도서요약

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&>■ 책 소개
前 미국 대통령빌 클린턴, 페미니스트 작가 글로리아 스타이넘, 그리고 글로벌기업 IBM의 공통점은 무엇일까? 이들은 모두 시간 낭비를 최소화하고 생산성을높이기 위해 유명한 시간관리 전문가인 앨런 라킨의 시간관리 시스템을 이용했다. 시간은 곧 인생이다. 그것은 되돌릴 수도, 대체할 수도 없다.시간을 낭비하는 것은 인생을 낭비하는 것이다. 하지만 시간의 주인이 되면 인생의 주인이 될 수 있다.
&>저자는 시간관리와 인생목표(Life Goals)를 도와주는 컨설턴트로서,수백만 명의 사람들이 시간을 제대로 사용하고 인생의 주인이 될 수 있는 시스템을 개발했다. 불필요한 활동을 최소화하고 단기적으로 모든 것을해내는 것이 시간을 잘 관리하는 것은 아니다. 그런 종류의 ‘효율’은 기계적인 일상을 만들 뿐이다. 재미있고 흥미롭게 살아보려는 시도가 없기때문에, 극단적으로는 퇴근시간만을 기다리는 사람으로 만들 뿐이라고 이야기한다.
&>이 책에서 저자인 앨런 라킨은 효율성만을 강조하는 다른 시간관리에 관한책처럼 기계적인 시간관리 방법을 소개하지 않는다. 무엇보다 스스로 흥미를 가지고 즐겁게 할 수 있는 시간관리, 스스로 생각하며 응용할 수 있는인생관리 방법을 소개한다. 저자는 시간을 어떻게 이용할지 자기 스스로 최상의 업무를 위한 올바른 선택을 하도록 만드는 것이 시간관리에서 가장중요하다고 강조한다. 그리고 그렇게 할 수 있는 의지력을 높이는 다양한 방법들을 소개한다.

&>■ 저자 앨런 라킨
&>하버드 MBA 출신인 앨런 라킨은 개인의 시간관리에 있어 세계적으로 손꼽히는시간관리 컨설턴트이다.

■ 역자 한근태&>
서울대학교 섬유공학과를 졸업하고, 대우자동차 이사,미국 애크론대학 공학박사, 핀란드 헬싱키대학 경영학 석사, 엘지화학연구소 연구원, IBS 컨설팅 그룹 상무, 한국리더십센터 소장 등을 거쳐 현재서울과학종합대학원 전임교수, 한스컨설팅 대표로 있다. 지은 책으로는 『회사가 희망이다』『나를 위한 룰을 만들어라』『40대에 다시 쓰는 내 인생의이력서』, 옮긴 책으로는 『21세기 리더십』『경영에 관한 재치있는 말』『리더십 파이프라인』『콜린 파월 리더십』 등이있다.

&>■차례
&>서문 - 왜 시간에 신경 써야 하는가?

&>01. 당신이 얻는 대가 :인생의 컨트롤
02. 방임, 휩쓸리기, 아니면 결정하기
03. 컨트롤은 계획에서 시작한다.
04. 인생에서 무엇을 진정으로원하는가?
05. 지금 바로 시작하자
06. 스케줄의 효과
07. 미처 몰랐던 시간을 발견하는 방법
08. 우선순위성취하기
09. 남겨두지 말고 할 일
10. 다른 사람들과 어울리기
11. 자신을 위한 명상시간
12. ‘라킨의질문’
13. ‘스위스 치즈 만들기’
14. 즉각적인 참여를 위한 인스턴트 업무를 찾는 방법
15. 자극을 열중하는 것으로바꾸기
16. 때로는 아주 느리게
17. 두려움이 끼어들지 않게 하라
18. 연기했을 때의 대가
19. 이익을강조하는 방법
20. 벗어난 후 돌아오는 방법
21. 다음에 더 잘하는 방법
22. 최선을 다했다면 성공으로 여겨라

&>부록 : 시간을 효과적으로사용하는 61가지 방법

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10분을 1시간처럼

시간을 지배하는 절대법칙

당신이 얻는 대가 : 인생의 컨트롤

컨트롤(control)은 이 책의 핵심 개념이다. 내가 아는 한 이러한 개념으로 이와 비길 만한 동의어는 찾아볼 수 없다. 내가 얘기하는 컨트롤은 여러 면에서 자유롭고 부드러운 근육의 상태와 비슷하다. 그것은 너무 꽉 죄지도-예를 들면, 강제적이고 억제되거나 도를 지나치지도-, 너무 느슨하지도-예를 들면, 무감각하고 냉담하거나 게으르지도 - 않게 당신의 시간과 인생에 대해 컨트롤하는 것이다. 이런 종류의 컨트롤은 당신이 무언가를 해내게 하고 유연해지며 자발적이게 한다. 이상적인 것은 바로 균형이다.

지나치게 시간을 따지지 말라

여기 별로 유쾌하지 않은 세 종류의 악명 높은 사람들이 있다. 첫째, 과도하게 계획하는 사람들(The overorganized)은 항상 목록을 만들고 업데이트 한다. 모든 가능성을 고려하고 세부사항을 계획하며 여러 근거를 따져보는 데 많은 시간을 보내기 때문에, 정작 실행하는 데는 미숙하다. 둘째, 과도하게 일하는 사람(The overdoer)은 너무 바빠서 진짜 중요한 것이 무엇인지를 잊고 산다. 매우 능률적이지만 자발성과 유연성이 부족하며 한 순간도 쉬지 않는다. 셋째, 지나치게 시간을 따지는 사람(Time out)은 시간에 정신이 팔린 사람이다. 1분이라도 낭비할까봐 염려하고 자신은 물론 다른 사람들까지 안절부절못하게 만드는, 한마디로 함께 일하거나 살기에는 피곤한 사람이다. 어떤 극단도 바람직하지 않다.

ABC와 같은 기본

ABC우선순위 시스템을 사용하라. 목록에서 가장 가치 있는 항목 왼쪽에 대문자 A를 적어라. 중간 정도의 가치가 있는 항목에는 B, 비교적 낮은 가치의 항목에는 C를 적어라. 이때, 어느 정도 추측을 해야 한다. 항상 가치를 올바로 정하는지는 확신할 수 없다. 하지만 항목간 비교를 통해 목록에 기재된 사항에 ABC우선순위를 선택할 수 있다. ABC우선순위는 또한 목록에 따라 상대적이다. A항목은 비교적 덜 중요한 B, C항목과 대비되어 분명히 드러난다. ABC우선순위는 시간에 따라 변경될 수도 있다. 오늘의 A가 내일은 C가 되고, 오늘의 C가 내일은 A가 될 수 있다. 바로 지금 시간을 최선으로 사용하도록 계속해서 우선순위를 세울 필요가 있다.

아이와 노느라 하루에 한 시간을 보내는 것은 A이지만 남편과 가정을 뒤로한 채 여섯 시간을 보내는 것은 잘해야 B이고, 아이를 즐겁게 해주느라 한시도 떨어지지 않고 아무도 만나지 않는 것은 C가 될 것이다. 가치가 낮은 일에 큰 힘을 쏟는 것은 보람 있는 일이 아니다. 반면, 가치가 높은 일은 상당한 노력을 들일 값어치가 있다. 좋은 계획만이 최소의 시간을 투자하여 최대의 이익을 얻게 할 것이다.

스케줄의 효과

A-시간을 계획하는 방법

내가 강조하는 주요한 계획의 하나는 스케줄링(scheduling)이다. 스케줄링은 미팅, 방문, 마감처럼 해야 하는 일에 가능한 시간을 맞추는 데 그치지 않는다. 당신이 원하는 일-A활동-을 하는 시간을 만드는 것이다. 주간 스케줄을 짜는 열쇠는 많은 시간이 필요한 A-활동을 할 시간을 계획하는 것이다. 추진력을 얻기 위해 충분한 시간을 예비하라. 중요한 일을 위해 일주일 중 특정한 날-화요일과 목요일 아침 등-을 마련하라. A-활동을 위해 더 많은 시간을 가지려면 날마다 특별한 시간을 떼어두고 이 기간 동안 모든 C항목은 단호하게 떨쳐 버려라. A-활동을 위한 시간을 떼어두는 것도 작게 시작하라. 할 일을 먼저 한다는 생각이 편안해지면 점차 이 시간을 늘릴 수 있다.

경영학 책에서는 일주일 168시간, 하루 24시간 동안 무엇을 하는지 기록하는 것이 시간을 절약하는 방법이라고 제안한다. 하지만 나는 이 방식에 동의하지 않는다. 일일이 기록하는데도 시간이 걸리고 부담이 될 뿐만 아니라 시간 낭비라고 생각한다. 지나치게 시간을 소비한다고 느끼는 특정 항목을 기록하면서 선택적으로 시간을 관찰하는 것이 훨씬 낫다. 내 경험에 의하면 모든 것에 대해 기록하려는 사람들은 어떤 변화도 일으키지 못하고 2,3일 안에 절망 속에서 포기한다. 기록을 위한 기록은 가치가 없지만 일하는 방식에 영향을 주기 위해 선택적으로 기록하는 것은 상당한 가치가 있다.

두 가지 프라임 타임

스케줄링에서 가장 중요한 것은 프라임 타임(prime time)이다. 내부 프라임 타임(Internal prime time)은 일을 가장 잘하는 시간-오전, 오후, 또는 저녁-이다. 외부 프라임 타임(External prime time)은 다른-업무, 사회생활, 또는 집에서 만나는-사람들을 돌아보는 데 가장 좋은 시간이다. 최고의 프로젝트를 위해 내부 프라임 타임을 아껴 두라. 대부분의 사람들은 일을 시작하는 처음 몇 시간을 내부 프라임 타임으로 하지만 보통 이 시간에는 신문을 읽고, 편지를 쓰고, 어제 받지 못한 전화를 받고 동료들과 이야기한다. 그런 일과는 다른 시간에 하는 것이 낫다.

외부 프라임 타임에는 외부적인 원천-대개는 사람-이 결정과 정보에 가장 손쉽게 이용된다. 이것은 한 주간의 사업 여행을 위해 떠나기 전에 최종 결재를 위해 사장을 만날 수 있는 순간이다 세일즈맨은 고객을 만나는 9시에서 5시가 외부 프라임 타임이라는 것을 알고 있다. 그래서 일상적인 것들을 계획한다.

미처 몰랐던 시간을 발견하는 방법

인생의 오르막길에 있는 사람들은 일 때문에 가족과 개인의 삶을 침해받는다. 어떤 사람들은 성공에 도취한 나머지 일 외의 것에 시간 쓰는 것을 자책하기까지 한다. 그러나 성공한 임원과 그렇지 않은 임원에 대한 연구에 따르면, 실패한 임원들은 일 때문에 개인의 삶을 희생한 사람이 대부분이었다. 내 경험에 의하면 임원들은 단조롭고 고된 일을 할 때, 정말 소중한 것이 무엇인가에 대한 균형을 잃어버리는 경향이 있다. 부수적인 일에 불필요한 시간을 쓰고 정말 소중한 것을 많이 놓친다. 업무를 수행하는 데 너무 많은 시간을 보내지 말고 주어진 시간에 효과적으로 일을 하도록 하라.

전환 시간 활용하기

종종 지나쳐버리는 시간 중 전환 시간(transition time)이라고 부르는 것이 있다. 이런 시간은 아침에 일어나서 규칙적인 하루 일을 시작할 때까지다. 대부분의 사람들에게 이 시간은 하루 40분쯤이고 대개 남자들보다 여자들의 시간이 더 길다. 나는 이 시간을 줄이는 것보다는 확대하는 것이 당신에게 더 도움이 된다고 생각한다. 하루를 여러 부분으로 나누면 전환 시간만이 유일하게 혼자 있고 방해받지 않는 시간이다. 오늘 하루 시간을 잘 사용하는 것과 시간관리 방법에 대해 생각하기 좋은 시간이다.

전환 시간을 풍성하게 하는 방법이 있다. 로버트 케네디 상원의원은 면도하는 동안 셰익스피어의 연극을 들었다고 한다. 아침에 최고의 아이디어가 떠오르는 것을 깨달은 어떤 창의적인 경영자는 아침마다 아이디어를 기다렸다가 생각이 신선할 때 발전시켰다. 이것은 조깅이나 그림, 조각 등의 예술활동, 독서나 글쓰기 등 취미생활이 될 수도 있다.

점심시간의 진짜 가치

세일즈맨에게 고객의 존재는 물론 중요하다. 그래서 고객과 함께 점심식사를 하는 것은 이점이 많다. 하지만 성대한 점심식사를 하는 것은 시간 낭비다. 대부분의 사람들에게 점심식사는 단지 칼로리를 얻기 위한 것이다. 오늘날 많은 의사들은 하루 세끼 식사하는 것에 대해 반대하고 다이어트 전문 의사들은 점심을 아예 거르거나 치즈만 조금 먹는다. 점심시간은 전화가 울리지 않고 상당한 양의 일을 할 수 있는 시간이다. 반면, 업무가 많은 날은 점심시간이 유일하게 숨을 쉴 수 있는 시간이다. 그럴 경우, 점심시간을 줄이면 남은 시간을 효과적으로 보내지 못하게 된다. 산책을 하거나 가까운 실내수영장에서 수영하는 것도 좋은 방법이다.

남기지 말고 할 일

당신은 비효율적으로 일하고 있다는 느낌을 피하려고 중요한 활동을 뒤로 한 채, 순간적인 만족을 위해 가끔 일상업무를 들추어보지 않는가? 책상 정리와 사소한 일을 대량으로 끝내는 데 의존하면, 좌절하기도 하지만 중요하고 높은 가치의 일을 하는 것보다 일시적인 만족감을 느낄 수 있다. 왜 사람들은 C에 꼼짝하지 못하는 걸까? 한 가지 이유는 최고 가치의 활동이 그 특성상 하기 어렵기 때문이다. 매우 경쟁적인 신제품 생산을 숙고할 위원회를 구성하거나, 처음으로 아기 기저귀를 갈아주거나, TV시청 외의 무언가 저녁에 할 일을 찾는 것이 그러하다.

처음부터 A-활동을 완벽하게 할 것으로 기대해서는 안 된다. 문제는 새롭고, 시도해보지 않았고, 잘 모르고, 불확실하다는 데 있다. 이는 실패에 대한 위험을 감수한다는 뜻이다. A-1은 굉장히 복잡하거나 지나치게 시간을 소모하는 활동이 될 수 있다. 혹은 동의할 수 없는 사람들과의 관점을 조정해야 할 경우도 있다.

80/20 규칙

어찌할 바를 모르겠다고 하는 사람들을 도울 수 있는 가장 좋은 방법은 C를 하지 않고도 편안해 하는 것이다. 하지만 사람들은 C를 포기하길 주저한다. 따라서 다음의 80/20 규칙을 제안하고자 한다. 80/20 규칙은 "가치 있는 순서로 모든 항목을 배열했을 때, 상위 20%의 항목에서 80%의 가치를 얻는 반면 나머지 20%의 가치는 하위 80%의 항목에서 나온다"는 것이다. 시간에 있어서도 80/20 규칙이 80%는 맞는 것 같다. 10가지 항목이 있다면 두 가지를 하는 것이 대부분-80%-의 가치를 산출한다는 것이다. 이 두 가지를 찾아 A를 표시하고 그 일을 하라. 다른 여덟 가지는 내버려 두라. 거기서 얻는 가치는 앞의 두 가지에서 얻는 가치보다 훨씬 적기 때문이다.

C-활동을 해서는 안 될 때

A-활동 시간을 얻는 가장 좋은 방법은 C-활동을 줄이는 것이다. C-활동에 있어 주된 질문은 "내가 무엇을 하지 않을 수 있을까?"이다. "이 C-활동은 해야겠어"라는 습관적인 생각보다 "이건 할 필요가 없을 꺼야!"라고 생각하라. 할 일 목록에 세차가 있다고 하자. 우선순위는 C인데 30분을 할애하고 싶은 충동이 생기더라도 잊어버리고 목록에서 지워라. 전혀 할 필요가 없다고 생각하고 잊어버리는 것이 훨씬 쉽다. 많은 C-활동이 CZ로 바뀔 수 있다. CZ는 C-활동 중에서 아무 문제없이 무한정 연기할 수 있는 것이다. 많은 C-활동은 별 문제없이 CZ활동이 된다.

자극을 열중하는 것으로 바꾸기

A-1을 계속하는 것이 시간을 가장 잘 사용하는 방법이다. 꾸물거릴 시간이 없다고 스스로에게 말했을 것이다. 어떻게든 관계해 보려 했을 것이다. 타성도 생겼을 것이다. 하지만 이제 꼼짝 못하게 되었다. 어떻게 해야 계속할 수 있을까? 한 가지 답은 항상 다음 단계를 세우는 것이다. 바로 다음 단계를 계획하지 못해서 꼼짝 못하는 경우가 꽤나 빈번하게 발생한다. 계획을 통해 일할 때는 언제나 다음 단계를 명확히 하라. 그런 다음 그 단계를 완수했는지 확인하는 시간을 정하라.

지루해 할 필요가 없다

어느 정도 같은 일을 하고 나면 지루하고 불안하거나 피곤한 것이 당연하다. 변화를 바라는 것은 자연스러운 것이다. 변화는 단순한 인생의 양념이 아니다. 필수요소다. 어떤 것에 몰두해서 눈치채지 못하거나 무시할 수 있다고 해도, 주위에는 항상 잠재적으로 주의력을 흩뜨리는 자극이 있기 마련이다. 계획은 자연스럽게 진화되어 많은 일을 가능하게 한다. 할 일 목록을 가지고 다니면 자극 변화를 주는 업무를 선택할 수 있다. 변화에 대한 욕구를 억누르는 것은 A-1에 열중하는 만족할 만한 방법이 될 것 같지 않다. 생물학적으로 주입된 자극 변화에 대한 욕구를 바꿀 수 없다. 자신의 행동을 컨트롤하려면 올바른 자극 변화를 제공해야 한다.

휴식하며 쉬기, 일하면서 쉬기

한 가지 방법은 휴식하면서 쉬는 것이다. 자리에서 일어나 스트레칭을 하고 자판기로 가서 사람들과 어울린 다음, 다시 한두 시간 동안 A-1을 계속하라. 하지만 마감기한을 두고 일분 일초를 다투고 있다면? 혹은 10분 전에 커피를 마시면서 쉬었는데 벌써 힘에 부치게 되었다면? 잠시 A-1을 그만두겠지만 그것이 현명한 것일까? 나중에 다시 하려면 똑같은 문제가 발생하지 않을까? 정말로 끝까지 버티고 싶지만 어떻게 해야 할 것인가? 해답은 A-1의 범위 안에서 자극 변화에 대한 필요를 만족시키는 것이다. 책상의 위치를 바꾸어 보라. 책상에서 일해 왔다면 회의실로 가보라. 혹은 같은 장소에서 자세를 바꾸어 보라. 일하는 방법을 바꾸는 것이 가장 효과적이다.

다음에 더 잘하는 방법

뜻이 있는 곳에 길이 있다. 모든 사람은 어느 정도의 의지력을 갖고 있다. 어떻게 하면 필요한 만큼의 의지력을 개발할 수 있을까? 꼭 필요할 때 사용할 수 있도록 이미 갖고 있는 의지력을 사용하고 의지하는 방법을 지금부터 제시하겠다.

의지력을 기르는 연습을 하라

의지력을 키우려는 대부분의 사람들이 저지르는 실수는 지나치게 밀어붙인다는 것이다. 의지는 야생마와 같다. 야생마가 생산적인 일을 하도록 하려면 정기적으로 말과 접촉해야 한다. 딱 한 가지 성공할 수 있는 방법이 있다. 말을 타고 있어야 한다. 타려고 하라. 몇 번은 땅에 떨어지겠지만 계속하라. 말이 잘못된 방향으로 가더라도 계속해야 한다. 되돌아갈 수는 없지만 경로를 바꿀 수 있다. 참을성 있게 이 과정을 계속하면, 마침내 원하는 곳으로 말을 몰고 갈 수 있다. 컨트롤할 수 있는 것이다. 이 단계에 이르면 야생마의 힘을 생산적인 일에 이용할 수 있다.

몇 분이 주는 힘

몇 가지 방법으로 쉬운 일에서 의지력을 증명한 다음, 차츰 어려운 것으로 바꾸어 보라. 매우 어려운 일에 직면하면 정복하려고 하지 마라. 6개월 전에 했던 것보다 좀더 잘 할 수 있다면 만족하라. 의지력을 개발할 때, 날마다 조금씩만 향상시킬 수 있다면 시간은 당신의 편이다. 차츰 내면의 자제력과 시간을 잘 사용하려는 욕구가 생긴다. 어떤 A-1을 피하거나 도피수단을 찾으려는 욕구보다 더 중요한 것이다. 조금씩 시간과 인생에 대해 컨트롤하게 되는 것이다. 의지력이 강할수록 일에 관계하려고 할 때 겪는 어려움이 줄어든다. 눈앞에 무슨 일이 있든지 최선을 다 하겠다는 습관이 생긴다. 어떤 A-1이라도 지금 하는 사람이 될 것이다. 오늘 별로 하고 싶지 않은 A를 끝내기 전에 몇 분만 더 하라. 아무리 좋아하는 일이라도 C를 하는 시간은 몇 분 줄여라. A를 피하려고 TV를 켜지 말라. 기억하라! 결국 조금씩 더 하는 것이 훨씬 큰 의지력을 만든다.

최선을 다했다면 성공으로 여겨라

성공할 가능성이 있는 일을 시도하겠지만, 그래도 실패할 가능성은 있다. 실수하는 것은 상당한 시간 절약이 될 수 있다. 시도해봐야 무엇이 효과적인지 알 수 있다. 시도하고 실패해봐야 비현실적인 목표를 그만두게 된다. 성공을 얻으려고 애쓰는 사람들이 실패를 두려워하는 사람보다 더 행복하고 많이 성취했다는 보고가 있다. 성공으로 가는 길에 생긴 초기 실패를 받아들이면, 굉장한 것을 발견할 때까지 파고드는 에너지가 생긴다. 실수하는 것에 낙담하지 말라. 시행과 착오는 모든 인간의 속성이다. 이것이 시행과 성공이다.

시행과 성공의 가치

삶은 최선을 다한 노력의 성과물이다. 과거를 돌아보고 "더 잘할 수 있었는데"라고 말하는 것은 의미가 없다. 더 잘하기를 바랬을 수는 있다. 그리고 더 잘하는 것을 상상할 수는 있다. 하지만 그렇게 하지 않았다. 실패했다고 해서 시도하는 것을 멈추지는 말아라. 잘못될까봐 걱정하는 데 시간을 낭비하지 말아라. 모든 경험에는 배울 것이 있다. 기억하라! 지난번 비슷한 상황에 비해 노련하고 현명하게 대처하게 될 것이다. 그것이 비록 15분 전이었다 해도 말이다.

습관이란 며칠만에 바뀔 수 없다. 시간이 걸린다. 때로는 1~2년이 되기도 한다. 시간과 인생을 컨트롤하는 데 있어 열려라 참깨 같은 주문은 없다. 하지만 짧은 기간이라도 매일의 삶과 인생의 목표를 깨닫는 방향으로 전진할 수는 있다. 당신은 매 순간 더 행복해질 수 있다. 직업과 개인적인 삶에서 더 성공할 수 있고, 덜 애쓰고 더 많이 성취할 수 있다. 오늘이 당신에게 진정한 전환점이 될 수 있다. 인생에서 더 많은 시간을 얻게 된다.

자, 바로 지금 이 시간을 가장 잘 사용하는 방법은 무엇인가?

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