요연하고 간단하게 전개해야 한다. 무엇보다도 비즈니스 글은 의무적인 글인 만큼 정확하고 확실해야 한다.

일부에서는 비즈니스 글을 쓸 때 신문기사 작성의 기본이 되는 육하원칙을 적용하려는 경향이 있다. 그러나 육하원칙을 지키느라 오히려 글의 내용이 이해하기 어려워진다면 아니 씀만 못하다. 아무리 좋은 글쓰기 방법이라도 효율적이지 않으면 소용이 없다. 육하원칙을 기준으로 글을 쓰는 것도 한 방법일 뿐이다.

비즈니스 글의 핵심 포인트는 왜 글을 써야 하는지 명확히 파악하는 것이다. 그리고 누구를 위해, 무엇을, 어떻게 써야 하는지 제대로 파악하고 있어야 한다.

특히 비즈니스 글을 쓸 때 일차적으로 왜 쓰는지, 즉 글을 쓰는 목적이 무엇인지 파악하는 것이 중요하다. 비즈니스 글은 분명 상사의 지시, 또는 업무상 필요에 따라 쓴다. 이때 글을 쓰는 이유가 명확해야 그에 맞는 글을 생산할 수 있다.

비즈니스 글을 쓰는 이유는 크게 네 가지다. 첫째는 요청이나 확인을 부탁하는 경우다. 업무를 추진하다 보면 업무 내용에 대한 요청이나 확인을 요구해야 할 때가 있게 마련이다. 부서 내에서 자체적으로 해결되는 사안을 제외하고는 사소한 업무 하나를 추진하더라도 다른 부서는 물론 회사 차원에서 요청해야 하는 일이 많다. 외부 기관이나 단체에 확인을 요구해야 할 사안도 적지 않다. 물론 이때에는 대개 공문서 형식으로 쓴다. 공문서는 공식적인 문서를 의미하는 만큼 일정한 양식과 격식을 갖추고 있다.

둘째는 정보 제공을 위해서다. 회사에서 추진하는 일은 정보를 제공해야 성사되는 경우가 많다. 회사 자체에 대한 정보뿐만 아니라 행사를 개최하거나 제품을 개발했을 때에는 반드시 정보를 제공해야 한다. 그래야만 소비자나 고객이 활용할 수 있다.

셋째는 명령이나 지시를 위해서다. 업무를 추진할 때 관련 부서나 외부 기관, 단체에 명령이나 지시를 내려야 하는 일이 적지 않다. 이때에는 어떤 내용을 어떤 식으로 명령하고 지시할지 분명히 해야 한다. 명령이나 지시는 막연히 요청이나 협조를 구하는 차원의 사인이 아니다. 업무를 효율적으로 추진하려면 꼭 필요한 부분이다.

넷째는 제안이나 기획을 할 때이다. 일을 하다 보면 업무에 대한 제안을 하거나 기획을 해야 할 때가 생긴다. 어떤 업무를 어떻게 혁신적으로 개선할지, 어떤 방향으로 추진할지에 대한 의견을 제시하는 것이다. 특히 회사의 큰 행사나 중요한 업무를 추진할 때는 대부분 제안서나 기획서를 제출한다. 이때도 왜 글을 쓰는지 정확히 파악하고 있어야 제대로 된 글을 생산할 수 있다. 제안이나 기획을 파악하고 있어야 제대로 된 글을 생산할 수 있다. 제안이 기획을 위한 글에는 상당히 깊이 있는 내용을 담아내야 한다. 동시에 종합적인 판단과 예견적인 지식이 필요하다.

이처럼 비즈니스 글은 목적에 따라 다양한 전개 방식이 존재하는 만큼 왜 글을 써야 하는지 목적이 분명히 해야 한다.

실전! 비즈니스 글쓰기 - 내부용 글쓰기

기획서 쓰기

기획서는 비즈니스 글 가운데 체계적인 글쓰기에 속한다. 기획서는 일반 비즈니스 글과는 달리 글의 분량이 많을 뿐만 아니라 깊이 있는 내용을 담아내야 한다. 적게는 10여 장, 많게는 100장이 되는 경우도 있다. 기획서는 회사의 업무를 추진하는 데 상당히 중요한 글이다. 사업의 확장이나 업무 개발, 기술 개발, 제품 개발과 생산에 이르기까지 중요한 일에는 반드시 기획서가 작성되고, 대외적으로 업무를 추진하는 데에도 핵심적인 역할을 한다.

예를 들어 외부 사업을 추진하고자 할 때에는 대부분 공개경쟁 방식을 채택한다. 사업 주체 측에서는 여러 회사에서 낸 기획서를 검토해 최종 결정을 내린다. 이때 기획서를 얼마나 정확하게 잘 작성했는가, 얼마나 설득력 있고 체계적으로 작성했는가에 따라 일의 성패가 결정된다. 때문에 기획서는 회사의 경영과 직결된다. 좋은 기획서를 써 사업을 따내면서 회사의 실적이 올라가지만, 사업을 따내지 못하면 경영상 어려움을 겪는 경우도 있다. 그런 점에서 기획서는 회사의 운명을 결정짓는 비즈니스 글이다.

기획서는 하나의 프로젝트나 계획을 글로 담아낸 문서를 의미한다. 어떤 프로젝트에 대한 생각이나 의견을 드러낸 비즈니스 글이다.

기획서는 어떤 내용을 중심으로 서술하는가에 따라 제안서와 계획서, 의견서로 구분한다. 제안서는 사업이나 업무의 제안을 내용으로 하는 글이고, 계획서는 사업이나 업무, 활동의 계획을 담아내는 글이다. 의견서는 사업이나 업무에 대한 생각이나 의견을 담아내는 글이다. 그러나 이들 글은 큰 차이가 없다. 일부 회사에서는 동일한 내용을 명칭만 달리해서 표현하는 경우도 있다. 글 쓰는 방식이나 내용 전개도 거의 비슷하다. 때문에 기획서란 이 모든 글을 통칭하는 것이 일반적이다. 결국 제안과 계획, 의견 중 어느 쪽에 무게 중심을 두느냐에 따라 구별은 되지만 기획서로 일괄해서 적용하는 것이 글쓰기에 도움이 된다.

기획서는 상당히 분석적이고 체계적인 글이기 때문에 작성하는데 적지 않은 시간이 든다. 비즈니스 레터나 공문서와 달리 기획서는 나름대로 충분한 정보와 자료를 수집해야 하고 수집한 내용을 다시 글로 서술해야 한다.

정보와 자료의 수집 또한 만만치 않다. 문서 자료뿐만 아니라 현장방문이나 다른 회사의 자료도 참고로 활용해야 하는 경우도 있다. 그래서인지 기획서는 신입 사원이 작성하는 일은 그리 많지 않다. 어느 정도 직장 경력이 있고 능력도 있어야 부분적으로 가능하다.

기획서 작성은 우선 무엇을 기획할 것인지가 분명히 정해져야 한다. 마케팅에 대한 기획서인지, 회사 경영에 관한 기획서인지, 아니면 홍보에 대한 기획서인지가 명확해야 한다. 그 다음으로 기획의 내용에 대한 정확한 상황 분석이 동반되어야 한다.

실전! 비즈니스 글쓰기 - 웹 글과 프레젠테이션

프레젠테이션 

발표는 글쓰기 못지않게 중요하다. 발표가 사회생활의 기본능력에 속한다는 인식이 확산되면서 대학 교육에서도 상당히 중요시하게 되었다. 일부 대학에서는 아예 발표와 토론이란 교과목을 개설해 시행하고 있다. 발표는 개인의 생각이나 지식을 전달하거나 소개할 때에도 필요하다. 특히 직장인들에게 발표는 개인의 능력과 직결된다.

어떤 형식으로 발표하느냐도 상당히 중요하다. 발표는 자신의 전하고자 하는 메시지를 분명하고 효과적으로 전달하는 것이 목적이다. 특히 듣는 사람을 염두에 두고 얼마나 효과적이고 체계적으로 자신의 의견이나 주장을 전달하느냐가 관건이다. 과거에는 요약문을 작성해 발표하는 경우가 많았지만 최근 컴퓨터를 활용해 발표하는 일이 보편화되었다.

프레젠테이션은 보고, 또는 발표를 의미한다. 대중에게 자신의 의견이나 업무 내용을 설명하는 행위인 것이다. 직장에서는 흔히 축약해서 PT라고 말한다. 프레젠테이션은 연설만으로 가능하지만 브리핑 차트나 투영기(Over Head Projector: OHP), 35밀리미터 슬라이드, 유인물을 함께 사용하기도 한다. 액정 패널(LCD Panel)이나 액정 비전(LCD Vision), 비디오 프로젝션(Video Projection)을 이용해 시각적으로 더욱 생생하게 발표하는 경우도 많다.

프레젠테이션은 무엇보다 사업상, 또는 업무상의 내용을 상대에게 정확하고 효과적으로 전달하기 위한 행위인 만큼 다양한 자료를 활용할 수 있지만 직장에서 가장 많이 활용되는 것은 파워포인트다.

파워포인트 작성은 시각적 효과가 우선이다. 일반 글을 쓸 때는 내용이 깊이 있고 논리적으로 담아내야 하지만 파워포인트는 핵심적인 내용만을 담아내면 된다. 글의 핵심적인 내용을 파악하고 그 내용을 어떻게 요약적인 문장으로 담아내느냐가 관건이다. 그런 만큼 파워포인트의 작성은 다른 비즈니스 글쓰기보다 어렵지 않다. 핵심적인 내용을 끄집어내어 표현할 수 있는 능력만 있으면 누구나 가능하다.

주옥같은 비즈니스 글쓰기

비즈니스 글의 표현법

글에는 나름대로 표현 규칙이 있다. 글의 표현 규칙은 글 쓰는 사람의 편리 도모보다는 독자를 위한 배려다. 독자가 가능한 한 내용을 빠르고 정확하게 이해도록 하는 데 목적이 있다. 물론 개인적으로 쓰는 글에는 표현 규칙이라는 게 없다. 개인이 잘 이해하면 그만이다. 암호를 사용하든 비밀 문자를 사용하든 상관이 없다. 그러나 공적인 글이나 공개적인 글을 쓸 때는 독자를 의식하는 것이 최소한의 에티켓이다.

비즈니스 글의 표현 규칙이 필요한 이유는 회사 또는 사업상의 목적에 좀더 부합하는 내용을 표현하기 위해서다. 그리고 특별한 경우가 아니면 대부분 다른 글의 표현 규칙을 그대로 수용한다. 특히 미디어 글의 표현 규칙을 따르면 어느 정도 쉽게 활용할 수 있다.

■ 존대어는 상황에 맞게 사용한다

비즈니스 글은 정중함과 예의를 갖추는 것이 기본인 만큼 일반적으로 존대어를 사용한다. 예를 들어 직장인들이 가장 많이 쓰는 비즈니스 레터의 경우 거의 존대어를 사용해야 한다. 공문서나 기안서도 마찬가지다. 그러나 기획서나 보고서, 보도 자료는 존대어를 사용하지 않는다.

■ 약칭은 두 번째 언급부터 사용한다

글을 쓰다 보면 약칭을 사용하는 일이 생긴다. 특히 조직이나 단체의 이름이 상당히 긴 경우에 매번 원이름을 그대로 쓰면 글을 쓰는 사람도, 읽는 사람도 번거롭기는 마찬가지다. 이럴 때는 두 번째 언급부터 약칭을 사용하는 것이 일반적이다. 반드시 약칭을 사용한다는 언급을 괄호를 통해 미리 서술해야 한다.

■ 인명은 반드시 한글로 표기한다

비즈니스 글에서 인명이 직접 거명되는 경우는 많지 않은데 거론할 경우에는 한글로 표기하는 것이 원칙이다. 한자를 병기할 때에는 괄호를 사용한다. 일부 비즈니스 레터에서는 발신자의 이름을 한자로 쓰기도 하는데, 특별한 경우가 아닌 한 한글 이름을 사용하는 것이 좋다.

■ 인명의 경칭으로는 남녀를 불문하고 님자를 붙인다

비즈니스 글을 쓰다 보면 인명 사용에 대해 고민하게 된다. 그냥 인명만 사용해도 되는지, 인명 다음에 경칭을 붙여야 하는지 결정하기 쉽지 않다. 비즈니스 글은 대부분 고객 또는 소비자를 대상으로 하는 만큼 남자와 여자를 불문하고 이름 다음에 님자를 붙이는 것이 원칙이다.

■ 가급적 인물의 직함을 사용한다

비즈니스 글에서 직함이 있는 인물을 거명할 때에는 님자 대신 직함을 사용하는 것이 원칙이다. 직함은 회사나 단체명과 분리해서 사용하는 것이 일반적이다.

■ 외국인의 이름은 원음 그대로 표현한다

외국인의 이름은 현지 발음 그대로 써주는 것이 원칙이다. 영어권 인명도 원 발음을 그대로 살려 표기한다. 일부 낯선 외국인의 이름을 언론사마다 다르게 표현하는 경우가 가끔 있는데 원 발음을 그대로 살려주는 것이 좋다. 물론 한자권인 중국인과 일본인의 이름을 표기할 경우에는 원음그대로 써주고 괄호 안에 한자를 병기해도 무방하다.

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