인문교양

■ 저자 야하타 히로시
경영 컨설턴트.액세스비즈니스컨설팅(주)의 대표이다. 대학 졸업과 동시에 사회인 교육 기관을 설립하여 기업·단체의 인재 육성 및 대학 강의 활동을 해왔으며,현재 기업 컨설팅을 중심으로 교육, 인재 육성, 집필 활동, 강연을 전개하고 있다. 전문 분야는 경영 전략, 영업 전략, 매니지먼트, 리더십,비즈니스 커뮤니케이션 역량 개발과 양성이며, 특히 비즈니스 프리젠테이션 분야의 교육과 집필에 탁월한 역량을 갖추고 있다.

■ 역자 나상억
현재 온라인과 오프라인 교육·컨설팅회사인 e매니지먼트(주)의 대표 컨설턴트이다. 서울대 인문대를 졸업하고 연세대에서 경영학 석사 학위를 받았다. 월간 「현대경영」의 편집장을역임하고 한국능률협회에서 기업 교육 및 경영컨설팅 업무를 수행하면서 조직 구성원의 역량 개발과 조직의 성과 향상에 관한 강의, 컨설팅 활동을해왔다. 한국능률협회 인재개발본부장을 역임했다. 

■ 차례
지은이의 말 

제1장 프리젠테이션 전략 - 목표를 확실하게 달성하기 위해
001.프리젠테이션의 목적 
002.열려 있는 의사 결정의 도구 
003.상호작용식 프리젠테이션
004.직무 프로세스와 프리젠테이션 
005.프리젠테이션의 무대장치 
006.프리젠테이션의 준비 프로세스
007.3P분석 
008.결정에 필요한 청중을 모은다 
009.청중의 수에 특히 주의하자 
010.인구통계학적 분석外

제2장 프리젠테이션 시나리오 - 의사 결정으로 유도하는 아우트라인
021.시나리오를 구축한다 
022.시나리오의 콘텐츠 
023.시나리오의 프로세스 
024.시나리오의작업 순서 
025.시나리오는 3부 구성으로 
026.전체의 아우트라인 
027.도입부의 역할 
028.청중에게 충격을준다 
029.형식을 소홀히 여기지 말자 
030.배경, 결론, 진행 안내 外

제3장 - 상호작용시 프리젠테이션 - 어떻게 청중을 끌어들이는가
041.왜 상호작용인가 
042.청중의 스트레스를 해소한다 
043.청중이 스스로 결정하게 한다
044.청중으로 하여금 생각하게 만든다 
045.상호작용 방법 
046.청중에게 질문을 던진다 
047.질문의 6가지효과 
048.질문 형식을 선택한다 
049.청중을 선정한다 
050.청중의 의견에 대응한다 外

제4장 프리젠테이션 전달 기술 - 발표자의 일거수일투족이 중요
061.성공 이미지를 그리자 
062.2가지 종류의 전달 기술 
063.간결한 문장으로 얘기한다
064.프리젠테이션에서의 언어 구사 
065.얘기의 보조를 통제한다 
066.침묵의 효용 
067.목소리 스타일
068.노트 카드를 사용하자 
069.비언어의 역할 
070.보디랭귀지의 활용 外

제5장 비주얼화 기술 - 최대한의 효과를 올리는 활용법
081.비주얼을 활용한다 
082.비주얼을 만드는 4가지 목적 
083.디지털 프리젠테이션
084.네트워크 프리젠테이션 
085.비주얼화의 프로세스 
086.비주얼 미디어 선정 
087.설명 자료와 배포 자료
088.비주얼화의 원칙 
089.비주얼화 작성의 주의점 
090.비주얼와 통일성外

프리젠테이션 박사

프리젠테이션 전략 - 목표를 확실하게 달성하기 위해
상호작용식 프리젠테이션
*쌍방향 커뮤니케이션
혹시 여러분 가운데 청중의 반응이 없는 프리젠테이션이 가져다주는 공포심을 한번 맛보고 싶은 사람이 있다면, 일방적으로 기관총을 쏘아대듯이 발표하면 된다. 그러나 합의하고, 결정하여, 행동하게 하고 싶다면 여러분의 프리젠테이션에 청중을 적극적으로 관여하게 해야 한다. 청중으로 하여금 의견을 말하게 하고, 질문하게 만들며, 반론을 제시하게 하라. 청중과 발표자가 상호작용식(interactive) 커뮤니케이션을 실현하는 것이다.

여러분은 프리젠테이션 도중에 청중이 제시하는 의견이나 질문을 가로막아서는 곤란하다. 질문을 적극적으로 받아들여 거기에 대해 논의하도록 하자. 청중이 설혹 반론을 제기하더라도 무시해서는 안 된다. 프리젠테이션이 끝난 다음 뒤에서 반론을 제기하고 부정하는 쪽보다는 프리젠테이션 도중에 나오는 반론이 훨씬 좋은 것이다. 청중의 반론에는 논리적으로 설명하도록 하자. 혹 청중의 반론이 맞는 것이라면 솔직하게 받아들이자. 만일 청중이 침묵하면서 여러분의 얘기를 수동적으로 듣고만 있다면 이번에는 역으로 여러분 쪽에서 질문을 던져보는 것도 좋은 방법이다. 청중과의 쌍방향 커뮤니케이션을 잘 관리하면서 여러분의 최종 목적을 지향하도록 하자. 여기에 프리젠테이션의 묘미가 있다.

청중의 수에 특히 주의하자
*소수 청중
여러분이 프리젠테이션에 성공하고 싶다면 청중을 엄선하지 않고서는 곤란하다. 왜 그런가?

청중이 여러분의 프리젠테이션에 대한 생살여탈권(生殺與奪權)을 쥐고 있기 때문이다. 예컨대 청중의 수가 중요하다. 청중의 수가 많은가 적은가에 따라서 프리젠테이션의 내용과 부각시키는 측면을 바꾸어야만 한다. 소수 청중(1명～10명 정도)은 상호간에 안면이 있으므로 일종의 긴장감이 있다. 게다가 청중이 적기 때문에 프리젠테이션 테마를 청중이 흥미 있어 하는 일이나 관심사로 좁히는 것도 가능하다. 프리젠테이션 도중에도 여러분은 청중 한 사람 한 사람과 시선을 교환하며 그들의 표정이나 태도를 관찰하면서 얘기를 걸 듯이 전개할 수 있다. 청중에게 말을 거는 일이 가능하다면 여러분의 프리젠테이션은 한층 설득력을 갖게 된다. 설득력이 있으면 청중으로 하여금 합의하게 하고, 결정하게 하며, 행동하게 할 수가 있다.

*다수 청중
청중이 소수인 것과 달리 학회에서의 발표, 전시회, 강연회, 국제회의 등에서의 다수 청중을 통제하는 일은 쉽지가 않다. 그들은 여러분이 프리젠테이션하는 도중에 당당하게 앉아서 졸거나, 사적인 얘기를 하거나, 딴청을 피우는 등등의 일이 흔하다. 주의가 산만하고 여러분의 얘기에 집중해 주지 않는다. 따라서 다수 청중일 경우 테마는 일반적인 내용으로 가져가는 편이 무난하다. 어지간히 충격적인 얘기가 아닌 한 청중의 흥미를 자아내기란 어렵다. 다수 청중을 대상으로 프리젠테이션할 경우 모든 사람에게 합의를 구하는 일은 어려울지도 모른다. 뭔가 상세한 사항을 결정한다는 것도 불가능에 가깝다.

따라서 거창한 목표를 세우지 말고 현실적으로 달성 가능한 목표를 세우는 일이 중요하다. 예를 들면 여러분에게 중요한 청중으로부터 합의를 얻어내고 방향성을 결정토록 하겠다든가, 일정한 행동 지침을 결정토록 하겠다 등등. 또 일반적인 얘기로 다수 청중에게 부합하면서도 뭔가 번뜩이는 화제를 던져 충격을 줌으로써 흥미를 끌어내자. 특히 프리젠테이션 환경에 신경을 쓰자. 예를 들면 확대 투영이 가능한 비주얼 기기, 음향, 조명등을 공들여서 준비하자. 다수 청중에 대한 프리젠테이션을 성공시키기까지 여러분 앞에는 많은 시련이 도사리고 있다. 그런 만큼 성공했을 때는 청중의 박수 소리가 여러분의 노고를 보상해 줄 것이다.

프리젠테이션 시나리오 - 의사 결정으로 유도하는 아우트라인
시나리오의 프로세스
*무엇부터 시작할까
여러분의 시나리오는 결론으로부터 시작해야 한다. 테마의 배경, 여기까지 오게 된 경위 등을 장황하게 얘기해서는 안 된다. 만일 여러분이 다음과 같은 얘기로 프리젠테이션을 시작한다고 하자. "지난번에 귀사 담당자를 만나서…, 연구개발 업무에 관해서…, 그것은 일반적으로 말씀드려서…, 업계에서는 이전부터 지적되었던…" 하는 식으로 계속한다.  청중은 따분한 여러분의 얘기를 들으면서 여러 가지 상상에 휩싸인다. "우리 회사 담당자와 만났구나. 그가 누구일까, 담당자는 뭐라고 했을까?"등등. 청중은 여러분이 무엇을 말하려고 하는지 추측해야만 한다. 다시 말해 이렇게 얘기를 시작하면 청중에게 커다란 노력을 강요하는 것이 된다. 여러분이 얘기하고 싶은 내용, 곧 결론이 무엇인지를 먼저 말하자. 그러면 청중은 그 결론을 축으로 삼아 쾌적하게 여러분의 얘기를 경청할 수 있다.

*결론, 이유, 결론
여러분은 첫머리에서 자신 있게 결론을 제시함으로써 청중에게 흥미를 갖게 하기는 했지만, 청중이 여러분의 결론을 신뢰할 것 인지의 여부는 다른 문제이다. 호의적인 청중은 박수갈채를 보내 줄 것이고, 중립적인 청중은 그럴 수도 있지만, 그러나…라고 냉정하게 막아낼지도 모른다. 또한 비호의적인 청중이라면 아니, 그런 일은 없을 거야 라고 시기심의 싹을 키울 지도 모른다. 따라서 어느 쪽이든 여러분은 결론을 떠받쳐 주는 이유를 논리적으로 설명해야 한다. 그리고 재차 결론을 진술한다. 그렇게 하면 청중은 그래. 하고 이해하고 과연 하고 납득한다. 프리젠테이션의 시나리오는 결론에서 시작한 다음, 그 이유를 제시하고 다시 결론으로 끝을 맺는다.

*청중의 사고 프로세스
여러분의 시나리오는 청중의 사고 프로세스 순서에 따라 구성되어야만 한다. 다시 말해 청중이 알고 싶다고 생각할 때 거기에 대한 설명을 하라는 것이다. 청중이 의문을 느낄 때는 거기에 대한 답을 준다. 예를 들어 여러분이 자기의 의견을 진술했다고 하자. 당연히 청중은 왜 그러한가?라고 의문을 갖게 된다. 의문을 갖는 순간에 또는 그 전에 여러분은 왜냐하면...이라고 그 이유를 설명하기 시작한다. 이유를 다 설명할 즈음에 청중은 예를 들면?이라고 사례를 보고 싶다는 생각을 하게 된다. 그렇게 생각하는 순간에 또는 그 전에 여러분은 예를 들면...하고 사례를 설명한다. 이것이 프리젠테이션 시나리오가 갖는 깊은 의미이다. 청중이 알고 싶다고 생각하는 것, 청중이 궁금하다고 생각하는 점, 이것들을 앞질러서 여러분이 해결해 준다. 청중 입장에서 생각하며 청중의 사고 회로와 부합하는 시나리오를 구축하자.

이해시키는 시나리오
*정보에 번호를 부여한다
청중에게 충분히 이해시키고 싶다면 간결한 구성으로 인상적인 정보를 전달해야 한다. 여기에 정보가 정리되고, 분류되어 번호가 매겨지면 매우 이해하기 쉽고 또한 기억에도 남는다. "오늘은 리스크 관리에 대해서 3가지 점을 말씀드리겠습니다. 첫 번째는…"하는 식으로. 그렇게 하면 청중은 전체 얘기를 쉽게 파악할 수 있다. 두 번째가 끝난 시점에서 "지금까지 첫 번째고…,두 번째로…,그러면 마지막 세 번째, 리스크 관리의 주의점에 대해서 말씀드리겠습니다."라고 도중에서 진행 안내를 삽입한다. 이렇게 하면 청중은 미아가 되지 않는다. 정보에는 번호를 매기고, 전체를 보여주며, 세부사항을 설명한다. 세부 사항을 설명했다면 전체를 보게 한다. 이것이 커뮤니케이션의 기본이다.

*청중과 정보를 일치시킨다
또하나, 청중의 이해를 얻기 쉬운 정보제공 방법이 있다. 그것은 청중이 가지고 있는 정보에 맞추어 새로운 정보를 제공하는 것이다. 예를 들어 여러분이 에너지 절감 대책에 관한 프리젠테이션을 하게 되었다고 치자. 공장의 냉각수를 절약하고 싶은 고객에게 연간 몇 만 킬로리터의 절약이 가능하다고 수치를 제시했다. 그러면 아마도 고객은 잘 실감하지 못할 것이다. 따라서 여러분은 연간 63빌딩 사용 기준으로 3배에 해당하는 에너지를 절약할 수 있다.고 예시하는 편이 좋다. 청중은 자신이 이미 가지고 있는 정보, 63빌딩 크기의 이미지, 그리고 절약할 수 있는 물의 양을 일치시켜 생각하고 이해하게 될 것이다.

간결한 구성으로 필요 최소한의 정보를 전달한다. 정보를 정리 분류하고 정보에 번호를 매겨 전달한다. 전체에서 부분으로, 부분에서 전체로 정보를 전달한다. 청중이 가지고 있는 정보와 일치시켜 새로운 정보를 제공한다. 그렇게 하면 청중은 한결 수월하게 여러분의 얘기를 이해한다.

상호작용시 프리젠테이션 - 어떻게 청중을 끌어들이는가 
상호작용 방법
*강력한 시나리오가 전제
상호작용식 프리젠테이션이라면 청중에 의해 적극적으로 여러분의 프리젠테이션에 관여하게 만들 수 있다. 어떻게 상호작용식 프리젠테이션을 실현할 것인가에 대해서 구체적으로 살펴보자. 우선 대전제로 여러분에게는 강력한 시나리오가 세워져 있어야 한다. 예를 들어 도중에 청중으로부터 질문을 받았다고 하자. 여러분은 그 질문에 대답한다. 여러분의 답변에 다시 청중이 의견을 덧붙이며 계속해서 관련 사항을 질문한다. 거기에 여러분이 답변한다. 여러분은 실 끊어진 연처럼 청중에게 휘둘리어 알 수 없는 방향으로 날아가 버리고, 프리젠테이션이 끝날 때 여러분은 청중의 의견에 합의하고, 청중의 생각대로 결정을 내리게 된다.

여러분의 프리젠테이션은 상호작용에 매우 충실하였으나, 최종적으로 여러분의 목표는 달성되지 않았다. 답변한 뒤에는 반드시 자신의 시나리오로 돌아가야 한다. 돌아갈 시나리오가 있으면 돌아갈 수가 있다. 상호작용식 프리젠테이션은 겉으로 보기에 여러분이 즉흥적으로 대응하는 것처럼 보인다. 그러나 그 이면에는 확실한 시나리오가 세워져 있어야 한다.

*질문과 의견
강력한 시나리오가 있으면 여러분은 청중으로부터 질문을 받아도 좋으며, 이견, 반론 등 그 어느 것이든 다 좋다. 여러분은 임기응변으로 대응할 수 있다. 질문은 청중이 하는 것이라고 생각한다면 빨리 그 생각을 바꾸자. 여러분이 청중에게 질문을 던지는 것도 좋다. "어떻게 생각하십니까?" 질문을 하면 청중은 의견을 말한다. 여러분의 질문에 청중이 어떻게 대응하는지만 보아도 그들의 생각을 알 수 있다. 구체적이고 상세한 답변이 돌아온다면 여러분의 제안을 채용할 생각을 가지고 있는 것이다. 대충 말을 얼버무린다면 여러분의 얘기가 그다지 도움이 되지 않았음을 나타낸다. 상호작용식 프리젠테이션을 수행하기 위해서는 우선 프리젠테이션 도중에 청중에게 질문을 던져보는 데서 시작하자. 청중을 통제하면서 질문, 의견, 이견, 반론을 끌어내어 당당하게 진행하면서 목표를 향해 나아가도록 하라.

결정하게 하여 행동으로 유도한다
*부분적으로 결정한다
지금까지 여러분은 청중으로 하여금 이해하게 하고, 합의하게 하며, 결정하게 하여, 행동을 취하게 만들기 위해서 상호작용 방식으로 프리젠테이션을 진행해 왔다. 그러나 그럼에도 불구하고 결정할 수 없는 경우가 있다. 그럴 때는 청중과 상호작용을 하면서 부분적인 의사 결정을 유도해 보자. 예를 들어 여러분이 제안한 계획 전체를 채용하는 데 주저하는 기미가 보이면, 그 계획을 몇 가지로 분할하여 부분적으로 결정하도록 제안하자. 여러분의 계획을 몇 개의 국면으로 나누어, "모든 것을 한꺼번에 실시하기는 곤란할지 모릅니다. 전체를 3개의 국면으로 분할하여 제1국면이 종료된 시점에서 성과를 확인하면서 제2국면을 실시하는 방식도 검토할 수 있습니다."하는 식으로 추진한다.

또는 "이번에는 실시한다는 큰 방향을 결정하고, 자세한 내용은 나중에 재검토하기로 하면 어떨까요" 라고 우선 전체를 결정하는 방법도 있다. 직무 프로세스를 조망하면서 무엇을 이번에 결정하게 하고, 무엇을 다음으로 이월시킬 것인지 생각해 둘 필요가 있다.

*조건을 붙여 결정하게 한다
청중에게 있어 의사 결정이란 모든 불확실성을 제거하지 않는 한 결정할 수가 없다. 그러나 불확실성이 제거되기를 기다리고 있어서는 역으로 의사 결정은 영원히 할 수 없게 된다. 예를 들어 여러분이 "이 기획을 추진함에 있어 어떤 저해 요인을 생각할 수 있을까요?" 라고 청중에게 물었다. 청중은 "이 문제가 명료해지지 않으면 전체 기획을 진행시킬 수 없습니다." 라고 대답했다. 청중의 메시지는 조건을 붙인다면 의사 결정을 할 수 있음을 의미하고 있다. "그러면 이 문제가 명료해진 단계에서 본격적으로 도전해 보기로 하고, 그때까지는 사전 준비를 진행하는 것으로 하면 되겠지요?" 라는 조건을 붙여 부분적인 의사 결정을 요구한다. 요컨대 청중과 상호작용을 하면서 의사 결정의 저해 요인을 제거하면서 우선 결정할 수 있는 것부터 결정하게 한다.

프리젠테이션 전달 기술 - 발표자의 일거수일투족이 중요
2가지 종류의 전달 기술
*언어와 비언어
여러분이 청중에게 뭔가를 전달하고자 할 때 쓰이는 수단에는 문서나 화이트보드, 그래프나 차트 등 여러 가지가 있다. 또한 언어가 아닌 비언어를 구사하여 전달하는 수단도 있다. 여러분이 프리젠테이션의 전달 기술을 익히기 위해서는 이 2가지 전달 기술, 언어와 비언어를 학습해야만 한다. 여기서 여러분이 주목해야 할 것이 있다. 그것은 언어와 비언어의 관계이다. 예를 들어 "오늘은 참으로 반갑습니다." 라고 얘기하지만 여러분의 표정은 긴장으로  굳어져 있다. 언어로는 반갑다는 메시지를 전달하고 있지만 여러분의 비언어는 이 자리에서 벗어나고 싶다는 메시지를 전달하고 있는 것이다.

일반적으로 사람이란 발표자의 비언어를 신뢰하는 경향이 있다. 비언어가 진짜 기분을 나타내고 있다고 생각하는 것이다. 입으로는 중요하다고 제아무리 강조해도 여러분의 태도가 그것을 표현해주지 않으면 청중은 중요하다고 생각하지 않는다. 여러분의 언어와 비언어는 항상 일치해야 한다.

목소리 스타일
*목소리에 변화를 준다
청중에 있어서 가장 좋은 것은 평탄하고 변화가 없이 일정한 어조로 진행하는 프리젠테이션이다. 물론 수면을 취하기에 좋다는 의미이지만. 목소리에 변화를 주어 마지막 순간까지 청중을 깨어 있게 만들자. 중요하다면 거기에 걸맞게 큰 소리로 말하든가, 천천히 말하든가, 반복하여 말하든가, 또는 말하기 직전에 잠깐 침묵을 하든가, 뭔가 강조하는 방법을 사용해야만 강조될 수 있다. 청중을 흥분시키고 싶다면 조금 빠른 소리로 재촉하듯이 얘기하자. 때로는 강하게, 때로는 약하게. 여러분의 프리젠테이션은 변화가 많으면서 자극적이어야 성공한다.

*생생한 육성으로 얘기하자

만일 여러분이 엄청나게 많은 청중을 상대로 대규모 회의장에서 프리젠테이션을 한다면, 마이크의 도움을 받아야 한다. 그러나 마이크를 사용하는 일은 가능하면 피하는 편이 좋다. 생생한 육성으로 청중에게 얘기하도록 하자. 사람의 음성은 기계를 통과하면 인공적인 음으로 바뀌어 버린다. 소리와 음은 다르다. 청중은 사람의 소리에는 흥미를 보이며 감동한다. 프리젠테이션은 육성으로 하는 것이 원칙이다.

만일 여러분이 청중이 가득 들어찬 호텔 연회장에서 프리젠테이션을 하는 경우라면 마이크를 사용해도 무방하다. 그러나 다음 사항만은 주의하자. 마이크는 어떤 음이라도 다 받아들인다는 점. 갑자기 큰 음성으로 말하면 볼륨이 다운되어 잘 들을 수 없게 되는 경우가 있다는 점. 마이크를 쥐면 한쪽 손밖에는 사용할 수 없다는 점. 핀 마이크를 사용하면 두 손을 사용할 수 있지만, 고개를 옆으로 돌리고 얘기하면 마이크에 소리가 제대로 들어가지 않는다는 점. 아무래도 마이크로 얘기하고 싶다면 마이크를 향해서 얘기하자. 마이크를 통해서 청중에게 말을 걸라는 것이다. 그 차이는 크다.

보디랭귀지의 활용
*3가지 종류의 보디랭귀지
청중 앞에 섰을 때 여러분은 정지 화상이 되어서는 곤란하다. 여러분이 서 있는 것만으로 그림이 된다면 좋지만 웬만한 명화가 아니 한 1분 만 보고 있으면 싫증이 날 것이다. 보디랭귀지를 활용하자. 종횡무진까지는 아니라도 적어도 어떤 시점에서 중요하다고 생각할 때는 보디랭귀지를 사용하여 청중에게 충격을 줄 필요가 있다. 먼저 보디랭귀지의 종류를 알아두자. 보디 랭귀지는 3가지 종류가 있다. 첫 번째는 표상 이것은 명확하게 메시지가 들어가 있는 보디랭귀지. 두 번째는 예시적 동작 이것은 신체를 사용하여 삽화를 그리는 보디랭귀지. 그리고 세 번째는 신체적 조작. 이것은 불안정한 정신을 반영하는 보디랭귀지. 물론 이 신체적 조작은 프리젠테이션에서 사용하지 말아야 할 보디랭귀지이다.

*메시지를 담는다
표상이라는 보디랭귀지는 언어를 대리하는 역할, 메시지를 강조하는 효과, 그리고 언어를 부정하는 동작이 있다. 언어를 대리하는 역할이란, 언어를 사용할 수 없을 때 또는 사용하고 싶지 않을 때 이 표상이라는 보디랭귀지를 사용한다는 의미이다. 예를 들어 큰 회의장에서 가장 뒤쪽에 앉은 청중이 귀에 손을 대고 있다면 그것은 여러분의 말소리가 작다는 메시지를 표시하고 있다. 다음에 메시지를 강조하는 효과란, 예를 들어 맨주먹을 보이면 매우 충격적인 메시지가 전달된다. 또는 뭔가를 비교하고 싶을 때 "A안은 …입니다." 라고 말하면서 왼손을 내고, "B안은 …입니다." 라고 말하면서 오른손을 내어, 두 가지를 서로 아래위로 움직이며 "A안과 B안을 비교하면 …."하고 설명한다. 그렇게 하면 청중은 여러분의 얘기에서 주의를 뗄 수 없게 된다. 언어를 부정하는 동작이란, 언어와 비언어가 서로 다른 메시지를 발신함으로써 언어 메시지를 부정하는 것. 이점은 주의를 요한다.

*신체로 삽화를 그린다
여러분은 신체를 사용하여 비주얼을 그릴 수 있다. 사물의 형상을 언어로 설명하기는 대단히 곤란한 경우가 많다. 그럴 때엔 신체로 그 형상을 그려 청중의 시각에 초점을 맞춘다. 나아가 신체를 사용하여 양을 표시하거나, 양의 추이를 나타내는 것도 가능하다. 예를 들어 실적 추이를 나타내는 데 단지 숫자만을 늘어놓으면 어느 정도 증가하고 있는지, 아니면 감소하고 있는지 실감하기 힘들다. 이럴 때 신체를 사용하여 그래프를 제시하면서 설명한다. 그렇게 하면 한 눈에 알아보기 쉽다. 게다가 손가락을 숫자를 나타내는 것도 효과적이다. 언어는 청중의 청각에 초점을 맞춘다. 비언어인 표상과 예시적 동작은 신체를 사용하여 청중의 시각에 초점을 맞춘다. 효과가 훨씬 뛰어나다.

비주얼화 기술 - 최대한의 효과를 올리는 활용법
비주얼을 활용한다
*누가 주역인가
여러분은 노트북을 켜고 프리젠테이션 소프트웨어의 아이콘을 클릭하는 것으로 준비를 시작한다. 이 경우 프리젠테이션의 주역은 프리젠테이션 소프트웨어가 된다. 실제 프리젠테이션에서 보면, 스크린은 청중 눈앞에 있고, 노트북이 옆쪽에 있으며, 여러분은 그 옆 구석에 서 있다. 그리고 조금 있으면 스크린에 비추어 줄 내용을 참고 자료로 청중에게 배포한다. 스크린의 텍스트를 눈으로 쫓아가면서 슬라이드 내용을 읽어내려 간다. 프리젠테이션이 끝난 후, 청중의 기억에는 슬라이드에 대한 인상은 남아 있을지언정 여러분에 대한 인상은 별로 남아 있지 않게 된다. 다시 말하면 여러분이 없더라도 무방했을 것이라는 의미가 된다. 그러나 왜 여러분 자신이 프리젠테이션을 수행하는가 하는 물음에 답해 본다면, 프리젠테이션의 주역은 프리젠테이션 소프트웨어가 아닌 여러분 자신이 되어야 한다는 것이다.

*여러분 자신이 비주얼
프리젠테이션 소프트웨어로 비주얼을 사용하는 데 반대하는 것은 아니다. 왜 비주얼을 사용하는가, 그 기본만 제대로 알고 있으면 여러분이 프리젠테이션 소프트웨어에 휘둘리는 일은 없을 것이다. 왜 비주얼을 사용하여 프리젠테이션을 하는가? 사람의 오감 가운데 시각이 가장 정보를 많이 흡수하는 감각이기 때문이다. 정보 흡수에 있어 미각은 전체의 2%, 후각은 3%, 촉각은 15%, 청각은 20%, 그리고 시각은 60%를 차지한다고 한다. 따라서 비주얼을 보여 주면서 얘기하게 되면 청중이 가지고 있는 80%의 정보흡수 감각을 활용하게 된다.

다시 말해 비주얼을 사용하게 되면 청중 입장에서는 알기 쉬운 프리젠테이션이 되는 것이다. 프리젠테이션을 여러분이 직접 수행하는 데는 그만한 이유가 있다. 여러분이 성실하고 신뢰할 수 있는 사람인지, 청중은 그 점을 판단하고 싶어한다. 성실하고 신뢰할 수 있는 사람이 제안했는데, 제안 내용에 합리성이 있다면 청중은 예스라고 답한다. 만일 청중의 정보 흡수에서 60%를 차지하는 시각정보에서, 여러분이라는 비주얼에 문제가 있는 것으로 나타난다면, 여러분의 프리젠테이션이 성공하기는 어려울 것이다.

*비주얼의 충격
사람의 오감과의 관계만이 아니라, 비주얼을 사용하는 장점이 또 한가지 더 있다. 비주얼을 사용하게 되면 청중의 기억에 오래 남는다는 것이다. 여러분이 비주얼을 사용하지 않고 단지 청중의 청각에만 소구한다면 청중은 3시간 후에는 들은 내용의 70%를 기억하지만, 3일 후에는 겨우 10%밖에는 기억하지 못한다. 단지 시각에만 소구하는 경우에는 각기 72%와 20%가 된다. 그러나 시각과 청각 양쪽에 소구한다면 기억률은 각기 85%와 60%가 된다. 다시 말해 비주얼을 사용하는 프리젠테이션의 경우가 기억률이 훨씬 높은 것이다.

디지털 프리젠테이션
*디지털 커뮤니케이션
정보 기술의 발달과 함께 커뮤니케이션 미디어는 비약적인 발전을 하면서 프리젠테이션도 많은 영향을 미치고 있다. 예전에는 손으로 작성한 단색 비주얼이 일반적이었지만, 지금은 컴퓨터 소프트웨어를 사용한 컬러 비주얼이 일반적이다. 또한 정지화상에서 동영상으로, 오버헤드 프로젝터(OHP)에서 컴퓨터와 빔 프로젝터로, 같은 장소에 모인 로컬 프리젠테이션에서 네트워크상의 글로벌 프리젠테이션으로 이행하고 있다. 이러한 변화가 반드시 좋기만 한 것인가? 좋은 점도 많지만, 좋지 않은 점도 많다.

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장점으로는 준비하는 데 시간을 절약할 수 있으며 시간과 공간을 초월하여 프리젠테이션을 할 수 있다. 그리고 다채로운 비주얼을 작성하여 조작할 수 있다는 점을 들 수 있다. 단점으로는 커뮤니케이션 기기가 주역이 될 위험성이 있다는 점, 발표자의 얼굴이 보이지 않는 무미건조한 프리젠테이션이 될 우려가 있다는 점, 그리고 지나치게 비주얼에 얽매여 복잡해질 우려가 있다는 점등을 들 수 있다. 사람이 비즈니스를 하고 있는 한, 사람이 주역이 되어야 마땅하다. 프리젠테이션에서는 여러분이 주역이고 커뮤니케이션 기기는 여러분을 도와주는 도구에 불과하다. 다양화한 커뮤니케이션 미디어의 특성을 잘 알고 여러분의 수족처럼 활용할 수 있어야 한다.

(본 정보는 도서의 일부 내용으로만 구성되어 있으며, 보다 많은 정보와 지식은 반드시 책을 참조하셔야 합니다.)