인문교양

AT&T, IBM, 로이터, JP모건, NBA 등 유수의 기업을 대상으로 비즈니스프레젠테이션을 코치해 주는 저자는 "전달 스킬"에 중점을 두어 프레젠테이션 역량을 강화하라고 주문한다. 말하고자 하는 바를 매끄럽고 자연스럽게전달해야만 자신에 대한 긍정적인 이미지를 심고 내용의 신뢰도를 높일 수 있기 때문이다. 또한 이 책을 통해 프레젠테이션 역량을 키우려면 준비부터마무리까지 종합적인 ‘스킬’을 갈고 닦아야 한다고 주장하며, 다양한 상황에서 적용 가능한 프레젠테이션 스킬을 제시한다.

■ 저자 다이앤 디레스터(DianeDiresta)
현재 AT&T, IBM, 로이터, JP모건, NBA, 미군과 같은 세계적인 기업과 조직뿐만 아니라,연예인과 운동선수 등 유명인들을 대상으로 프레젠테이션, 강연, 연설, 세미나, 미디어 인터뷰 등에 필요한 기술을 코치해 주는디레스터커뮤니케이션스(www.diresta.com&>)를 운영하고 있다. 비즈니스프레젠테이션 전문가로 유명한 저자는 살로먼브라더스에서 직원 교육을 담당했다. 그리고 미국 광고업 중심지인 매디슨 애비뉴의 이그제큐티브테크닉에서선임 컨설턴트로 일하며 「포춘」선정 500대 기업들의 관리자와 임원에게 프레젠테이션 스킬을 가르쳤다. 컬럼비아 대학에서 언어병리학으로 석사학위를 받았으며, 글로벌 코치 양성기관인 코치 대학을 수료했다. 1993년에는 미러여성연합의 초청으로 모스크바 및 상트페테르부르크에서 여성들을상대로 강연을 했고, 2003년에는 탄자니아 NGO의 여성 리더 100명을 대상으로 연설을 하는 등 국제적으로도 스피치 능력을 인정받았다.CNN과 CNN-fn을 비롯한 많은 생방송에 출연해 정치적 문제로 토론을 벌였고, 유명 정치인의 연설법을 코치한 적도 있다.

■ 역자 심재우
아주대학교와 동 대학원에서 기계공학을전공하고, 현대자동차와 삼남전자, GE(General Electric)에서 일했다. 경기공업대학 자동화설계과 겸임교수를 지냈으며,시너지디자인테크를 설립하여 마케팅, 세일즈, 기술, 비즈니스 역량 계발 등에 관한 컨설팅을 실시했다. 2006년 현재 아주대학교 자기계발초빙강사이자 "SB컨설팅" 대표 컨설턴트로 있다. 지은 책으로 『잭 웰치처럼 프레젠테이션하라』『세일즈 커뮤니케이션 및 질문 스킬 가이드북』『잭웰치의 세일즈 노트』등이 있다.

■ 차례
제1부 프레젠테이션을 시작하기전에
제1장 프레젠테이션의 비밀
제2장 포장과 내용, 무엇이 중요한가
제3장 두려움과 긴장 극복하기
제4장훌륭한 프레젠터는 귀를 기울인다

제2부 프레젠테이션의 구조와 조직
제5장 청중 연구와분석
제6장 프레젠테이션 구축하기
제7장 청중 중심의 커뮤니케이션

제3부 실전 프레젠테이션
제8장 보는 것이 믿는것이다
제9장 프레젠테이션 준비
제10장 질의응답, 까다로운 청중과 돌발 상황
제11장 특별한상황들

MBA에서도 가르쳐 주지 않는 프레젠테이션

제1부 프레젠테이션을 시작하기 전에

포장과 내용, 무엇이 중요한가
우리는 항상 의사소통을 하고 있다. MIT의 앨버트 모라비언 교수는 일대일 커뮤니케이션에 대해 연구한 결과 커뮤니케이션을 형성하는 요소에는 다음과 같이 세 가지가 있음을 밝혀냈다. “시각 커뮤니케이션(55퍼센트)/음성 커뮤니케이션(38퍼센트)/언어 커뮤니케이션(7퍼센트)”

이 중에서 가장 강력한 요소는 시각 커뮤니케이션이다. 열정적인 연설가는 하나의 메시지를 전달하는 데 보디랭귀지와 어조, 말이 일치한다. 만약 긴장해서 이들 중 하나가 일치하지 않는다면 청중은 연설자에게 대해 신뢰하지 않을 수도 있다. 그러므로 효과적인 연설자가 되기 위해서는 보디랭귀지와 말을 서로 일치시키는 법을 터득해야 한다.

? 프레젠테이션을 망치는 행위들
① 시각적 요인 : 초조한 듯 왔다 갔다 한다, 안절부절못한다, 제스처를 거의 또는 전혀 사용하지 않는다, 손을 가만두지 못한다, 프레젠테이션에 어울리지 않는 옷차림이다, 청중과 눈을 거의 마주치지 않는다……. 앞에 열거한 행동 중 하나라도 했다면 당신의 프레젠테이션은 십중팔구 실패하기 십상이다. 하지만 걱정하지 않아도 된다. 쉽게 극복할 수 있는 문제들이다. 다음은 이에 대한 해결방안이다.

목적을 가지고 움직여라. 열정적인 연설가들은 움직인다. 하지만 그 움직임에는 분명한 목적이 있다. 청중들 속으로 다가감으로써 공간을 활용하라. 자리를 이동하며 새로운 요점을 말하라. 목적이 있는 움직임은 자신감 있게 보이며 청중의 관심을 집중시킨다. 전달하고자 하는 메시지에 열중하면 손이 저절로 움직일 것이다. 만약 이러한 움직임에 적응되지 않는다면 손을 허리 높이 정도로 유지하라. 허리 위쪽에서 하는 제스처는 자신감 있어 보이지만 허리 아래쪽의 손동작은 유약하거나 망설이는 것처럼 보인다. 특히 손이 유용한 경우는 숫자를 세며 요점을 강조할 때다. 주제 항목을 열거할 때 손가락으로 각 항목을 표시하라. 또한 제스처를 써서 그림을 그릴 수도 있다. 요점을 말할 때 시각 자료를 손으로 지적하라.

프레젠테이션에서 이미지 메이킹은 매우 중요하다. 격식이 중요한 자리라면 튀지 않으면서 자신에게 잘 어울리는 깔끔하고 세련된 옷을 선택해야 한다. IBM에서 연설을 하는 경우라면 수수한 가는 줄무늬 양복을 입어라. 하지만 패션 업체의 경우라면 얌전한 옷은 벗어버리고, 올해의 유행 색상과 스타일의 옷을 입고 튀는 액세서리를 착용해도 좋을 것이다.

신뢰감을 주기 위해서는 사람의 눈을 똑바로 쳐다보라. 자신의 생각을 충분히 전달할 수 있을 만큼만 응시하라. 한 사람을 향해 친근한 표정을 지으며 말하라. 즉 다수를 향해 말하지 말고 한 사람 한 사람의 눈을 보며 말하라는 의미다. 청중이 너무 많으면 그들을 넷으로 나눠서 한 부분씩 쳐다보며 진행하면 된다. 한 사람당 3초에서 5초 정도를 할애하여 자신이 정한 사람을 쳐다보며 한두 문장 정도를 말하라. 그리고 생각이 안 나더라도 시선을 돌리지 말고 청중과의 교감을 유지하라. 한 사람을 똑바로 쳐다보면서 말을 잠시 멈추는 것이 생각해 내려고 애쓰고 있다는 것을 숨기는 데에는 더욱 효과적이다. 그렇게 잠시 말을 멈추면 오히려 극적으로 보일 것이다.

② 음성적 요인 : 말이 높고 낮음 없이 똑같아서 생기 없는 것 단조로운 어조는 두 가지 원인에서 비롯된다. 발표자가 정말로 신념이나 열정이 없을 때, 또는 이보다 더 흔한 경우는 발표자가 단순히 긴장했을 때다. 당신이 프레젠테이션을 할 때 이러한 경향이 있다면 제스처를 더 많이 사용하라. 손을 움직임으로써 에너지를 불러일으켜라. 그 에너지가 목소리에까지 영향을 미칠 것이다. 원고를 보고 핵심어에 빨간색으로 밑줄을 그어라. 그리고 이 단어를 말할 때는 목소리에 힘을 주어 강조하라. 자신이 하는 말의 의미를 특별히 강조하고자 할 때도 어조의 변화를 이용할 수 있다. 어느 부분을 강조하여 말하느냐에 따라 전달하고자 하는 의미가 달라질 것이다.

③ 언어적 요인
‘그렇게 생각하지 않습니까?’ ‘그렇지 않습니까?’ ‘그렇죠?’ 등 불필요한 부가어구를 붙이는 것은 자신의 신념이 약하다고 말하는 것과 같다. 자신이 말하는 내용에 대해 확신한다면, 동의를 구하는 말은 덧붙이지 마라. 발표자가 확신이 없으면 청중에게도 확신을 주기 어렵다.

청중의 반응을 이끌어내지 못하는 지루하고 활기 없고 무미건조한 표현 대신 생동감 있는 언어를 사용하는 것은 프레젠테이션에 자기만의 색깔을 부여하고, 청중에게 발표자가 전달하는 내용의 그림을 그릴 수 있도록 도와준다. 자신의 말에 색깔 있는 언어라는 양념을 쳐라. 은유, 유추, 운율, 의성어 등을 이용하라.

훌륭한 프레젠터는 귀를 기울인다
말하기는 일차원적인 것이 아니다. 경청 기술이 없는 사람은 훌륭한 프레젠터가 될 수 없다. 사람들은 평균적으로 25에서 50퍼센트를 듣는다. 그리고 방금 들은 것의 50퍼센트를 기억하고, 잠시 후에는 단지 25퍼센트만을 기억한다. 그러므로 발표자가 청중들의 듣기를 도와야 한다.

어떻게 하면 청중들의 듣기를 도울 수 있을까? 우선 발표자가 잘 들을 수 있어야 한다. 청중이 보내는 신호를 잘 듣고 있는가? 청중들은 발표자가 하는 말을 듣고, 발표자는 청중들의 신호를 들어야 한다. 청중이 말이 아닌 다른 수단으로 전하는 메시지를 들을 수 있어야 한다(말이 아닌 다른 형태의 의사소통 수단이 메시지의 반 이상을 차지한다는 사실을 기억하라).

청중을 파악하는 단계에서부터 듣는 것이 필요하다. ‘청중들이 중요하다고 생각하는 것은 무엇인가? 전에 어떤 발표자들이 이에 대해 성공적이었는가? 내 주제에 대해 청중들은 어떻게 생각하는가? 프레젠테이션 내용을 준비한 후에는 자신에게 귀를 기울여야 한다. 믿을 만하고, 열정적이고, 주제에 대해 잘 알고 있는가?’ 그런 다음 청중에게 귀를 기울여야 한다. 그들이 말하고자 하는 것이 무엇인가? 기침 소리나 바스락거리는 소리가 많이 난다는 것은 불편하다는 뜻이다. 그렇다면 방향을 바꿔라. 낙서를 하거나 잡담을 하거나 시선을 피한다면 그들은 아마 지루해하고 있을지도 모른다. 그렇다면 속도를 올려라. 말의 속도를 바꿔 보라. 뭔가 다른 것을 하라. 만약 청중들이 모두 팔짱을 끼고 얼굴을 잔뜩 찌푸린 채 뚫어져라 쳐다보고 있다면 그것은 뭔가 언짢다는 의미다. 그것이 무엇인지 찾아내라. 유머를 이용하고 에너지를 바꿔 보라.

? 더 잘 듣는 사람 되기
단지 발표만 하는 것이 아니라 청중의 목소리에도 귀를 기울여야 하는 것이다. 청중은 어떤 그룹이 될 수도 있고, 고객이나 학생, 직원, 매니저, 공급업체 또는 환자가 될 수도 있다. 그들의 말을 더 잘 듣기 위한 몇 가지 방법이 있다.

ㆍ 들을 준비가 되어 있어야 한다.
ㆍ 주의를 산만하게 하는 요소를 없앤다.
ㆍ 시청각 장비를 점검한다.
ㆍ 열린 마음을 가진다.
ㆍ 주요 테마에 귀 기울인다.
ㆍ 짤막한 메모를 한다.
ㆍ 감정을 절제한다.
ㆍ 발표자가 말을 끝맺도록 한다.
ㆍ 이면의 숨은 메시지까지 듣는다.
ㆍ 질문을 한다.
ㆍ 말로써, 또한 말이 아닌 수단으로써 응답한다.

? 청중이 경청하도록 하는 방법
ㆍ 대화하듯이 말한다 - 말하는 동안 내내 ‘여러분’이란 표현을 사용한다.
ㆍ 개인적인 경험을 말한다
ㆍ 최신 뉴스에 대해 말한다
ㆍ 열정을 가지고 말한다 - 목소리와 말에 열정을 불어넣고, 에너지를 증폭시켜라. 열정은 전염된다. 발표자가 자신의 메시지에 흥미를 가지고 목소리의 변화를 준다면, 청중은 줄곧 긴장해서 들을 것이다.
ㆍ 청중들을 참여시킨다 - 청중에게 무대 위로 올라와서 자신과 함께 시연하는 것을 도와달라고 부탁하라. 또는 답을 말해 달라고 부탁하라.

제2부 프레젠테이션의 구조와 조직

프레젠테이션 구축하기
모든 프레젠테이션은 다음과 같이 세 부분으로 구성된다.

? 자신이 발표하려는 내용에 대해 ‘말한다.’
? 그 내용을 ‘말한다.’
? 자신이 발표한 내용에 대해 ‘말한다.’

이 세 부분은 다시 말해서 여는 말(오프닝), 본론, 맺음말(클로징)이다. 효과적인 연설은 모두 이 세 가지 요소를 포함하고 있다. 이 중 하나라도 빠져 있다면 좋은 연설이 아니다.

오프닝에서는 발표 주제를 소개한다. 발표자는 청중에게 방향을 제시하고, 개요를 설명하고, 본론에서 논할 핵심 사항에 대한 간단한 설명을 해야 한다. 그 다음에는 본론으로 들어간다. 각각의 핵심 사항을 언급하고 세부적인 사항까지 다루어야 한다. 유머나 일화, 사례를 통해 살을 붙이는 것이라 할 수 있다. 모든 핵심 사항에 대한 설명을 마쳤으면, 기억에 남을 만한 마무리로 프레젠테이션을 끝낸다. 핵심 사항들을 다시 한 번 요약 정리하고, 행동에 옮기는 것은 청중들에게 맡긴다. 청중이 발표자의 메시지를 완전히 소화하도록 힘있는 진술로 마무리한다.

프레젠테이션을 체계적으로 정리하는 효과적인 방법 중 하나는 마인드맵을 이용하는 것이다. 마인드 맵을 사용하는 방법은 아주 간단하다. 종이 한 장을 준비해서 가운데에 작은 타원형을 그린다. 그리고 발표 제목이나 주제를 타원형 안에 적어 넣는다. 그런 다음 타원형으로부터 뻗어나오는 선을 몇 개 그리는데, 하나의 핵심 사항에 하나씩 선을 그린다. 각각의 선에 핵심 사항을 써넣은 다음, 또 다시 그 선에서 새로운 가지를 그리고 부가 사항을 적는다. 이때 논리적인 순서대로 정리하기 위해 각각의 핵심 사항에 번호를 매긴다.

이제 발표는 본론으로 들어간다. 이 단계에서는 세 가지 핵심 사항에 대해 보충 설명하고 실증을 통해 그 설명을 뒷받침한다. 자신의 메시지를 뒷받침할 만한 자료들을 단계적으로 제시한다. 그 자료들이 얼마나 자세해야 하는지는 시간과 청중들의 인내심에 따라 결정한다.

마지막 클로징에서는 이미 언급했던 핵심 사항들을 요약하여 설명함으로써 청중들이 기억해야 하는 가장 중요한 사항들을 상기시킨다. 요약할 때는 핵심 정보를 잘 간추려서 방금 들어온 사람도 전체 메시지를 파악할 수 있게 해야 한다.

이번에는 프레젠테이션 초안을 작성하는 방법에 대해 알아보자. 핵심어는 ‘초안’이다. 그러므로 문장을 모두 완성할 필요는 없다. 효과적인 연설을 하기 위해서는 아이디어를 초안으로 작성해야 한다. 초안을 작성할 때는 기억하기 쉬우면서 대화체의 어투를 유지할 수 있는 범위 내에서 충분한 정보를 포함시켜야 한다.

핵심 사항들을 결정했으면, 이제 이들을 논리적인 순서대로 배열해야 한다. 의식의 흐름에 따라 접근하는 방법은 치료자들의 훈련 과정과 브레인스토밍 과정에서 효과적이지만, 대중 연설에서는 비효과적이다. 이 접근법을 이용하면 청중을 혼란스럽게 만들기 쉽다. 자신의 의견을 논리적인 순서로 배열한다면 프레젠테이션은 방향을 잃지 않을 것이다.

그렇다면 그 순서는 어떻게 정할 것인가? 다음은 몇 가지 유용한 방법들이다.

? 간단한 것에서 복잡한 것으로
? 연대 순으로 배열
? 일반적인 것에서 구체적인 것으로

이번에는 프레젠테이션의 오프닝을 효과적으로 하기 위한 방법을 알아보자(발표자 소개와 혼동하지 않도록 한다). 대부분의 프레젠테이션이 다음 중 하나를 이용할 것이다.

? 충격을 주는 접근 방법 - 청중이 자세를 고쳐 앉아 주제에 집중하게 할 만한 통계 자료를 제시하거나 발언을 하는 것이다. 충격을 주는 접근 방법은 발표자의 진지한 태도를 청중에게 이해시키는 데 매우 효과적이다.
? 돌발적인 행동
? 질문 - 청중들에게 생각하게 만드는 질문을 던지면서 시작하는 방법도 있다. 이때 그 질문은 청중에게 의미가 있는 것이어야 한다. 다만 발표 경험이 많은 사람일 경우에만 이 방법을 사용하길 바란다. 만약 청중이 발표자의 의도대로 답변하지 않을 경우, 발표자는 이를 수습하느라 애를 먹을지도 모른다. 대중 앞에서의 발표 경험이 많지 않다면, 답변이 필요 없는 수사학적 질문을 하는 것이 가장 안전한 방법이다.
? 인용문 - 널리 알려진 인용문을 사용하면 프레젠테이션의 주제를 더욱 풍부하게 전달할 수 있다. 이 방법은 한 업계를 이끄는 리더를 인정하고자 하는 비즈니스 프레젠테이션을 할 경우 특히 효과적이다.
? 목적을 밝히는 표현 - 청중에게 직접 주제를 말하는 방법이다. 시간이 없거나 청중의 주의력이 짧을 경우 사용하면 좋다.
? 결론부터 말하기 - 결론부터 말한 다음 세부적인 사항으로 들어감으로써 청중의 주의를 끌고 그들을 같은 방향으로 이끌 수 있다.

청중 중심의 커뮤니케이션
정보 전달이 주 목적인 연설의 경우에도 설득은 필요하다. 청중이 왜 그 정보에 귀 기울여야 하는가? 프레젠테이션에서 다루고 있는 내용이 청중에게 중요한 정보라는 확신을 심어 주는 것은 발표자의 몫이다. 대부분의 발표자들은 이 중요한 임무를 망각하고 대신 자료를 쏟아 붓는 일에만 열중한다. 일부 발표자들은 이보다 훨씬 더 심각한 행동을 하기도 하는데, 바로 자신의 의제로 설득형 프레젠테이션을 시작하는 것이다. 이는 청중 중심이 아니라 발표자 중심의 프레젠테이션이다.

사람들이 처음부터 어떤 제품이나 서비스, 아이디어에 관심을 가지는 일은 드물다. 사람들이 관심을 가지는 부분은 자신들의 욕구를 충족시키느냐의 여부다.

? 청중에게 아이디어를 판매하는 여섯 단계
① 관심 사로잡기 - 발표자는 재빨리 청중의 관심을 끌어야 한다. 그렇지 않으면 청중은 흥미를 잃고 발표자에게서 관심을 돌려버릴 것이다.

② 논점 파악하기 - 발표자는 청중이 처해 있는 현실과 그로 인한 구체적인 문제와 요구사항을 이해하고 있음을 보여주어야 한다.

③ 제안하기 - 발표자의 아이디어나 제품, 서비스, 추천 사항 등에 대해 청중에게 전달하는 단계다. 이 단계에서는 추천 사항에 대해서만 소개한다. 앞의 두 단계에서와 마찬가지로 청중의 요구사항을 이해하고 있다는 것을 보여 줌으로써 청중이 발표자의 제안에 대해 더욱 자세히 논의하도록 유도해야 한다.

④ 이점 설명하기 - 당신이 제안하는 사항이 얼마나 가치 있는 것인지 설명하고, 발표자가 또 어떤 의견을 갖고 있는지 더  알고 싶어하도록 만들어야 한다.(주의 : 제안을 하거나 제품의 특징을 설명하는 것이 아니라 이점에 대해 설명하는 것임을 명심하라).

⑤ 근거 제시하기 - 사실이나 통계자료, 비교, 역사 자료, 전문가의 증언, 일화, 실례, 사례 연구 등의 구체적인 근거를 들어 자신이 제안한 사항을 뒷받침하라. 설득력을 지니려면 단순히 핵심 내용을 밝히는 것이 아니라 이를 증명해야 한다. 청중들의 관심사에 대해 언급해야 비로소 청중들은 발표자에게 공감할 것이다.

⑥ 끝맺기 - 요약하기와 실행하기, 두 단계로 나뉜다. 청중에게 자신이 제안한 사항이 그들이 지닌 문제점을 어떻게 해결할 수 있는지 다시 한 번 강조한다. 그러고 나서 앞서 언급했던 이점에 대해 설명한다. 이러한 단계를 마쳤다면 추후 약속을 잡거나 계약을 하거나 제품을 시연하도록 발표자를 초대하거나 아니면 단순히 프레젠테이션 내용에 동의하게 하는 등의 구체적인 행동을 하도록 청중에게 요구해야 한다.

제3부 실전 프레젠테이션

보는 것이 믿는 것이다
? 시각 자료를 효과적으로 사용하는 법
ㆍ 플립차트 - 플립차트는 브레인스토밍 회의나 교육, 또는 미팅과 같은 소그룹에 가장 효과적인 자료다. 다음에 열거한 방법을 이용하면 플립차트의 장점을 충분히 발휘할 수 있다.

- 두 개의 차트를 준비하라 : 한 차트는 발표자가 미리 준비한 정보들을 위한 것이고, 또 다른 차트는 프레젠테이션을 진행하는 동안 청중의 의견을 기록하기 위한 것으로 사용할 수 있다.
- 첫 장은 비워 두어라 : 이렇게 하면 청중이 내용을 미리 읽지 못할 것이다.
- 차트를 중앙에 놓지 마라 : 프레젠테이션의 주인공은 발표자여야 한다. 플립차트는 단지 보조 도구일 뿐이다. 플립차트가 프레젠테이션의 중심이 되지 않도록 하라.
- ‘커닝 페이퍼’를 만들어라 : 플립차트의 위쪽 구석에 연필로 자신을 위해 메모를 해둔다. 요점이 생각나지 않을 때 이 메모가 기억을 되살려 줄 것이다.
- 한쪽 끝을 접어 두어라 : 플립차트를 넘기기 위해 손가락에 침을 바르는 행위는 하지 마라. 전문가다운 이미지를 위해, 차트의 한쪽 끝을 접었다가 다시 펴놓는다. 이렇게 하면 두 종이 사이에 공간이 생겨 수월하게 차트를 넘길 수 있다.

ㆍ 핸드아웃 - 보충자료로 좋으며 미팅이나 소그룹에 효과적이다. 또한 프레젠테이션을 마치고 가져갈 수도 있어 대규모의 청중들에게 효과적이다. 교육용 책자로 만들 수도 있고 세미나에서 사용할 수도 있다. 프레젠테이션 핸드아웃을 만들 때는 다음과 같은 사항을 염두에 두어라.

- 여백을 많이 두어라 : 핸드아웃은 읽기 좋아야 하고, 청중들이 메모를 할 수 있도록 충분한 여백이 있어야 한다.
- 내용을 요약 정리하라 : 프레젠테이션 내용을 단순히 반복하지 마라. 글머리 기호를 사용하여 간략하게 정리하고, 나머지 내용은 말로 설명하라. 청중들에게 메모하게 하는 것은 계속 집중하고 경청하게 하는 방법이다.
- 모든 차트와 다이어그램에 이름을 붙여라

? 시각 자료를 사용할 때 주의사항
- 프레젠테이션의 목적에 맞게 사용하라
- 마지막 슬라이드를 가장 먼저 준비하라 : 결론을 먼저 준비함으로써 요점에서 벗어나지 않고 집중할 수 있으며 불필요한 정보를 삭제할 수 있을 것이다.
- 청중에게서 시선을 떼지 마라 : 시각 자료를 사용할 때 발표자들이 가장 많이 하는 실수가 화면이나 차트를 보면서 말하는 것이다. 그러나 청중과의 유대감을 원한다면 청중을 봐야 한다. 청중에게서 시선을 떼지 않고 차트 내용을 설명하는 방법은 재빨리 머릿속에 내용을 새긴 다음청중을 향해 말하는 것이다. 먼저 화면을 보고 첫 번째 요점을 머릿속에 새긴다. 잠깐 말을 멈춘 다음, 돌아서서 청중 중 누군가와 시선을 맞춘다. 그리고 말한다. 이 방법을 사용하면 화면을 쳐다보는 것은 기억을 되살리는 수단으로 작용한다. 일단 요점이 무엇인지 파악했으면 청중을 향해 그 내용을 전달한다. 한 내용을 마칠 때는 항상 청중을 향해 있어야 한다. 그 내용을 마치기 전에는 화면을 보지 않는다.
- 시각 자료가 주가 되지 않도록 하라 : 시각 자료는 발표자의 메시지를 뒷받침하기 위한 것이다. 가장 중요한 시각 자료는 발표자 자신임을 잊어서는 안 된다. 요점을 강조하기 위해 어떤 제스처를 한다든지, 어조에 변화를 준다든지, 화면을 향해 걸어 나가라.

질의응답, 까다로운 청중과 돌발 상황
질의응답 시간에 대처하는 원칙은 간단하다.

? 예상 질문을 작성하여 이에 대해 준비한다
우선 세 가지 목록을 작성한다. 첫 번째 목록에는 답을 아는 질문들을 정리한다. 질문을 적고 이에 대한 답을 기억해 둔다. 두 번째 목록은 답을 모르는 질문들이다. 동료나 전문가에게 전화해서 답을 구하거나 관련 자료를 참조한다. 세 번째 목록에는 피하고 싶은 질문들을 정리한다. 이런 질문들은 논란의 여지가 있지만 피해갈 수 없는 것들이다. 이 질문들을 어떻게 처리할지 전략을 세워 둔다. 그리고 어떻게 질의응답 시간을 진행할지 계획을 세운다. 청중이 질문을 하게 만들고 싶다면 첫 번째 질문은 발표자 자신이 하거나 유머를 이용하고, 첫 질문을 할 사람을 미리 정해두는 것이 좋다. 메모지를 나눠준 뒤 질문을 적게 하고, 잠시 휴식시간을 가진 후 메모지를 다시 거둬들이거나 앞으로 전달하게 하는 방법도 있다.

? 질문 내용을 잘 듣는다.
경청은 특히 질의응답 시간에 중요하다. 만약 누군가가 까다로운 질문을 하더라도 방어 자세를 취하며 뒤로 물러나지 마라. 자신의 입장을 고수하라. 또한 정신적으로 경청해야 한다. 질문을 끝까지 들은 후에 대답한다.

? 질문을 다시 한 번 반복하여 완벽하게 이해한다.
프레젠테이션에 익숙하지 않은 대부분의 사람들은 질문을 반복해서 말해 주는 것을 잊어버리고 마치 그 질문자와 대화를 나누듯이 답변을 한다. 질문은 발표자만의 것이 아니라 청중 전체가 공유하는 것이다. 대규모 청중을 대상으로 발표하는 경우에는 질문을 언제나 반복해야 한다. 50명에서 100명 가량의 청중인 경우에도 질문을 반복하는 것이 좋다. 그러나 소규모 청중이거나 연수 세미나인 경우, 질문이 적대적인 경우에는 질문을 반복할 필요가 없다.

? 간단명료하게 대답한다.
답변은 짧게, 그리고 핵심을 말하라. 그리고 청중들을 바라보면서 대답해야 한다. 청중의 규모가 큰 경우에는 질문자와 눈을 마주친 다음, 나머지 청중들을 바라보며 대답해야 한다. 해답을 모르는 경우에는 우선 아는 척하지 않고, 답을 모른다고 인정한 뒤 청중들에게 다시 알려주겠다고 하는 편이 현명하다. 또 다른 방법은 그 자리에 전문가가 있다면 그에게 대답을 부탁하는 것이다.

? 다음 질문으로 넘어간다.
질의응답 시간에 대처하는 마지막 단계는 발표자가 통솔력을 유지하는 데 있다. 청중 전체를 향해 답변을 한다. 그리고 답변을 마칠 때에는 질문자가 아닌 다른 사람을 보면서 마무리짓는다. 질문자를 보면서 마무리할 때는 그 사람이 또 다른 질문을 할 수도 있기 때문이다. 다른 사람을 보면서 답변을 마무리지음으로써 질의응답이 계속 진행되도록 해야 한다. 또한 이것은 모든 사람에게 질문할 수 있는 기회를 골고루 준다는 메시지를 전달하는 것이다.

이는 까다로운 사람들이 질문했을 경우에 특히 중요하다. 발표자가 다른 사람과 눈을 마주치면서 자신의 답변을 마친다면, 그 까다로운 질문자가 끼어들거나 질의응답 시간을 독차지할 기회를 주지 않게 된다. 발표자는 자연스럽게 다른 질문자로부터 질문을 받게 될 것이다.

마칠 시간이 가까워졌다고 해도 갑작스럽게 끝내서는 안 된다. 발표자가 마무리를 짓고 있음을 청중도 알아야 한다. 질문을 몇 번 더 받은 다음 질의응답 시간을 마칠 예정임을 청중에게 알린다. 마무리짓는 가장 좋은 방법은 전달하고자 하는 바를 다시 한 번 강조하는 것이다. 사람들은 자신이 마지막으로 들은 것을 기억한다. 핵심 사항들을 다시 한 번 언급하고 청중이 행동을 취하게 하거나 생각할 거리를 남겨 둔다.

(본 정보는 도서의 일부 내용으로만 구성되어 있으며, 보다 많은 정보와 지식은 반드시 책을 참조하셔야 합니다.)