인문교양

성공하는 CEO들의 일하는 방법 

1부 업무관리와 시간관리의 기본도구

TRAF(버전타파) : 깨끗한 책상을 만들기 위한 4가지 분류작업

오늘날과 같은 디지털 시대에도 온갖 서류로 어지럽혀져 있는 책상이 허다하다. 그러나 최고 경영자의 책상은 그렇지 않다. 만약 당신이 대기업 CEO의 집무실에 들어가 본 적이 있다면, 어떻게 그렇게 깨끗할 수 있는지 궁금히 여겼을 것이다. 책상을 그렇게 깨끗하게 유지할 수 있다니! 그들은 우리가 모르는 서류정리 비법이라고 가지고 있는 것일까? 최고 경영자들은 일을 질질 끌지 않는다. 어느 경영자는 책상에서 서류를 없애는 자신의 습관을 병적 수준이라고까지 표현했다. 정말 병적인지는 잘 모르겠지만, 내 생각으로는 그것이 옳은 것 같다. 사람들은 포춘 500대 기업의 경영자들의 경우에는, 비서나 직원들이 서류와 e-메일을 정리해줄 것이라고 생각한다. 그들은 당연히 비서가 있을 것이다. 하지만 아주 의외의 사실도 있다. 리더들은 최고의 자리에 오르기 훨씬 전부터 가차 없이 서류를 처리하는 습관을 지니고 있었다. 경영자들이 깨끗한 책상을 갖게 된 실제 이유는, 서류를 정리할 때마다 그들이 수행하는 4가지 결정 때문이다.

■ 버린다(Toss) - 관심이 없는가? 그러면 폐기.

■ 전달한다(Refer) - 다른 사람에게 넘겨주던지 토의한다.

■ 처리한다(Act on) - 참가하고 싶은가? 그러면 신청서를 제출하라.

■ 파일한다(File) - 샘플 브로셔를 수집하고 있는가? 그러면 파일을 해두어라.

e-메일의 무질서 극복하기

CEO들에게 e-메일을 어떻게 사용하느냐고 질문했을 때, 그들은 의외로 약간 주저하면서 신중하게 대답했다. e-메일을 잘못 사용하면 커뮤니케이션을 촉진하기보다는 방해할 수 있다고 우려의 목소리를 냈다. e-메일 딜레마의 또 한 측면은 지나치게 많아서 거기에 압도되는 상황이다. CEO들은 서류를 처리할 때처럼 e-메일에 대해서도 TRAF(버전타파)를 실시한다.

▶ 최고 경영자들에게서 배우는 5가지 e-메일 규칙 서머리

① 수신자 숫자를 줄이기 위래 이렇게 자문하라. 만일 이 정보를 우편으로 보낸다면, 수신자 명단에 누구를 포함시키겠는가?

② 언론인들의 습관을 따르라. 상단에 제목을 먼저 제시하고, 그 다음에 세부적인 내용을 붙여라.

③ 동일한 사안에 대해 e-메일을 주고받을 때는 상단에 그 때까지의 내용을 요약/설명하라.

④ 한 화면을 넘어서지 않는 규칙을 정하라. 한 화면이 넘어가면 첨부파일로 보내라.

⑤ 가능하면 제목에 전체 메시지를 전달하라.

2부 성공의 도구

일정표/플래너 기술

최고 경영자들에게 일정표/플래너는 일정표 이상의 의미를 지닌다. 그것은 행동의 중심으로서, 그들이 제 때에 업무를 수행할 수 있게 해주는 중요한 생산성 도구이다. 그들은 서류를 처리하거나 전화통화를 할 때와 마찬가지로 일정표/플래너를 다룰 때에도 확고한 원칙을 가지고 있었다.

① 자신에게 가장 효과적인 일정표/플래너를 선택한다.

② 모든 후속조치와 업무를 발생하는 대로 기록한다.

③ 매일 일정표/플래너를 성실하게 확인한다.

④ 일정표/플래너에 있는 일정에 따라 행동한다.

나는 수많은 경영자들이 색인카드와 같이 단순하고 기본기능만 갖춘 일정표를 사용하는 것을 보고 놀랬다. 디지털 시대를 살고 있음에도 불구하고, 많은 CEO들은 기본만을 고수하고 있었던 것이다. 많은 CEO들이 이렇게 간단한 일정표/플래너를 가지고도 제대로 움직일 수 있는 것은 바로 일정을 관리하는 비서가 있기 때문일 것이다. 만약 당신이 약속 일정을 관리할 비서를 둘 수 없으며, 외출할 때 간단한 일정카드만 갖고 나가는 것을 선호한다면, 사무실에 돌아와서는 카드에 적힌 정보를 직접 일정표/플래너에 옮겨 적어야 할 것이다. 완전히 정반대로, 전체 생활을 담는 포괄적 기능을 갖춘 종이 혹은 PDA로 된 일정표/플래너를 사용하는 경영자도 있다.

어느 스타일이나 형식을 선택하든, 효과적인 시간관리와 효율적인 활동의 핵심은 필요한 사항을 기록하고 그것을 신속하게 알려주는 편안하고 직관적인 공간이다. 이 간단한 도구들이 효력을 발휘하고 사용자의 삶의 변화를 가져오게 하기 위해서는 매일 그것을 처리해야 한다. 그것은 일의 진행을 원활하게 해주고, 모든 일을 완수하는데 필수적이다. 후속조치가 소홀히 되면, 당신은 결국 업무 과잉의 궁지에 빠지게 되고 말 것이다!

CEO들의 전화활용법

나는 여러 최고 경영자들에게 이렇게 질문했다. "만약 당신이 공항에서 안개 때문에 2시간 동안 발이 묶인다면, 가장 필요한 도구는 무엇일까요?" 모두 핸드폰이라고 대답했다. 그들이 효과적으로 업무를 수행하는데 핵심이 되는 것은 바로 전화였다. 전화는 e-메일로는 얻을 수 없는 수많은 정보를 얻을 수 있다. 전화는 뉘앙스와 감정을 느끼게 하고, 그 자리에서 질문하고, 배울 수 있게 한다.

나는 그들이 두 가지 전략을 사용하고 있다는 것을 발견했다. 하나는 항상 회신전화를 해주는 것이고, 다른 하나는 보이스메일을 이용하는 것이다. 대다수의 경영자들은 늦어도 24～48시간 이내에 직접 하든, 아니면 비서를 시키든 반드시 회신전화를 해준다. 이것은 의사결정을 생명처럼 중요하게 생각하는 경영자들의 마음가짐을 단적으로 보여주는 그들만의 특징이다. 그들이 정상에 오를 수 있었던 것은 이러한 철저한 회신전화 덕택이었다. 회신전화가 그들을 신뢰할만한 사람으로 만들었던 것이다.

만일 회신전화를 대신해줄 비서가 없다면, 보이스메일을 사용하는 것이 이야기가 쓸데없이 길어질 가능성을 없애고, 신속하게 중요한 정보를 제공할 수 있는 좋은 방법이다. 보이스메일의 메시지는 가능하면 간단명료해야 한다. 약속을 지키는 것이 얼마나 중요한지에 대해서는 새삼 말할 필요가 없을 것이다. 당신에 대한 신뢰가 전화에 달려 잇다. 만일 당신이 회신을 해주지 않는다면, 누군가를 곤란하게 하거나 프로젝트의 진행을 중단시킬 수도 있게 된다.

3부 CEO들의 시간관리와 업무관리

체계적으로 일하는 경영자의 하루

대부분의 사람들은 자신이 시간을 통제함으로써, 하루를 조직할 수 있다고 생각하고 있다. 그래서 최고 경영자들도 그렇게 하고 있을 것이라고 생각한다. 그러나 내가 가장 놀랐던 것이 바로 이 점이었다. 최고 경영자들은 기본적으로 시간은 대체할 수 있는 것이라고 생각하고 있었다. 그들은 시간을 통제하기보다는, 오히려 일정의 가변성을 받아들이고 그 속에서 자신이 할 수 있는 일을 통제하는데 집중한다. 우리가 최고 경영자들로부터 배워야 할 점은 바로 조직적인 하루에 대한 우리의 시각을 바꿔야 한다는 사실이다.

우선업무를 처리하는 데 적절한 시간대가 있는가? 물론이다. 대부분의 사람들은 아침에 주의력이 높지만, 일부 사람들은 오후가 되어야 컨디션이 좋아진다. 여기서 핵심은 가장 중요하고 어려운 일을 컨디션이 가장 좋은 시간대에 배정하는 것이다. 사실 새벽 5시에 일어나는 것이 쉬운 일은 아닐 것이다. 그러나 만약 당신이 6시 30분에 일어난다면, 우선 30분 일찍 일어나려고 노력하라. 그 다음에는 1시간 일찍 일어나려고 노력하라. 대부분의 사람들은 큰 희생을 치르지 않고는 잠자는 시간을 줄일 수 있을 것이다. 하지만 그 이익은 대단히 크고 지속적으로 이어질 것이다. 아침에 많은 일을 처리하면, 하루가 편안해진다. 또 하나의 방법은 조용한 출퇴근 시간을 이용하는 것이다.

현실은 개인적인 시간요구와 조직 환경 간의 끊임없는 협상과정이다. 이것이 조직의 정상에 오른 최고 경영자들의 시간관리 성공의 열쇠다. 시간을 자유롭게 운용하는 방식을 마스터하도록 다음 6가지 시간관리 기술을 사용해 보자.

① 목록을 만든다.

② 하루 중 몇 군데 고정된 포인트에 주목한다.

③ 시간을 조정할 수 있는지 판단한다.

④ 업무 시작 전과 후 시간을 활용한다.

⑤ 타인의 지원을 구하고 업무를 단순화시켜라.

⑥ 필요이상으로 시간을 요구하는 일은 거부하라.

잘못된 믿음 - 다중작업

다중작업이란 동시에 몇 가지 일을 하는 것이다. 그렇다면 과연 최고 경영자들은 틀림없이 다중작업을 할 것이다. 과연 그럴까? 그러나 그렇지 않았다. 대다수의 경영자들은 어떤 식으로든 다중작업을 하지 않는다. 그들의 시간관리 방식은 우리의 예상을 벗어나고 있다. 빌 게이츠가 헬스자전거를 타는 동안 전혀 책을 읽지 않고 운동에 집중하는 것처럼 그들의 행동은 우리의 예상을 벗어나고 있다.

그렇다면 최고 경영자들의 일 처리 방식과 일반 사람들의 일 처리 방식을 구분 짓는 것은 무엇일까? 그것은 바로 집중력의 차이다. 진정한 비즈니스는 짧은 집중 속에서 일어난다. 다중작업을 하지 않아야 집중할 수 있게 된다. 집중력은 강력한 시간관리 기술로서 하루에 100통 이상의 전화통화를 할 수도 있고, e-메일을 제외하고라도 100명 이상을 직접 만날 수도 있다. 아울러 최고 경영자들은 무슨 일이든 확실하게 매듭짓는다. 승진의 사다리를 타고 정상까지 오른 경영자들은 검토한 서류나 열어본 e-메일은 반드시 처리한다. 결정을 내리지 못하고 머뭇거리는 것은 그들의 체질에 맞지 않는다.

▶ 집중하는 데 도움이 되는 방법

① 비서가 책상 위에 메모지와 서신을 한 보따리씩 갖다 놓게 하지 말고, 매일 한 번씩 비서와 함께 앉아서 5～10분 동안 서류를 처리하는 시간을 가져라. 함께 어떻게 처리할지 이야기하라.

② 가능하면, 당신 사무실과 가까이 있는 직속부하의 방으로 가서 이야기하라. 그렇게 하면 이야기하는 도중에 주의가 흐트러지는 상황에 처하지 않게 될 것이다.

③ 해야 할 일을 너무 많이 만들지 말고, 매일 가장 중요한 일 2~3가지에 집중하도록 하라.

④ 직속참모와 주요고객의 파일은 색깔별로 분류해라. 실행되지 않은 회신전화, 미해결된 질문 및 프로젝트 파일에 접착식 메모지를 붙여라.

⑤ 목적과 목표에 대한 일지를 써라. 일주일에 두세 번, 그것과 실제로 이루어진 행동을 서로 비교해 보라.

⑥ 버디 시스템(buddy system)을 활용하라. 매일 아침 약 10분 동안 동료와 대화를 나누면서 어제 무엇을 했고, 오늘 무엇을 할 것인지 검토하라.

효과적인 회의: 최고 경영자의 필수도구

나는 동료와 고객들에게 가장 큰 시간낭비 요소가 무엇인가?라는 질문을 했었다. 그랬더니, 업무방해요소 다음으로 따분하고, 너무 잦고 장시간 이어지는 회의라는 대답이 돌아왔다. 그러나 최고 경영자들은 달랐다. 성공한 CEO와 고위 경영자들에게 동일한 질문을 했더니, 인터뷰한 최고 경영자들 중 그 누구도 회의 자체가 시간낭비라고 말하는 사람은 없었다. 회의는 목표 달성을 위해 경영진이 사용하는 기본 도구다. 그렇다면 우리들이 모르는 CEO들만의 비결이라도 있는 것인가? 하나는 회의 기술과 관련이 있으며, 또 하나는 가치에 의해 주도되는 회의다. 경영자들은 참가자들로부터 최고의 것을 이끌어냄으로써, 회의의 효과를 높인다. 목적 없는 회의와 생산적인 회의 간의 유일한 차이점은 규율에 있다. 그가 말하는 규율이란 효율적인 회의와 그것을 실행하는 규율이다. 생산적인 회의는 다음의 6가지 기본 요소를 갖추고 있다.

① 의제를 문서로 작성한다. 사전에 배포하여, 참석자들이 어떤 자료를 준비해야 하고, 어떤 안건에 대한 토의 준비를 해야 하는지를 알 수 있게 한다.

② 정시에 시작하고 정시에 끝낸다.

③ 강력한 리더십을 발휘하여 참여를 독려한다. 아울러 회의가 의제에서 벗어나는 일이 없도록 한다.

④ 결론 없이 끝내는 일은 없도록 한다. 문제만 제기하고 결론을 내리지 않으면, 비생산적인 회의가 될 수 있다. 모든 안건에 대해 다음 단계의 행동이 결정되어야 한다.

⑤ 회의록을 작성한다. 모든 결정과 과제는 가능하면 당일에 기록을 남기고 회람되어야 한다.

⑥ 후속 조치를 취한다. 다음 회의나 다른 적당한 회의자리에서 지난 회의의 미해결 사항을 처리하는 것이 중요하다.

회의의 가치에 집중하고 씽크탱크식의 회의를 지향하는 사람들에게서 발견한 사항은 다음 3가지로 요약할 수 있다.

① 당신 회사의 회의문화를 파악하라. 무엇이 효과가 있고, 무엇이 효과가 없는지를 파악하라.

② 회의의 내용/흐름/후속조치에 최대한 기여하라. 스스로 영향을 미칠 수 있다는 것을 염두에 두라.

③ 자신의 개인적인 회의 스타일을 파악하라. 당신 스스로가 회의를 주도하게 되었을 때, 그것을 효과적으로 사용하라.

이러한 사항이 당신의 스타일은 아니라고 할지라도, 당신은 상사가 어떤 회의 스타일을 갖고 있는지, 그리고 그가 회의에서 당신으로부터 무엇을 기대하는지 알 수 있을 것이다. 또한 오늘날 많은 최고 경영자들이 경영대학원에 적을 두고 있고, 씽크탱크 개념을 잘 알고 있으리라는 점도 잊지 말아라. 그리고 만약 당신이 최고 자리에 오르기를 꿈꾸고 있다면, CEO들이 좋은 아이디어를 얻기 위해 사용하고 있는 4가지 전략이 당신이 회의의 생산성을 극대화하는데 도움이 될 것이다.

4부 당신의 직장에서 CEO들의 전략 사용하기

CEO들의 전략 따르기

CEO들이 실제로 집중하고 있는 핵심적이고 지속적인 프로젝트는 내가 영향력 관리(managing influence)라고 부르는 것이다. 나는 CEO들이 하는 일은 다른 사람들에게 명령을 내리는 것이 아니라 지속적인 접촉을 통해 그들에게 영향력을 행사하는 것이라는 결론을 내렸다. 영향력 관리라고 하면 대단히 이론적으로 느껴지기 때문에, 이 개념이 과연 당신에게도 적용될 수 있는지 의문이 들 수도 있을 것이다. 하지만 장담하건대, 이 방법을 당신의 직장에 적용하면, 그 적용 정도에 상관없이 시간에 대한 당신의 전반적인 시각이 바뀌게 될 것이다.

우리 대부분은 정해진 우선순위에 관련된 업무를 완수하는데 역점을 두지만, CEO와 CEO가 되려고 하는 사람들은 다른 사람들에게 영향력을 행사하는데 중점을 둔다. 여기서 영향을 끼친다는 것은 다른 사람들의 태도나 행동에 일정한 영향을 주는 것을 의미한다. CEO들은 주로 회사의 전략계획 실행에 토대를 둔 분명한 어젠더를 마음속에 지니고 있기 때문에, 엘리베이터에서 우연히 만난 사람과의 잡담을 비롯한 거의 모든 접촉에서 가치 있는 무언가를 캐내고, 2～3가지의 작은 목표를 달성할 수 있다.

CEO들은 단 일분, 단 몇 초라도 자신이 하고 있는 일에 집중한다. 그들은 대답을 하거나 결정을 내릴 때까지는 다른 일들에 신경 쓰지 않는다. 다중작업보다 집중작업에 역점을 두는 것은 모두 집중적인 사고의 결과다. 또한 CEO들은 질문에 대답하거나, 회신 전화나 회신 e-메일을 하는 것 등 모든 접촉을 영향력의 범위를 확대하는 기회로 삼는다. 또한 그들은 절대로 책상에 서류를 쌓아두지 않는다. 그들은 즉시 매듭지을 수 없는 불가피한 상황에 대해서만 서류 방치를 허용했다. 확고한 원칙에서 비롯된 이러한 가차 없는 대응은, 경영자들의 영향력 관리를 지원하는 또 한 가지 핵심요소다.

"나는 취임하는 그날부터, 내 책상으로 들어오는 서류의 90%는 위임했다. 그것이 성공할 수 있는 유일한 방법이었다"라고 에이본(Avon)의 전 CEO 힉스 왈드론(Hicks Waldron)은 말한다. 나는 승진을 통해 정상에 오른 거의 모든 경영자들이 이 말에 공감할 것이라고 생각한다. 그 첫 번째 이유는 상당히 직접적인 이유로서, 위임은 핵심 프로젝트을 위한 기회를 제공한다. 두 번째 이유는 복잡하면서도 의미가 깊은 것인데, 위임은 체계를 구축할 자원을 방출시키고 활용할 수 있게 해준다. 최고 경영자들이 비즈니스 구축을 위해 사용하는 것은 다른 사람들의 스킬과 에너지, 그리고 열정이다. 따라서, 그러한 스킬을 위임을 통해서 풀어주고, 공고하게 하며, 활성화시키는 것은 모든 성공하는 경영자들의 전통적인 특징이다. 이때는 단지 업무의 위임뿐 아니라 책임과 목표도 광범위하게 일임된다.

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